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Procore

Remplir les factures de sous-traitants avec DocuSign©

Objectif

Compléter les factures de sous-traitants pour un projet en utilisant l'intégration Procore + DocuSign©.

Contexte

Si vous avez un compte DocuSign© actif et que vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign© sur votre projet Procore, suivez les étapes ci-dessous pour compléter une facture de sous-traitant à l'aide de DocuSign©.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

Conditions préalables

Étapes

Vous avez deux (2) possibilités pour compléter les factures des sous-traitants avec DocuSign© :

Envoyer les factures des sous-traitants à DocuSign© depuis l'outil Facturation

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez envoyer en bloc à DocuSign©.
  4. Cliquez sur le bouton Envoyer à DocuSign© au-dessus des factures répertoriées.
    send-invoices-to-docusign.png
    Les factures sont envoyées à DocuSign© et vous verrez une bannière en haut de la page.
    Remarque : Chaque facture sera envoyée uniquement au(x) contact(s) de facture répertorié(s) pour signature, et les ajustements dans DocuSign© (par exemple, l'ajout de signatures, la sélection de modèles, etc.) ne sont pas disponibles lors de l'envoi en bloc à DocuSign©. Si ces configurations DocuSign© sont requises, envoyez chaque facture une par une.

Remplir une facture de sous-traitant avec DocuSign©

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez la facture que vous souhaitez compléter dans DocuSign©.
  4. Cliquez sur l'hyperlien Contrat sur la facture.
  5. Dans le contrat, cliquez sur l'onglet Factures.
    Remarque
    Vous pouvez également modifier une facture de sous-traitant en accédant à l'outil Engagements du projet, en cliquant sur le bouton Afficher à côté du bon de commande ou du contrat de sous-traitance associé à la facture du sous-traitant, puis en cliquant sur l'onglet Factures.
  6. Repérez le poste qui correspond à la facture à signer.
  7. Cliquez sur le bouton Modifier.
  8. Si vous êtes prêt à signer la facture avec DocuSign©, cliquez sur Compléter avec DocuSign.
    Remarque
    Si vous ne vous êtes PAS connecté à DocuSign ©, vous serez invité à vous connecter à votre compte comme suit :

    login-docusign.png
    1. Saisissez votre adresse courriel DocuSign© dans le champ Adresse courriel.
    2. Cliquez sur Continuer.
    3. Entrez votre mot de passe DocuSign © dans le champ Mot de passe .
    4. Cliquez sur Connexion
    5. Cliquez sur Accepter pour accepter la demande d'autorisation requise de Procore Technologies.
      Remarque : si vous cliquez sur Annuler, vous ne pourrez pas vous connecter à DocuSign © .
  9. Une fois la page DocuSign© chargée, vous avez les options suivantes :
    1. Supprimer un document :
      L'intégration affiche automatiquement tous les documents joints à la facture dans Procore. Pour supprimer un document, placez le curseur de votre souris sur l'icône Supprimer.

      docusign-delete-from-envelope.png
      Remarque
      • Pour utiliser d'autres options de menu, cliquez sur les points de suspension verticaux icon-ellipsis-options-menu.png et sélectionnez une option dans le menu.
      • Pour en savoir plus, cliquez sur l'icône Point d'interrogation (?) pour afficher la documentation de support DocuSign©.
    2. Ajouter des documents à l'enveloppe :
      si vous souhaitez ajouter des documents à l'enveloppe DocuSign©, utilisez une ou plusieurs de ces méthodes :
      • Cliquez sur le signe Plus (+) ou sur Téléverser pour ajouter des documents depuis votre ordinateur.
        OU
      • Cliquez sur Obtenir à partir du nuage pour ajouter des documents à partir d'un hôte sur nuage tiers.
    3. Ajouter des destinataires à l'enveloppe :
      1. Cliquez sur Ajouter un destinataire pour ajouter un nouveau destinataire.
        Remarque : à moins que votre projet n'utilise un formulaire personnalisé, le rôle du destinataire (par exemple, entrepreneur général et sous-traitant) se remplira automatiquement en fonction de ce qui est entré dans Procore. 
      2. Choisissez l'une de ces options : Doit signer, Reçoit une copie ou Doit afficher.
  10. Cliquez sur Suivant pour consulter les documents dans DocuSign © .
  11. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre enveloppe DocuSign© aux destinataires, cliquez sur Envoyer.