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Procore

Commencer une nouvelle période de facturation et envoyer des factures par courriel

Objectif

Commencer une nouvelle période de facturation à utiliser dans les factures de sous-traitants de votre projet. 

Contexte

Dans Procore, une période de facturation désigne le cycle de facturation utilisé pour facturer les sous-traitants de votre projet. En plus de définir la fréquence de la période de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), elle définit également la date de début de la période de facturation, la date d’échéance de la facture et la date de fin de la période de facturation. 

Exemples

Les périodes de facturation courantes comprennent :

  • Mensuelle
    Vous trouverez ci-dessous des exemples de périodes de facturation mensuelles courantes :
    • Commence le 1er jour d’un mois et se termine le 30 du même mois.
    • Commence le 15 d’un mois et se termine le 14 du mois suivant. 
  • Hebdomadaire 
    Des exemples de périodes de facturation hebdomadaires courantes sont présentés ci-dessous :
    • Commence le dimanche de cette semaine et se termine le samedi de cette semaine.

Il existe deux méthodes pour créer les factures de sous-traitants dans Procore. La méthode utilisée par les sous-traitants de votre projet dépend des exigences commerciales spécifiques de votre compagnie (ou de votre projet) :

Remarque : Si vous ne savez pas quelle méthode de facturation les sous-traitants de votre projet doivent utiliser, veuillez demander à un membre de l’équipe de direction de votre projet. 

Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour votre projet, vous avez également la possibilité d’inviter vos sous-traitants à présenter une facture. Pour ce faire, envoyez-leur une invitation lorsque vous créez une facture. Vos sous-traitants reçoivent ainsi une notification/un rappel par courriel pour s’assurer que leurs factures sont soumises à temps. 

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
      OU
    • Pour créer une facture pour la période de facturation la plus récente, permissions « Standard » dans l’outil Engagements.
      Remarque : Même si un utilisateur de niveau « Admin » a créé toutes les périodes de facturation pour l’année, un utilisateur avec une permission de niveau « Standard » (c’est-à-dire, généralement, le sous-traitant) ne peut créer la facture que pour la dernière période de facturation de la série de périodes de facturation. 
  • Conditions préalables :

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet Facturation.
    Cette page énumère tous les engagements dont le statut est Approuvé et/ou Terminé.
  3. Cliquez sur le bouton + Commencer une nouvelle période de facturation dans le volet de droite.

    start-new-billing-period.png

    La fenêtre Commencer une nouvelle période de facturation s’affiche alors.
  4. Cliquez sur Manuel
    Remarque : Pour savoir comment créer des périodes de facturation automatique, voir Créer des périodes de facturation automatique.
  5. Sélectionnez un Début de période, une Fin de période et une Date de facturation pour la période de facturation. Pour configurer ces dates afin qu’elles soient automatiquement établies chaque mois, voir Configurer les paramètres avancés : Engagements
    Remarque : La date de facturation est la date d’échéance à laquelle le sous-traitant doit créer (et non pas soumettre) la facture. Si la date de facturation est dépassée, le sous-traitant ne peut pas soumettre la facture, bien qu’un utilisateur de niveau Admin puisse en créer une en son nom. Si la facture a été créée et que la date de facturation est dépassée, le sous-traitant peut toujours modifier et/ou soumettre la facture si elle présente le statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ».
  6. Cliquez sur Commencer une nouvelle période de facturation. Maintenant que vous avez fini de créer votre période de facturation, vous pouvez envoyer des invitations aux compagnies sous-traitantes pour cette période.

    manual-billing-period.png
     
  7. Sélectionnez les contrats pour lesquels vous souhaitez envoyer des invitations. Pour les sélectionner tous, cochez la case dans la partie supérieure du tableau. Si vous n’avez pas configuré la distribution des factures, le statut de la facture sera réglé à « Aucun destinataire de facture » et vous ne pourrez pas cocher la case pour sélectionner la compagnie. Voir Créer des contacts de facturation. Si le pourcentage de l’engagement terminé est de 100 %, vous ne pouvez pas envoyer d’invitation. Si le sous-traitant doit créer la facture pour la libération de la rétention, il n’a pas besoin d’une invitation pour créer la facture de rétention.
  8. Cliquez sur Envoyer les invitations. Maintenant que nous avons publié nos invitations, le statut de la facture a été mis à jour, passant de « Non invité » à « Invité » pour les engagements pour lesquels nous avons envoyés les invitations à facturer. Si l’invitation est acceptée, le statut passe à « Accepté », et si elle est rejetée, le statut passe à « Refusé ».

Voir aussi

 

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