Créer une facture de sous- Sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie dans l'outil Facturation
Objectif
Créer un sous-traitant facture pour libérer la retenue de garantie en tant que paiement final.
Contexte
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
- Vous devez être un administrateur de factures.
- Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente pendant la période de facturation en cours :
- Vous devez disposer des permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau du projet.
ET - Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé » de l'engagement.
- Vous devez disposer des permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau du projet.
- En savoir plus sur les permissions d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer
- Certains clients de Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau du projet :
- Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
- Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.
ET - Vous devez disposer de permissions de niveau « Lecture seule » sur l'outil Engagements au niveau du projet.
- Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.
- Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
- Certains clients de Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau du projet :
- Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
- Information supplémentaire :
- S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
- Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour le travail que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » des détails de la facture. Pour en savoir plus, voir Créer un échéancier de paiement.
- Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile?
- Pour savoir comment créer une facture pour libérer une retenue de garantie sur une facturation proportionnelle, voir Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
Conditions préalables
Étapes
- Accédez à l'outil de facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Localisez le facture sous-traitant à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur son lien N° de facture pour l’ouvrir.
Cela ouvre la facture dans l’outil Engagements du projet.Remarques
- Lors de la navigation vers un facture à partir de l’outil Facturation, votre utilisateur compte doit disposer des permissions d’utilisateur requises ci-dessus afin d’afficher et d’accéder à l’facture.
- Dans la facture, cliquez sur l'onglet Général . L'onglet Général est actif par défaut lorsque vous ouvrez une facture.
- Faites défiler jusqu'à Tableau des valeurs .
- Facultatif : Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous demandez pour cette période dans la colonne « Montant proposé ».
Remarque : Pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l'outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation . - Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
- Choisissez Exporter > PDF.
- Signez le PDF.
Conseil
Comment ajouter une signature à un PDF? En fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez évaluer différentes options pour déterminer la meilleure option pour vous :
- Signature physique. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un numériseur ou un appareil photo pour capturer le document signé et ajoutez-le à votre facture en pièce jointe.
- Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Il existe une variété de fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign© et Adobe® Acrobat™, qui offrent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le à votre facture en pièce jointe.
- Cliquez sur l’onglet Résumé.
- Cliquez sur Modifier.
- Dans la section Pièces jointes, téléversez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
- Choisissez parmi les options suivantes :
- Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen. Cela change le statut de la facture en En cours de révision.
- Si vous n’êtes PAS prêt à soumettre le facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut facture à Ébauche.
Note: Une fois que vous soumettez l’facture à l’entrepreneur, vous ne pourrez plus le modifier à moins que l’entrepreneur ne modifie le statut Réviser et soumettre à nouveau.