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Procore

Création d’un ordre de changement à l’engagement (ODCE) à partir d’un événement de changement

Objectif

Créer un Ordre de changement à l’engagement (ODCE) à partir d’un événement de changement

Contexte

Dans Procore, un événement de changement est tout changement qui a une incidence sur la portée d’un projet de construction. Voir Qu’est-ce qu’un événement de changement? Une fois qu’un événement de changement est enregistré dans Procore, les équipes de projet ont la possibilité de créer une demande de prix (DDP) pour obtenir des devis de la part des entrepreneurs responsables. Voir Créer des DDP à partir d’un événement de changement

Vous pouvez créer un ODCE pour un événement de changement avant ou après avoir répondu à la DDP associée ou l’avoir examinée. Toutefois, si vous attendez que la DDP ait été examinée et que son statut soit « En attente d’approbation finale », la ventilation des coûts des ODCE se remplit automatiquement avec les montants de la DDP pendant le processus de création de l’ODCE. Pour plus d’informations sur les statuts des DDP, voir Quels sont les différents statuts de DDP et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement?

Le processus que vous utilisez pour gérer les changements dans Procore dépend également de la configuration des niveaux d’ordre de changement d’engagement de votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d’ordre de changement?

Éléments à considérer

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs items de ligne d’événement de changement que vous souhaitez inclure dans l’ODCE.
    Remarque : Vous pouvez sélectionner des items de ligne parmi plusieurs événements de changement. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Filtre pour filtrer les résultats par fournisseur.
  3. Choisissez Actions en bloc > Créer un ODC à l’engagement.
    Remarque : La ventilation des coûts sera créée à partir des items de ligne de l’événement de changement.
  4. Entrez les informations suivantes :
    • Numéro. Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ODCE déjà créées. Par défaut, le numéro sera automatiquement augmenté d’une unité. Cependant, vous pouvez entrer manuellement un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : Si vous entrez manuellement un numéro, le prochain ODCE créé sera automatiquement incrémenté de un, en fonction de la valeur spécifiée.)
    • Révision.Ce champ indique le numéro de révision de l’ODCE. Lorsqu’un ODCE est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ODCE pourrait avoir plusieurs révisions en raison de la rétroaction d’un réviseur/approbateur. 
    • Titre. Ce champ sera automatiquement rempli avec le nom de l’événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez le statut actuel de l’ODCE (le statut par défaut sera réglé sur  En attente - En révision) :
      • Approuvé. L’ODCE a été approuvé. Les coûts sont inscrits dans le budget sous la rubrique « Coûts engagés ».
      • Ébauche. L’ODCE présente le statut Ébauche (c’est-à-dire qu’il doit encore faire l’objet de modifications) avant de pouvoir être soumis aux fins d’examen et d’approbation. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En révision. L’ODCE est actuellement en cours de révision par un approbateur. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas de prix. L’ODCE est en attente et il n’a pas de prix pour l’instant. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas en traitement : L’ODCE est en attente et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Tarification en cours : L’ODCE est en attente et actuellement en traitement de tarification. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Traitement.  L’ODCE est toujours en attente et la tâche est en cours d’achèvement. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé. L’ODCE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté.  L’ODCE a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais. L’ODCE n’entraîne pas de frais supplémentaires.
      • Remarque : Ces statuts reflètent le budget de la manière indiquée ci-dessus pour l’affichage de budget standard de Procore. Pour créer ou modifier des affichages, voir Configurer un nouvel affichage de budget.
    • Privé. Cochez cette case pour que seuls vous et les utilisateurs ayant un accès de niveau « Admin » aux ordres de changement puissent voir cet ordre de changement.
    • Raison du changement. Le champ de raison du changement sera rempli avec la raison du changement que vous avez sélectionnée dans l’événement de changement. Cependant, vous pouvez le modifier si nécessaire. Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, compensation, condition existante, somme à déduire, ou toute option personnalisée par l’administrateur de Procore. Configurez les configurations par défaut de la gestion des changements.
    • Méthode de comptabilité. Ce champ hérite de la méthode comptable qui a été spécifiée dans le contrat principal (par exemple, basée sur le montant). 
    • Date d’échéance. Indiquez la date d’échéance de l’ordre de changement.
    • Date de facturation. Entrez la date à laquelle l’ordre de changement a été facturé.
    • Date de paiement. Indiquez la date à laquelle l’ordre de changement a été payé. 
    • Réviseur désigné. Sélectionnez un utilisateur pour passer en revue l’ordre de changement. 
    • Demande reçue de. Sélectionnez dans le répertoire du projet l’utilisateur au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement potentiel. 
    • Description : Saisissez une description plus détaillée de l’ordre de changement.
    • Impact sur l’échéancier. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours qui seraient potentiellement ajoutés à l’échéancier actuel du projet si l’ODCE était approuvé.
    • Lieu. Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par l’[item]. Sélectionnez un lieu parmi les lieux prédéfinis, ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux à un item. Ce lieu peut être général comme le lieu du chantier au premier niveau ou spécifique comme l’endroit où l’entrepreneur travaillera au deuxième niveau sur le chantier.
    • Référence. Référencez tout autre outil, matériel, plan ou document qui sont liés à l’ordre de changement potentiel. 
    • Exécuté. Cochez cette case une fois que l’ordre de changement est terminé. 
    • Changement de chantier. Cochez cette case si l’ordre de changement est un changement de chantier. 
    • Payé en entier. Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Items de ligne d’événement de changement. Si votre projet est intégré à l’ERP, sélectionnez un item de ligne dans le menu déroulant de l’item de ligne associé. Si vous sélectionnez Nouvel item de ligne, un item de ligne de zéro (0) dollar sera ajouté à la VDC de l’engagement. Si votre projet n’est pas intégré à l’ERP, vous pouvez sauter cette étape et créer l’ODCE. 
    • Pièce jointe. Joignez toute documentation pertinente. Remarque : Si une demande de prix (DDP) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDP, l’outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter  ces pièces jointes aux nouveaux ordres de changement. Voir Configurer les paramètres avancés : Événements de changement.
  5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts pour l’ODCE sera créée à partir des items de ligne de l’événement de changement. Vous pouvez cliquer dans l’onglet Ventilation des coûts pour vérifier vos items de ligne. 

Voir aussi 

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