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Procore

Examiner les factures de sous-traitant en tant qu’administrateur

Objectif

Examiner les factures ligne par ligne dans l’outil Engagements du projet. 

Contexte

Les gestionnaires de projet et les utilisateurs disposant d’une permission de niveau Admin dans l’outil Engagements peuvent approuver ou rejeter les items de ligne de facture que les sous-traitants (ou les utilisateurs de niveau « Standard » ou les utilisateurs ajoutés en tant que contacts pour les factures) ont soumis. Vous pouvez sélectionner une coche verte pour indiquer que l’item de ligne a été approuvé, et le x rouge pour indiquer que l’item de ligne a été rejeté. 

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • « Admin » dans l’outil Engagements du projet. 
    • Remarque : Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements ou les utilisateurs ajoutés en tant que contacts pour les factures pour les engagements verront le statut de l’item de ligne de la facture sur la page d’édition de la facture. 
  • Conditions préalables :

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Repérez l’engagement associé à la facture que vous souhaitez examiner. Cliquez ensuite sur  Afficher à côté de cet engagement.
  3. Cliquez sur l’onglet Factures.
  4. Localisez la facture que vous souhaitez examiner. Cliquez ensuite sur Modifier.
  5. Cliquez sur Modifier.
  6. Approuvez ou rejetez la facture comme suit :
    • Cliquez sur icon-inspections-pass.png à gauche de l’item de ligne pour l’approuver.
    • Cliquez sur icon-inspections-fail.png à gauche de l’item de ligne pour le rejeter.
       Remarques
      • Si vous rejetez un item de ligne, vous avez la possibilité d’ajouter des commentaires pour documenter le motif de votre refus.  
      • Les commentaires relatifs aux rejets ne sont PAS inclus dans le courriel automatisé envoyé au sous-traitant.  
      approve-reject-line-item.png
       Remarques
      • Si vous avez activé l’option Autoriser les montants proposés par les sous-traitants dans les paramètres d’engagement, la colonne Sous-traitant a réclamé cette période sera affichée sur cet écran. Voir Créer un calendrier de paiement.
      • Si vous rejetez un item de ligne, la facture sous format PDF comporte un tableau des motifs de la différence qui comprend les commentaires que vous avez saisis comme motif de rejet. Voir Exporter une facture de propriétaire sous format PDF, CSV ou PDF avec pièces jointes.
      • Alors que la colonne « Sous-traitant a réclamé cette période » peut refléter ce qu’un sous-traitant a soumis, un administrateur peut ajuster les colonnes « Travaux terminés pendant cette période » et « Matériaux actuellement stockés » séparément pour définir les montants appropriés.

invoice-detail-with-subcontractor.png

  1. Cliquez sur Enregistrer
  2. Dans la fenêtre contextuelle Terminer l’examen, vous pouvez mettre à jour le statut et ajouter tout commentaire supplémentaire. Le statut sera par défaut Réviser et soumettre à nouveau si certains items de ligne ont été rejetés. Si aucun item de ligne n’a été rejeté, le statut sera par défaut En cours de révision. Des commentaires supplémentaires seront envoyés aux contacts pour les factures pour l’engagement si la fonction Réviser et soumettre à nouveau a été sélectionnée. 

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Voir aussi