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Procore

Créer une facture pour le compte d’un sous-traitant

Objectif

Créer la facture pour la demande de paiement.

Contexte

Dans Procore, il existe deux types d’engagements financiers que les utilisateurs finaux peuvent créer : (1) un bon de commande, qui est une demande légale pour commander un bien ou un service à un acheteur, et (2) un contrat de sous-traitance, qui définit le prix et les conditions d’achat légalement convenus. La facture, qui est une déclaration légale émise par un vendeur à un acheteur, est liée à l’achat. La facture énumère les types et les quantités de biens (par exemple, les équipements, les matériaux, etc.) et/ou de services (par exemple, les inspections, les installations, etc.) qui ont été fournis. Elle accompagne souvent un état de compte qui précise le montant total dû en échange des biens fournis/services rendus. Dans de nombreuses organisations, un bon de commande est généralement initié pour des montants monétaires faibles et un contrat de sous-traitance est initié lorsque la valeur des biens/services est plus élevée.

Dans un projet Procore, les factures relatives aux bons de commande et aux contrats de sous-traitance peuvent être créées dans l’outil Engagements au niveau du projet.  Elles sont également formatées selon un format typique de facturation proportionnelle avec une page de couverture et une page détaillée d’items de ligne.  

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise  :
    • « Standard » ou « Admin » dans l’outil Engagements du projet ou ajouté comme Contact de facturation. Voir Créer des contacts de facturation.
      Remarque : Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » ne peuvent créer des factures que pour des périodes de facturation ouvertes. 
  • Informations supplémentaires :
    • Les factures peuvent être créées pour les deux types d’engagements (c’est-à-dire les bons de commande ou les contrats de sous-traitance).
    • Les sous-traitants (ou « fournisseurs d’engagement ») peuvent soit (1) demander à une personne disposant d’une permission d’accès suffisante de créer la facture en leur nom, soit (2) suivre les étapes décrites dans Soumettre une facture à titre de sous-traitant.
    • Vous ne pouvez modifier que les montants facturés sur la facture la plus récente.
    • Si l’entrepreneur crée un calendrier de paiement une fois que la facture est approuvée, entrez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne Sous-traitant a réclamé cette période du détail de la facture. Pour que la colonne Sous-traitant a réclamé cette période apparaisse, la fonctionnalité de calendrier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l’outil Engagement. Voir Configurer les paramètres : Engagements.

Vidéo de formation

 

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Localisez l’engagement avec lequel vous souhaitez travailler et cliquez sur Afficher
  3. Cliquez sur Créer une facture
     Remarque
    • Les valeurs Début de la période, Fin de la période et Date de facturation de la période de facturation que vous avez créée sont automatiquement saisies pour vous.
    • Les utilisateurs disposant d’une permission « Admin » dans l’outil Engagements peuvent choisir parmi les périodes de facturation qui ont été créées. Vous ne pouvez sélectionner que les périodes de facturation qui ne sont pas encore liées à une facture. 
  4. Indiquez le Numéro de la facture, le cas échéant.
  5. Sélectionnez l’un des statuts suivants (Admin uniquement) :
    • Ébauche. Indique que la facture doit être approuvée. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget du projet.
    • En cours de révision. Indique que la facture est en cours d’examen par un approbateur. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.
    • Réviser et soumettre à nouveau. Indique que les factures doivent être révisées et soumises à nouveau. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet. 
    • En attente de l’approbation du propriétaire. Indique que la facture est en attente d’approbation par le propriétaire. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.
    • Approuvé comme noté. Indique que la facture est approuvée avec les mentions éventuelles incluses dans la réponse. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget du projet.
    • Approuvé. Indique que la facture est approuvée. Les coûts sont reflétés dans la colonne Coûts du projet à ce jour dans le budget du projet.
       Remarque
      • Lorsque la compagnie de l’engagement crée la facture (ou lorsque vous la créez en son nom), vous pouvez changer le statut en « En cours de révision » lorsqu’elle est prête à être révisée. Le réviseur peut alors la marquer comme « Approuvé » ou « Réviser et soumettre à nouveau » en conséquence.
      • Remarque : Les utilisateurs de niveau « Standard » ne peuvent modifier que les factures dont le statut est « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». 
      • Remarque : Ces statuts reflètent le budget de la manière indiquée ci-dessus pour l’affichage de budget standard de Procore. Pour créer ou modifier des affichages, voir « Configurer une nouvelle vue budgétaire ».
  6. Joignez toute documentation connexe requise. Par exemple, les renonciations ou effacements de privilèges. 
  7. Cliquez sur Enregistrer.
     

