Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign©
Objectif
Compléter les factures de sous-traitants pour un projet en utilisant l'intégration Procore + DocuSign©.
Contexte
Si vous avez un compte DocuSign© actif et que vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign© sur votre projet Procore, suivez les étapes ci-dessous pour compléter une facture de sous-traitant à l'aide de DocuSign©.
Éléments à considérer
- Permissions d’utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
Conditions préalables
- Créer une facture pour le compte d’un contact de facturation
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, la facture du sous-traitant doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation du propriétaire.
Étapes
Vous avez deux (2) possibilités pour compléter les factures des sous-traitants avec DocuSign© :
- Envoyer les factures des sous-traitants à DocuSign© depuis l'outil Facturation
- Remplir une facture de sous-traitant avec DocuSign©
Envoyer les factures des sous-traitants à DocuSign© depuis l'outil Facturation
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez envoyer en bloc à DocuSign©.
- Cliquez sur le bouton Envoyer à DocuSign© au-dessus des factures répertoriées.
Les factures sont envoyées à DocuSign© et vous verrez une bannière en haut de la page.
Remarque : Chaque facture sera envoyée uniquement au(x) contact(s) de facture répertorié(s) pour signature, et les ajustements dans DocuSign© (par exemple, l'ajout de signatures, la sélection de modèles, etc.) ne sont pas disponibles lors de l'envoi en bloc à DocuSign©. Si ces configurations DocuSign© sont requises, envoyez chaque facture une par une.
Remplir une facture de sous-traitant avec DocuSign©
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Localisez la facture que vous souhaitez compléter dans DocuSign©.
- Cliquez sur l'hyperlien Contrat sur la facture.
- Dans le contrat, cliquez sur l'onglet Factures.
Remarque
Vous pouvez également modifier une facture de sous-traitant en accédant à l'outil Engagements du projet, en cliquant sur le bouton Afficher à côté du bon de commande ou du contrat de sous-traitance associé à la facture du sous-traitant, puis en cliquant sur l'onglet Factures. - Repérez le poste qui correspond à la facture à signer.
- Cliquez sur le bouton Modifier.
- Si vous êtes prêt à signer la facture avec DocuSign©, cliquez sur Compléter avec DocuSign.
Remarque
Si vous ne vous êtes PAS connecté à DocuSign ©, vous serez invité à vous connecter à votre compte comme suit :- Saisissez votre adresse courriel DocuSign© dans le champ Adresse courriel.
- Cliquez sur Continuer.
- Entrez votre mot de passe DocuSign © dans le champ Mot de passe .
- Cliquez sur Connexion.
- Cliquez sur Accepter pour accepter la demande d'autorisation requise de Procore Technologies.
Remarque : si vous cliquez sur Annuler, vous ne pourrez pas vous connecter à DocuSign © .
- Une fois la page DocuSign© chargée, vous avez les options suivantes :
- Supprimer un document :
L'intégration affiche automatiquement tous les documents joints à la facture dans Procore. Pour supprimer un document, placez le curseur de votre souris sur l'icône Supprimer.
Remarque
- Pour utiliser d'autres options de menu, cliquez sur les points de suspension verticaux
et sélectionnez une option dans le menu.
- Pour en savoir plus, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) pour afficher la documentation de support DocuSign©.
- Pour utiliser d'autres options de menu, cliquez sur les points de suspension verticaux
- Ajouter des documents à l'enveloppe :
si vous souhaitez ajouter des documents à l'enveloppe DocuSign©, utilisez une ou plusieurs de ces méthodes :- Cliquez sur le signe Plus (+) ou sur Téléverser pour ajouter des documents depuis votre ordinateur.
OU - Cliquez sur Obtenir à partir du nuage pour ajouter des documents à partir d'un hôte sur nuage tiers.
- Cliquez sur le signe Plus (+) ou sur Téléverser pour ajouter des documents depuis votre ordinateur.
- Ajouter des destinataires à l'enveloppe :
- Cliquez sur Ajouter un destinataire pour ajouter un nouveau destinataire.
Remarque : à moins que votre projet n'utilise un formulaire personnalisé, le rôle du destinataire (par exemple, entrepreneur général et sous-traitant) se remplira automatiquement en fonction de ce qui est entré dans Procore. - Choisissez l'une de ces options : Doit signer, Reçoit une copie ou Doit afficher.
- Cliquez sur Ajouter un destinataire pour ajouter un nouveau destinataire.
- Supprimer un document :
- Cliquez sur Suivant pour consulter les documents dans DocuSign © .
- Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre enveloppe DocuSign© aux destinataires, cliquez sur Envoyer.