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Procore

Répondre à une DDP en tant que destinataire de DDP

Objectif

Soumettre une réponse à la demande de prix (DDP).

Contexte

Si vous avez été invité à soumettre une réponse à une DDP, la DDP doit avoir le statut « En attente de tarification » ou « Réviser et soumettre de nouveau ». De plus, votre compte utilisateur Procore doit disposer de la permission « Standard » ou supérieure dans l'outil Engagement du projet et votre compte d'utilisateur doit être ajouté à la liste « Privée » de l'engagement associé à la DDP. Il est également important de noter que les DDP ne sont disponibles dans le compte Procore d'une compagnie que lorsque l'outil Événements de changement est activé.

 Important
Étant donné que les appels d'offres et les engagements contiennent des détails financiers sensibles, il est courant pour les entrepreneurs généraux de choisir de restreindre l'accès des sous-traitants à l'outil Engagements et d'utiliser un autre processus pour soumettre les réponses aux DDP. Si vous avez des questions sur le bon processus de soumission à utiliser, contactez toujours l'équipe de projet de l'entrepreneur pour obtenir les conseils appropriés. Si une équipe de projet choisit d'utiliser un autre processus pour soumettre des réponses à une DDP, un membre de son équipe peut soumettre des réponses en suivant ces étapes : Répondre à une DDP au nom d'un destinataire de la DDP.

Éléments à considérer

Conditions préalables

  • La DDP doit avoir le statut En attente d'un devis ou Réviser et soumettre à nouveau.
  • Étant donné que les engagements ne sont généralement visibles que par l'utilisateur avec la permission « Admin » dans l'outil Engagements du projet, votre nom doit être ajouté à la liste « Privé » sur l'engagement associé à la DDP.

Étapes

Un sous-traitant peut répondre à une DDP de deux manières :

Répondre à la DDP à partir du courriel de la DDP

Si vous êtes un sous-traitant ayant reçu une DDP d'un entrepreneur général, suivez les étapes ci-dessous pour soumettre votre réponse par courriel :

  1. Ouvrez le courriel de Demande de prix (DDP).

    rfq1.png
  2. Passez en revue les informations dans la section « Détails de la DDP » du message. Cela comprend les informations suivantes :
    • Le projet Procore associé à la DDP.
    • Le titre résume généralement la nature de la demande (par exemple, Couleurs de peinture révisées).
    • Le nom de la personne demandant le devis.
    • La date d'échéance de la demande.
    • L'origine de la DDP.
    • Tous les documents ou pièces jointes qui ont été ajoutés à la DDP par la personne qui a envoyé la demande.
  3. Sous Information DDP, choisissez la réponse appropriée à la question « Un impact sur les coûts ou l'échéancier est-il associé à cette portée? » :
    • Non. Cliquez sur ce bouton s'il n'y a aucun impact sur les coûts ou l'échéancier. Cela met à jour le statut à Fermé et vous ne pourrez pas modifier la demande de prix à moins que l'entrepreneur ne modifie le statut en Réviser et soumettre à nouveau.
    • Oui. Cliquez sur ce bouton pour indiquer qu'il y a un impact sur les coûts et/ou l'échéancier associé à la demande de prix. Cette action ouvrira la page de connexion Procore :
      1. Entrez vos identifiants de connexion Procore dans les champs Adresse courriel et Mot de passe.
      2. Cliquez sur Connexion.
        Remarque : Le système doit ouvrir automatiquement la demande de prix dans Procore. Une bannière apparaît en haut de la DDP avec des directives et la date d'échéance de votre réponse.
      3. Entrez les informations suivantes sous la bannière :
        • Montant de la demande. Entrez le montant indiqué pour la modification.
        • Impact sur l'échéancier. Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre de jours supplémentaires qui seraient ajoutés à l'échéancier du projet en raison du changement.
        • Commentaires. Ajoutez des commentaires supplémentaires concernant votre DDP ou l'impact sur l'échéancier.
        • Pièces jointes/Détails. Joindre les documents ou fichiers pertinents.
          Remarque
          Un utilisateur avec la permission « Admin » dans l'outil Événements de changement peut configurer des paramètres qui incluront automatiquement les pièces jointes dans les ordres de changement ultérieurs. Voir Définir les paramètres des pièces jointes.

          rfq2.png
      4. Cliquez sur Publier la réponse.
        Remarque : Votre réponse à la DDP sera ensuite envoyée par courriel à la personne qui l'a demandée, et la réponse apparaîtra dans la DDP dans la section Réponse à la DDP de l'application Web Procore.

Répondre à la DDP à partir de l'outil Engagements

  1. Accédez à l'outil Engagements.
  2. Cliquez sur Afficher à côté de votre engagement.
  3. Cliquez sur le sous-onglet DDP.
  4. Cliquez sur Afficher à côté de la DDP.
    Remarque : Vous pouvez trier par la colonne Statut pour voir les DDP qui sont le statut En attente de tarification ou Réviser et soumettre à nouveau, et/ou vous pouvez trier selon la colonne Responsable pour voir à quelles DDP vous pouvez répondre.
  5. Si un impact sur les coûts ou l'échéancier est associé à la modification, cliquez sur Oui, puis passez à l'étape suivante. S'il n'y a aucun impact sur les coûts ou l'échéancier, cliquez sur Non. Si vous cliquez sur Non, le statut passera à Fermé et vous ne pourrez pas modifier la demande de prix à moins que l'entrepreneur ne modifie le statut en Réviser et soumettre à nouveau.
  6. Suivez les étapes 5 à 6 ci-dessus.

Étapes suivantes

 

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