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Procore

Mettre à jour une VDC de sous-traitant en tant que contact de facturation

Objectif

Mettre à jour une VDC de sous-traitant pour un contrat de sous-traitance en tant que contact de facturation.

Contexte

Une ventilation des coûts du sous-traitant (VDC du sous-traitant) sur un engagement est généralement remplie lorsque l'entrepreneur en amont (par exemple, un entrepreneur général) a besoin d'une ventilation détaillée par article du travail effectué par un entrepreneur en aval (par exemple, un sous-traitant).

Exemple

Un entrepreneur général a créé un contrat de sous-traitance et l'un des articles de l'onglet général VDC est de 40 000,00 $ en matériaux. Pour mieux comprendre comment cet argent est alloué au projet, l'entrepreneur général demande une ventilation plus détaillée des lignes des matériaux du sous-traitant.

Dans un premier temps, l'entrepreneur général active l'onglet VDC de sous-traitant de l'outil Engagements. Ensuite, l'entrepreneur général envoie une demande par courrier électronique au sous-traitant. Après avoir reçu la demande de l'entrepreneur général, le sous-traitant ajoute un article à la VDC de sous-traitant pour montrer que les matériaux sont fournis par quatre (4) fournisseurs différents avec lesquels ils ont leurs propres accords. Lors de la mise à jour de la VDC de sous-traitant, le sous-traitant ajoute quatre (4) postes à la VDC du sous-traitant pour montrer comment les 40 000,00 $ pour les matériaux sont alloués :

  • Fournisseur de matériaux 1 : 10 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 2 : 5 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 3 : 12 000,00 $
  • Fournisseur de matériaux 4 : 13 000,00 $

Dans Procore, un engagement comprend toujours un onglet Ventilation des coûts générale et il peut également être configuré pour inclure un onglet VDC du sous-traitant supplémentaire. Voir Activer ou désactiver un VDC de sous-traitant sur un engagement. Une fois que l'onglet VDC du sous-traitant est activé, un entrepreneur peut ensuite transmettre l'engagement par courriel au contact de facturation du sous-traitant avec un message demandant au contact d'ajouter des postes à l'onglet VDC du sous-traitant.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour mettre à jour des postes vers une VDC de sous-traitant, vous devez être désigné comme « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Vous devez également avoir :
      • Permissions « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet et être membre de la liste « Privé » sur l'onglet Général de l'engagement.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP :
    • Les postes ajoutés à une VDC de sous-traitant ne sont PAS synchronisés avec un système ERP intégré. Actuellement, seuls les postes dans la VDC d'un engagement sont synchronisés avec un système ERP intégré.

Étapes

Remarque
Si vous êtes un sous-traitant ayant reçu une invitation à mettre à jour la VDC du sous-traitant, vous pouvez également cliquer sur le lien Afficher dans Procore dans le courriel pour accéder directement à l'onglet VDC du sous-traitant. Si vous n'êtes pas connecté à Procore à ce moment-là, vous serez invité à entrer vos informations d'identification d'utilisateur.
  1. Accédez à l'outil Engagements.
  2. BêtaSous l'onglet Contrats, localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. À côté de l'onglet Général de l'engagement, cliquez sur l'onglet VDC du sous-traitant.
  4. Cliquez sur Modifier. Cela définit le statut de la VDC du sous-traitant sur Ébauche.
  5. Pour chaque poste sur l'engagement, vous saisirez une description et un coût jusqu'à ce que le montant total de chaque poste soit réparti comme suit :
    1. Cliquez sur Ajouter une ligne.
      1. Continuez à ajouter des lignes au besoin jusqu'à ce que le montant total du poste sur l'engagement soit alloué.
      2. Dans la zone Montant, entrez une ventilation du montant alloué.
      3. Dans la zone de texte qui apparaît, saisissez une description du montant alloué.
    2. Cliquez sur Soumettre.
      Remarques
      • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la VDC du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
      • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore change le statut de la VDC du sous-traitant à En cours de révision.
      • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que l'entrepreneur ne modifie le statut de la VDC du sous-traitant à Réviser et soumettre à nouveau.

 

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