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Procore

Transférer des documents entre projets

Objectif

Transférer des fichiers et des dossiers entre projets à l’aide de l’outil Documents de Procore.

Contexte

La fonctionnalité de transfert de documents offre aux utilisateurs la possibilité d'envoyer et de recevoir des documents d'un projet à un autre au sein de votre compagnie, ainsi que d'autres projets dans une autre compagnie.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise  :
    • « Admin » dans l'outil Documents du projet.
  • Conditions préalables :
    • Contactez votre Procore point of contact pour demander d'activer la fonctionnalité de transfert de documents. Avant que cette fonctionnalité puisse être activée sur vos projets, un utilisateur de votre compagnie qui dispose d'une permission de niveau « Admin » pour chaque projet doit confirmer et approuver la demande. 


 

 


 


 

Étapes

Envoyer des documents

Pour envoyer un document par le biais de la fonctionnalité de transfert de document, vous devez disposer de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Documents. Vous pouvez transférer un seul fichier ou un seul dossier. Si vous envoyez un dossier, tous les fichiers contenus dans ce dossier seront transférés. Si vous envoyez un dossier contenant des sous-dossiers, tout le contenu des sous-dossiers sera transféré, mais pas les dossiers eux-mêmes.

Pour transférer un document ou un dossier, procédez comme suit :

  1. Accédez à l’outilDocuments.
    Cela affiche la page Documents. 
  2. Dans l'arborescence, sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité.
  3. Cliquez sur le bouton Transférer
    IMPORTANT! Si le bouton Transférer n'est PAS visible ou disponible dans le volet de droite, la fonctionnalité n’est PAS activée sur vos projets. Avant que cette fonctionnalité puisse être activée par le Procore point of contact de votre compagnie, un utilisateur de votre compagnie qui dispose d'une permission de niveau « Admin » pour chaque projet doit confirmer et approuver la demande pour l'activer.

    transfer documents.png

    Vous serez invité à sélectionner le projet auquel vous souhaitez envoyer les documents.
  4. Sur cet écran, vous aurez également la possibilité de saisir un message. Ce message apparaîtra avec le fichier lorsqu'il sera reçu par le projet connecté. Ce message se retrouvera également dans les registres de transfert entrants/sortants et les rapports de transfert entrants/sortants qui seront détaillés dans cet article.

Recevoir des documents

Lorsqu'un projet reçoit un document, les utilisateurs en sont avertis de deux manières.

  1. Vous pouvez configurer certains projets. Les administrateurs recevront une notification par courriel lorsque votre projet recevra des transferts de documents entrants. Vous pouvez gérer l'identité des utilisateurs dans la « Liste des abonnés aux courriels » de la section « Configurer les paramètres des documents » de l'outil Documents. Voir Configurer les paramètres avancés : Documents pour plus d'informations à ce sujet. 

    document transfer email subscribers.png
     
  2. Si vous êtes un utilisateur de niveau « Admin » dans l'outil Documents de votre projet, une notification s'affichera à l'ouverture de l'outil Documents, comme suit : 

    acknowledge document transfer.png
     
  3. Pour examiner les transferts en attente et sélectionner une destination de dossier, cliquez sur le bouton « Réviser » dans la notification d'accusé de réception du transfert de document. Cela vous mènera à la page de révision du transfert de document où vous pouvez voir des détails sur les fichiers transférés, ainsi que sélectionner les destinations de dossier pour les documents. Vous pourrez sélectionner tout ou partie des documents transférés, puis sélectionner un dossier de destination.
    Lorsque que vous avez sélectionné le document que vous souhaitez placer dans un dossier de destination, vous pouvez cliquer sur le bouton Sélectionner le dossier de destination. Cela fera apparaître la structure de dossiers de vos documents de projet afin que vous puissiez sélectionner le dossier de destination approprié pour envoyer les documents transférés.
    Lorsque vous avez sélectionné un dossier de destination, cliquez sur le bouton « Accepter ». Les fichiers/dossiers apparaîtront maintenant dans votre arborescence de documents.

Rapports et registres

Pour consulter les registres ou les rapports de document transférés, reportez-vous aux informations suivantes.

Registres des transferts    

inbound transfer log.png
 

  • Si un document a été envoyé ou reçu via un transfert de document, vous pouvez voir les détails du transfert dans un registre des transferts entrants ou sortants. Ces registres peuvent être trouvés en sélectionnant ce fichier particulier dans l'outil Documents sous « Détails du fichier ».
  • Si le fichier était reçu via le transfert de document, un registre des transferts entrants contenant les détails du transfert de fichier (voir ci-dessus) sera créé. Si le fichier était envoyé via un transfert de document, un registre des transferts sortants contenant les détails du transfert de fichier sera créé.
  • Tous les transferts de documents reçus qui sont reconnus seront également visibles dans la section « Nouveaux documents de la semaine » de l'outil Documents.
Rapports des transferts    


 

  • Les détails du transfert de tous les documents envoyés ou reçus par transfert de document se trouvent dans les rapports des transferts de documents entrants et sortants.
  • Les utilisateurs du document « Admin » pourront accéder à ces rapports en accédant à l'onglet « Rapports » du projet et en sélectionnant l'onglet Rapport des transferts de documents entrants ou Rapport des transferts de documents sortants.
  • Si quelqu'un rejette les documents du côté entrant, ces documents apparaîtront dans le Rapport de transfert de documents rejetés.