Guide de l’utilisateur : Procore Connect pour les QRT

Avantages

• Éliminer le travail manuel: Garantit que toutes les parties prenantes ont des copies des QRT finalisées.
• Visibilité améliorée: En lecture seule des QRT fermées, les copies peuvent être recherchées, exportées au format PDF et incluses dans les rapports.
• Accès sécurisé et permanent: Une fois copiées, les QRT restent accessibles même si la connexion est coupée ultérieurement.

Comment ça marche

Informations de connexion

• Lancement: Les clients en aval (généralement des sous-traitants, des donneurs d’ouvrage ou des EG dans les projets du donneur d’ouvrage) initient une connexion via le gestionnaire de connexion dans leur projet.
• Connexions: Les projets en amont permettent des connexions en aval illimitées, tandis que les projets en aval sont limités à une seule connexion en amont.
• QRT précédemment fermées: Lors de la connexion, toutes les QRT fermées seront synchronisées avec le projet en aval.
• Connexion coupée: Si le projet en amont coupe la connexion, les QRT précédemment copiées restent dans votre projet de manière permanente.

Détails de la QRT connectée

• Lecture seule: Les QRT connectées sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées dans les projets en aval. Celles-ci apparaissent dans l’outil QRT en tant que QRT externes.
• Données incluses: Les champs suivants sont inclus : Objet, Question(s) et pièce jointe(s), Réponses et pièce jointe(s), Numéro de QRT, Entrepreneur responsable, Statut, Gestionnaire de la QRT, Reçu de, Date de début, Date d’échéance, Privé, Feuille de couverture (PDF) et Plans liés (PDF).
• QRT copiées: Toutes les QRT fermées sont copiées entre les comptes.
• Mises à jour de statut: Si une QRT fermée dans le projet en amont est rouverte ou supprimée, la mise à jour de statut se reflétera dans les QRT externes en aval.
• Accès: Les QRT externes sont accessibles via un nouvel onglet « Items externes » dans l’outil QRT. Les administrateurs de QRT et les utilisateurs disposant de la nouvelle permission granulaire « Afficher les éléments externes » peuvent les afficher. Les utilisateurs n’ont pas besoin de permissions dans le projet en amont.

Objectif

Approuver ou rejeter les demandes de connexion de projets à l'aide de l'outil Gestionnaire de connexions du projet.

Contexte

Les comptes d’entreprise en amont peuvent choisir d’approuver automatiquement les connexions ou d’exiger un examen pour accepter ou rejeter manuellement la demande de connexion d’un projet en aval. Voir Configurer les paramètres d’approbation de connexion. Suivez ces étapes si vous choisissez de vérifier et d’accepter manuellement chaque connexion.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises
• Si vous rejetez une demande par erreur, le projet peut à nouveau demander une connexion que vous pouvez examiner et approuver.
• Un projet en amont peut prendre en charge les connexions avec plusieurs projets en aval. Par exemple, plusieurs projets de compagnies de sous-traitant (en aval) peuvent se connecter à un seul projet d’entrepreneur général (en amont) et recevoir des données.
• Pour les comptes en amont et en aval, les utilisateurs de la liste de distribution par courriel de l’outil Gestionnaire de connexions sont informés des nouvelles connexions, déconnexions et demandes de connexion (si révision est requise). Voir Gestionnaire de connexions : Configurer les paramètres avancés.
• Les projets peuvent être déconnectés par le compte en amont ou en aval à tout moment. Voir Déconnecter les projets connectés.

Étapes

1. Accédez à l'outil Gestionnaire de connexions du projet.
2. Sous « Projets en aval », cliquez sur Demande de révision.
3. Cliquez sur Approuver pour approuver la connexion.
   OU
   Cliquez sur Rejeter pour refuser la connexion.

Voir également

• Configurer les paramètres d'approbation de connexion

Objectif

Initier une connexion entre deux projets dans le même compte de compagnie Procore ou entre deux projets dans des comptes de compagnie Procore différents.