Pour les engagements formatés en quantité unitaire

Dans l’onglet Détail, pour les factures formatées en quantité unitaire.

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque item de ligne qui sera payé par la facture :
    Pour les factures formatées en quantité unitaire
    • Cette période (qté) : Indiquez la quantité pour chaque item de ligne. Le montant total en dollars sera automatiquement calculé. 
    • Retenu pour cette période (%) (Admin uniquement) : Indiquez un pourcentage de retenue de garantie pour la période de la facture. (Remarque : Vous pouvez également définir la retenue de garantie sur tous les items de ligne en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir).
    • Libéré pour cette période ($) : Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie à libérer pour cette période.
  2. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement à l’engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté des ordres de changement à l’engagement approuvés pour l’ajouter à cette section de la facture.
    La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail de l’item de ligne.  Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la facture lorsqu’ils seront affichés ou exportés depuis Procore.  Voir Sous-onglet des paramètres avancés de modification, dans Engagements.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications. 

Pour les engagements formatés en fonction du montant :

Dans le sous-onglet Détail, pour les factures formatées en fonction du montant.

  1. Remplissez les champs suivants pour chaque item de ligne qui sera payé par la facture : 
    • Travaux terminés (cette période). Indiquez le montant en dollars pour les travaux réalisés au cours de la période de paiement de la facture. Si vous préférez entrer un pourcentage de la valeur des travaux effectués, cliquez sur l’icône de la calculatrice et entrez le pourcentage, puis cliquez sur Enregistrer. Procore convertira automatiquement le pourcentage des travaux en montant équivalent en dollars. 
    • Matériaux actuellement stockés. Indiquez la valeur en dollars des matériaux actuellement stockés sur le chantier ou dans les installations de stockage à proximité qui n’ont pas été inclus dans les coûts pour les colonnes « Travaux terminés » (D et E). Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne sur les futures factures jusqu’à ce qu’elles soient déplacées manuellement vers Travaux terminés. Voir Comment facturer les matériaux stockés? pour plus d’informations.
    • Retenue de garantie sur les travaux (%) Retenu pour cette période (Admin seulement). Indiquez un pourcentage pour les travaux retenus pour cette période de paie. (Remarque : Vous pouvez également définir une retenue de garantie sur tous les items de ligne en entrant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir).
    • Retenue de garantie sur les matériaux (%) Retenue pour cette période (Admin seulement). Indiquez le pourcentage pour les matériaux retenus pour cette période. (Remarque : Vous pouvez également définir une retenue de garantie sur tous les items de ligne en entrant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir).
    • Retenue de garantie sur les travaux ($) Libéré pour cette période. Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période. 
    • Retenue de garantie sur les matériaux ($) Libéré pour cette période. Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les matériaux à libérer pour cette période.
  2. Si l’entrepreneur crée un calendrier de paiement une fois que la facture est approuvée, entrez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne Sous-traitant a réclamé cette période. Pour que la colonne Sous-traitant a réclamé cette période apparaisse, la fonctionnalité de calendrier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l’outil Engagement. Voir Configurer les paramètres : Engagements.
  3. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement à l’engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté de l’ordre de changement dans la section Ordres de changement à l’engagement approuvés pour l’ajouter à cette section de la facture. 
    La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail de l’item de ligne.  Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la facture lorsqu’ils seront affichés ou exportés depuis Procore.  Voir Modifier les paramètres avancés d’un engagement.
  4. Cliquez sur Enregistrer.