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Procore

Mettre à jour une VDC de sous-traitant en tant que contact de facturation

Objectif

Mettre à jour une VDC de sous-traitant pour un contrat de sous-traitance en tant que contact de facturation.

Contexte

Une ventilation des coûts de sous-traitant (VDC de sous-traitant) sur un engagement est généralement rempli lorsque l'entrepreneur en amont (par exemple, un entrepreneur général) a besoin d'une ventilation de poste détaillée du travail effectué par un entrepreneur en aval (par exemple, un sous-traitant).

Exemple

Un entrepreneur général a créé un contrat de sous-traitance et l'un des articles de l'onglet général VDC est de 40 000,00 $ en matériaux. Pour mieux comprendre comment cet argent est alloué au projet, l'entrepreneur général demande une ventilation plus détaillée des lignes des matériaux du sous-traitant.

Dans un premier temps, l'entrepreneur général active l'onglet VDC de sous-traitant de l'outil Engagements. Ensuite, l'entrepreneur général envoie une demande par courrier électronique au sous-traitant. Après avoir reçu la demande de l'entrepreneur général, le sous-traitant ajoute un article à la VDC de sous-traitant pour montrer que les matériaux sont fournis par quatre (4) fournisseurs différents avec lesquels ils ont leurs propres accords. Lors de la mise à jour de la VDC de sous-traitant, le sous-traitant ajoute quatre (4) postes à la VDC du sous-traitant pour montrer comment les 40 000,00 $ pour les matériaux sont alloués :

  • Fournisseur de matériaux 1 : 10 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 2 : 5 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 3 : 12 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 4 : 13 000,00 $

Dans Procore, un engagement comprend toujours un onglet Ventilation des coûts générale et il peut également être configuré pour inclure un onglet VDC du sous-traitant supplémentaire. Voir Activer ou désactiver un VDC de sous-traitant sur un engagement. Une fois que l'onglet VDC du sous-traitant est activé, un entrepreneur peut ensuite transmettre l'engagement par courriel au contact de facturation du sous-traitant avec un message demandant au contact d'ajouter des postes à l'onglet VDC du sous-traitant.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Pour mettre à jour des postes vers une VDC de sous-traitant, vous devez être désigné comme « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Vous devez également avoir :
      • Permissions « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet et être membre de la liste « Privé » sur l'onglet Général de l'engagement.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Pour les entreprises utilisant l'outil d’intégration ERP :
    • Les postes ajoutés à une VDC de sous-traitant ne sont PAS synchronisés avec un système ERP intégré. Actuellement, seuls les postes dans la VDC d'un engagement sont synchronisés avec un système ERP intégré.

Étapes

Ouvrir la ventilation de votre invitation de ventilation des coûts

  1. Ouvrez le message électronique « Décomposer votre ventilation des coûts pour le courriel de cet engagement ».
     Conseil
    Vous ne trouvez pas le courriel? Recherchez dans votre programme de messagerie un courriel de procoretech.com. La ligne d'objet du courriel au format " "[Nom d'utilisateur Procore] vous invite à décomposer votre ventilation des coûts pour cet engagement.
  2. Passez en revue le contenu de ce message. Un exemple est illustré ci-dessous.
    commitment-ssov-breakdown-invite.png
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le lienAfficher en ligne à côté de « Plus de détails » en haut ou en bas du courriel.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Aller à Procore dans le courriel.
       Remarques

Mettre à jour la VDC du sous-traitant (VDC)

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Contrats.
  3. Localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  4. Dans la facture, cliquez sur l'onglet VDC du sous-traitant.
  5. Dans l'onglet « VDC du sous-traitant », cliquez sur le bouton Modifier.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Pour chaque item de l'onglet « VDC du sous-traitant », vous devez ajouter de nouveaux postes pour fournir une ventilation détaillée de la façon dont le montant « restant à allouer » sera alloué :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    1. Pour chaque poste que vous devez allouer, procédez comme suit.
      1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
      2. Dans le nouveau poste, saisissez une description de la tâche effectuée ou du coût de l'item.
      3. Dans la zone Montant, entrez le montant en dollars pour le poste.
      4. Continuez à ajouter des postes jusqu'à ce que la valeur « reste à allouer » soit de 0,00 $.
      5. Répétez les étapes ci-dessus pour fournir une ventilation détaillée des items pour chaque code budgétaire répertorié dans la VDC du sous-traitant. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire?
    2. Lorsque vous avez terminé d'allouer tous les postes et que le montant « Restant à allouer » est de 0,00 $, vous pouvez cliquer sur Soumettre.
       Remarques
      • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la VDC du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
      • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore change le statut de la VDC du sous-traitant à En cours de révision.
      • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que l'entrepreneur ne modifie le statut de la VDC du sous-traitant à Réviser et soumettre à nouveau.

 

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