Contexte

Seuls les utilisateurs du compte de compagnie en aval peuvent initier une connexion. Les comptes d’entreprise en amont peuvent choisir d’approuver automatiquement les connexions ou d’exiger un examen pour accepter ou rejeter manuellement la demande de connexion d’un projet en aval. Voir Configurer les paramètres d’approbation de connexion. Les projets peuvent être déconnectés par le compte en amont ou en aval à tout moment.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises
• Seul le compte d’entreprise en aval peut initier une connexion avec le projet d’un compte en amont. 
• Un projet en aval ne peut se connecter qu’à un seul projet en amont.
• Les comptes GovCloud ne pourront pas participer à une connexion de projet.
• Les projets avec plus de 100 000 révisions de plan ne peuvent pas être connectés.
• Pour les comptes en amont et en aval, les utilisateurs de la liste de distribution par courriel de l’outil Gestionnaire de connexions sont informés des nouvelles connexions et des demandes de connexion (si révision est requise). Voir Gestionnaire de connexions : Configurer les paramètres avancés.

Étapes

1. Accédez à l'outil Gestionnaire de connexions du projet.
2. Cliquez sur Connecter.
3. Sélectionnez la compagnie et le projet en amont.
   Remarque : Si vous vous connectez à un projet au sein de la même compagnie, recherchez la section « Compagnie actuelle » dans la liste déroulante « Compagnie en amont » pour sélectionner le nom de votre compagnie. 
4. Cliquez sur Suivant.
5. Sélectionnez au moins une fonctionnalité pour cette connexion, puis cliquez sur Suivant.
6. Passez en revue les considérations, puis cliquez sur Connecter les projets pour lancer la connexion au projet.

Si la compagnie en amont a choisi d’approuver automatiquement les connexions, vos projets se connectent automatiquement. Si les paramètres de la compagnie en amont nécessitent un examen manuel pour accepter ou rejeter les connexions, Procore envoie une demande à la compagnie en amont pour examen.

Voir également

• Configurer les paramètres d'approbation de connexion
• À propos de Procore Connect

Contexte

La fonction de QRT externe de Procore rationalise la collaboration pour les utilisateurs travaillant sur le même projet de construction sur différents comptes. Cette fonction copie automatiquement les QRT fermées d’un projet en amont (généralement géré par un entrepreneur général ou un donneur d’ouvrage) vers des projets en aval (utilisés par des sous-traitants ou d’autres donneurs d’ouvrage). Cela élimine le travail manuel, améliore la visibilité et garantit un accès sécurisé et permanent aux QRT finalisées.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions « Admin » dans l’outil QRT.
    OU
  • Permissions « Lecture seule » ou « Standard » avec la permission granulaire « Afficher les éléments externes » dans l’outil QRT.
• Informations complémentaires :
  • Les QRT externes sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées dans les projets en aval.
  • Si le projet en amont coupe la connexion, les QRT précédemment copiées restent dans votre projet de manière permanente.
  • Non actuellement pris en charge :
    • QRT privées
    • Accès mobile aux QRT connectées
    • Gestion de documents de Procore (PDM) pièces jointes (à ne pas confondre avec l’outil Documents hérités. En savoir plus:)

Étapes

Contexte

Après avoir connecté votre projet, reliez les QRT internes et externes pour suivre de manière exhaustive la relation entre votre QRT et son enregistrement externe correspondant (via Procore Connect). La liaison améliore l’intégrité des données en créant une piste de vérification claire, permettant aux équipes de projet de référencer facilement une demande et sa réponse externe officielle correspondante

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions « Admin » dans l’outil QRT.
    OU
  • Permissions « Lecture seule » ou « Standard » avec la permission granulaire « Afficher les items externes » dans l’outil QRT.
    • Pour voir l’option « Copier dans ma réponse» sur une QRT externe liée, vous devez disposer des permissions requises pour répondre. Voir Répondre à une QRT.
    • Les QRT externes ne peuvent être liées qu’aux QRT internes auxquelles l’utilisateur est autorisé à accéder.
    • Un lien établi vers une QRT interne privée ne sera pas visible par les utilisateurs qui n’ont pas les permissions requises pour cette QRT privée.
• Informations complémentaires :
  • Les QRT peuvent être liées les unes aux autres quel que soit leur statut actuel : Ébauche, Ouverte, Fermée, Fermée - Ébauche, Fermée - Révisée.
  • Les QRT situées dans la corbeille ne peuvent pas être liées.
  • La déconnexion du projet ne supprime pas la QRT externe de la liste.
  • Les liens QRT créés dans le projet en aval ne sont pas synchronisés avec le projet en amont.

