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Procore

Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign®

Objectif

Compléter les factures de sous-traitants pour un projet en utilisant l'intégration Procore + DocuSign©.

Contexte

Si vous disposez d'un compte DocuSign© valide et que l'intégration Procore + DocuSign© a été activée sur votre projet Procore, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour compléter une facture de sous-traitant à l'aide de DocuSign©. Pour ce faire, vous devrez connaître l'adresse courriel et le mot de passe de votre compte DocuSign©. Une fois connecté et lorsque vous disposez des permissions demandées par Procore Technologies, vous pouvez utiliser DocuSign© pour ajouter un document à une enveloppe, ajouter des destinataires et l'envoyer pour signature.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous êtes connecté à votre DocuSign© via Procore, vous n'aurez plus besoin de vous reconnecter.  
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture du sous-traitant doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire.

Étapes

Vous avez deux options pour envoyer des factures de sous-traitants à DocuSign© :

Remplissez une facture de sous-traitant unique avec DocuSign ©

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur Facturation.
  3. Cliquez sur l'onglet
    UndefinedNameError: reference to undefined name 'tab_invoice_payable' (click for details)
    Callstack:
        at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/complete-subcontractor-invoices-with-docusign), /content/body/div[5]/div[1]/ol/li[3]/strong/span, line 1, column 1
    
    .
  4. Cliquez sur le lien Engagement souhaité pour l'ouvrir.
  5. Cliquez sur Modifier.
  6. Si vous êtes prêt à signer le contrat avec DocuSign©, cliquez sur Terminer avec DocuSign.
  7. Si vous ne vous êtes PAS connecté à DocuSign©, vous serez invité à vous connecter à votre compte comme suit :

    login-docusign.png
    1. Saisissez votre adresse e-mail DocuSign© dans le champ Adresse courriel.
    2. Cliquez sur Continuer.
    3. Entrez votre mot de passe DocuSign © dans la zone Mot de passe.
    4. Cliquez sur Connexion.
    5. Cliquez sur Accepter pour accepter la demande d'autorisation requise de Procore Technologies.
      Remarque : si vous cliquez sur Annuler, vous ne pourrez pas vous connecter à DocuSign © .
  8. Une fois la page DocuSign© chargée, vous avez les options suivantes :
    1. Supprimer un document :
      l'intégration affiche automatiquement tous les documents qui ont été téléversés sur la facture dans Procore. Pour supprimer un document, placez le curseur de votre souris sur l'icône de suppression (illustrée ci-dessous), puis cliquez sur l'icône.

      docusign-delete-from-wrape.png

      Remarques :
      • Pour les autres options, cliquez sur les points de suspension verticaux et sélectionnez l'option souhaitée dans le menu.
      • Pour en savoir plus sur les autres options, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) Pour afficher la documentation d'assistance DocuSign ©.
    2. Ajouter des documents à l'enveloppe :
      si vous souhaitez ajouter des documents à l'enveloppe DocuSign©, utilisez une ou plusieurs de ces méthodes :
      • Cliquez sur le signe Plus (+) ou sur Téléverser pour ajouter des documents depuis votre ordinateur.
        OU
      • Cliquez sur Obtenir à partir du nuage pour ajouter des documents à partir d'un hôte sur nuage tiers.
    3. Ajouter des destinataires à l'enveloppe :
      1. Cliquez sur Ajouter un destinataire pour ajouter un nouveau destinataire.
        Remarque : à moins que votre projet n'utilise un formulaire personnalisé, le rôle du destinataire (par exemple, entrepreneur général et sous-traitant) se remplira automatiquement en fonction de ce qui est entré dans Procore. 
      2. Choisissez l'une de ces options : doit signer, reçoit une copie ou doit afficher.
        Remarques :
        • Pour d'autres options, cliquez sur le lien Plus.
        • Pour en savoir plus sur les autres options, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) Pour afficher la documentation d'assistance DocuSign ©.
  9. Cliquez sur Suivant pour consulter les documents dans DocuSign © .
  10. Lorsque vous êtes prêt à envoyer les documents de votre enveloppe aux destinataires nommés, cliquez sur Envoyer.

Envoyer plusieurs factures de sous-traitants à DocuSign

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Facturation
  3. Cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez envoyer en bloc à DocuSign©.
  4. Cliquez sur le bouton Envoyer à DocuSign© au-dessus des factures répertoriées. 
    envoyer-factures-à-docusign.png
    Les factures sont envoyées à DocuSign© et vous verrez une bannière en haut de la page.
    Remarque : Chaque facture sera envoyée uniquement au(x) contact(s) de facturation répertorié(s) pour signature, et les ajustements dans DocuSign© (par exemple, l'ajout de signatures, la sélection de modèles, etc.) ne sont pas disponibles lors d'un envoi en bloc à DocuSign©. Si ces configurations DocuSign© sont requises, envoyez les factures une par une. Voir Mettre à jour et configurer DocuSign© sur une facture de sous-traitant.
    compile-facture-backups-success.png

 

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