Prise en main de la gestion de documents - Norme de nommage
Aperçu
Contexte
Votre équipe connaîtra facilement l’auteur et l’objectif de chaque document grâce aux normes de dénomination de document cohérentes dans tous vos projets. L’outil de gestion de documents de Procore utilise les attributs de chaque révision pour appliquer automatiquement les normes de dénomination et remplir automatiquement les métadonnées (attributs), simplifiant ainsi le processus de téléversement. Il détermine si un téléversement doit être associé aux révisions précédentes ou devenir un document entièrement nouveau.
Comment cela fonctionne-t-il ?
L’outil Gestion de documents peut utiliser des codes d’attributs de document pour appliquer une norme de dénomination de document. Lorsque de nouvelles révisions sont téléversées avec un nom et un format identiques à ceux déjà existants, le système empile ces révisions dans un seul conteneur de documents avec un nom unique. Cela réduit le risque de duplication des fichiers et permet à chacun de travailler avec les informations les plus récentes.
Sur la page Configurer les paramètres de l’outil de gestion de documents, vous pouvez ajouter ou supprimer des champs et les réorganiser pour créer une norme de dénomination personnalisée qui peut être utilisée pour tout ou partie des documents de votre projet.
Important
Étant donné que l’outil Gestion des documents utilise le nom et le format du document (p. ex. PDF) pour identifier automatiquement les révisions ultérieures, il est important que vos normes de nommage contiennent l’ensemble complet des champs qui identifient de manière unique un conteneur de documents, mais pas toutes les révisions indépendantes qu’il contient.
Si vous souhaitez que les révisions d’un même document soient suivies dans un seul conteneur de documents, votre norme de nommage ne doit PAS inclure de champs spécifiques aux révisions tels que le statut, le code de révision, l’auteur ou les dates de toute nature.
Meilleures pratiques
Il est important de définir la structure de votre norme de nommage de document le plus tôt possible sur un nouveau projet. Cela permet d’éviter les incohérences et le refactoring par la suite.
Avant de configurer la norme de dénomination de l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels types de documents doivent faire l’objet d’une norme de dénomination ?
- Quelle combinaison et quel ordre d’informations dans le nom aiderait votre équipe à mieux comprendre l’objectif d’un document, en particulier dans les scénarios où elle trouve le document sans contexte supplémentaire ?
- Quelle combinaison d’informations dans le nom permettrait de s’assurer que les documents individuels sont identifiés de manière unique et ne se chevauchent pas accidentellement ?
- Par exemple, vous pouvez décider que sur un projet moins complexe, seuls vos plans et soumissions techniques doivent être nommés comme Project-Type-Discipline-Number (par ex. ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), tandis que tous les autres documents, tels que les rapports ou les trackers, peuvent conserver leur nom de fichier d’origine.
Exemple
Imaginez que vous gérez un projet appelé « Duke Hospital (DH) » situé à Londres, au Royaume-Uni, et que votre projet respecte les normes ISO 19650. Vous avez établi cette convention de nommage structurée pour vos plans :
Projet - Initiateur - Volume/Système - Emplacement - Type - Discipline - Numéro.
Considérons un dessin architectural pour le quatrième étage avec la désignation de volume/système « ZZ » et numéroté « 401 ». Ce dessin a été réalisé par John Moore & Associates (JMA), l’architecte du projet.
Conformément à votre convention de nommage, le fichier de ce plan serait étiqueté comme suit : DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si vous aviez configuré cette norme de dénomination dans l’outil de gestion des documents, le système exigerait chacun de ces champs lors du téléversement, puis générerait le nom du document pour vous. De plus, si ce document était téléversé dans le système avec ce nom déjà intact, tous ces champs de document seraient automatiquement étiquetés à la révision, sans aucun effort manuel.
Cette approche systématique de dénomination garantit clarté et cohérence, ce qui facilite l’identification et l’organisation des documents de projet, même dans des projets complexes comme l’hôpital Duke.
Leçon suivante : Norme de dénomination - Configurez-la
Configurez-le
Maintenant que vous avez appris à nommer les normes dans l’outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l’action suivante dans Procore :
MESURES DE SUIVI
Modifier la norme de dénomination
Dans la section « Téléverser les exigences » de la page Configurer les paramètres, consultez la norme de dénomination « Procore par défaut » et apportez les modifications nécessaires.
Vidéo
Remarque : Dans la section suivante de ce guide, vous allez décider des types de documents à associer à cette norme de nommage.