Conditions préalables

Assurez-vous que votre projet est activement connecté via le gestionnaire de connexions ou initiez une connexion de projet.

Étapes

Contexte

L’outil Rapport 360 vous permet de générer des rapports complets combinant des données provenant de diverses sources au sein de votre projet. Ce guide se concentre spécifiquement sur la création d’un rapport 360 pour analyser les données de QRT externes.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions « Admin » dans l’outil QRT.
  • Permissions « Lecture seule » et « Standard » avec la permission granulaire « Afficher les éléments externes » dans l’outil QRT.
• Informations complémentaires :
  • Les rapports QRT 360 externes ne sont disponibles que dans les projets en aval.

Étapes

1. Accédez à l’outil Rapport 360 au niveau Projet.
2. Cliquez sur + Créer un rapport.
3. Sélectionnez Rapport 360.
4. Sélectionnez Exécution du projet.
5. Cliquez sur Continuer.
6. Entrez le nom du rapport dans le coin supérieur gauche.
7. Saisissez la description du rapport sous le nom du rapport.
8. Sous Configurer les colonnes, deux ensembles de données sont disponibles pour les rapports de QRT externes :
   • QRT externe
   • Réponse QRT externe
9. Sélectionnez les colonnes pertinentes, puis cliquez sur Charger les données.
10. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Cette fonctionnalité change-t-elle la façon dont je soumets de nouvelles QRT aux EG?

Non. Cette fonction copie uniquement les QRT fermées pour la conservation des données. Les mises à jour futures peuvent inclure des capacités de création interprojet.

Qu’est-ce qu’une « QRT externe »?

Un en lecture seule QRT automatiquement copié dans un projet en aval après sa fermeture dans le projet en amont.

Quelles QRT sont copiées entre les comptes?

Toutes les QRT non privées. La prise en charge des QRT privées est à l’étude (échéancier à déterminer).

Que se passe-t-il si je me connecte à un projet en amont qui a déjà rempli des QRT?

Une fois la connexion activée, toutes les QRT non privées terminées à partir de ce moment seront copiées en tant que QRT externes dans votre projet en aval ET toutes les QRT non privées précédemment complétées seront également remplies dans votre projet en tant que QRT externes, ce qui vous permettra d’avoir un dossier complet des QRT fermées du projet en amont.  Selon le nombre de QRT dans le projet en amont, le processus de remplissage peut prendre plusieurs minutes pour copier les PDF des pièces jointes de la feuille de couverture et des plans liés.

Cela change-t-il les notifications par courriel pour les QRT fermées?

Non. Les notifications par courriel restent inchangées. La QRT copiée est une fonctionnalité supplémentaire.

Puis-je configurer des notifications lorsque des QRT externes arrivent dans mon projet?

N°

Qui peut consulter les QRT externes dans les projets en aval?

Administrateurs et utilisateurs de QRT avec la nouvelle permission granulaire « Afficher les éléments externes ».

Les QRT externes sont-elles accessibles sur mobile?

Pas encore. Le support mobile est prévu avec la possibilité de lier des QRT externes et locales.

Que se passe-t-il si une QRT fermée dans le projet en amont est rouverte ou supprimée?

La mise à jour du statut se reflétera dans les QRT externes en aval, assurant une visibilité en temps quasi réel.

Les utilisateurs ont-ils besoin de permissions dans le projet en amont pour voir les QRT connectées?

Non. Tous les accès à ces items externes en lecture seule sont gérés dans le projet en aval.

Les QRT externes peuvent-elles être modifiées dans les projets en aval?

Non, ils sont en lecture seule

Puis-je lier des QRT externes à des plans ou à d’autres outils?

Pas directement, mais dans un avenir proche, vous serez en mesure de lier une QRT externe à une QRT locale, puis de lier la QRT locale selon les capacités normales.