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Procore

Créer un ordre de changement à l’engagement (ODCE) à partir d’un événement de changement

Objectif

Créer un Ordre de changement à l’engagement (ODCE) à partir d’un événement de changement

Contexte

Dans Procore, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d'un projet de construction. Voir Qu'est-ce qu'un événement de changement? Une fois qu'un événement de changement est enregistré dans Procore, les équipes de projet ont la possibilité de créer une demande de prix (DDP) pour obtenir des devis des entrepreneurs responsables. Voir Créer des appels d'offres à partir d'un événement de changement.

Vous pouvez créer un ODCE pour un événement de changement avant ou après avoir répondu à la DDP associée ou l’avoir examinée. Toutefois, si vous attendez que la DDP ait été examinée et que son statut soit « En attente d’approbation finale », la ventilation des coûts des ODCE se remplit automatiquement avec les montants de la DDP pendant le processus de création de l’ODCE. Pour plus d’informations sur les statuts des DDP, voir Quels sont les différents statuts de DDP et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement?

Le processus que vous utilisez pour gérer les changements dans Procore dépend également de la configuration des niveaux d’ordre de changement d’engagement de votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d’ordre de changement?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs items de ligne d’événement de changement que vous souhaitez inclure dans l’ODCE.
    Remarque : Vous pouvez sélectionner des items de ligne parmi plusieurs événements de changement. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Filtre pour filtrer les résultats par fournisseur.
  3. Choisissez Actions en bloc > Créer un ODC à l’engagement.
    Remarque : La ventilation des coûts sera créée à partir des items de ligne de l’événement de changement.
  4. Entrez les informations suivantes :
    • Numéro. Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'ODCE déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un. Cependant, vous pouvez saisir manuellement un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : Si vous entrez manuellement un nombre, le prochain ODCE créé sera automatiquement incrémenté de un, en fonction de cette valeur spécifiée.)
    • Révision.Ce champ indique le numéro de révision de l’ODCE. Lorsqu’un ODCE est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ODCE pourrait avoir plusieurs révisions en raison de la rétroaction d’un réviseur/approbateur.
    • Titre. Ce champ sera automatiquement renseigné avec le nom de l'événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez l'état actuel de l'ODCE (le statut par défaut sera défini sur En attente de révision) :
      • Approuvé. L’ODCE a été approuvé. Les coûts sont inscrits dans le budget sous la rubrique « Coûts engagés ».
      • Ébauche. L’ODCE présente le statut Ébauche (c’est-à-dire qu’il doit encore faire l’objet de modifications) avant de pouvoir être soumis aux fins d’examen et d’approbation. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En cours de révision. L'ODCE est actuellement examiné par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas de prix. L’ODCE est en attente et il n’a pas de prix pour l’instant. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas en traitement. L'ODCE est en attente et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Tarification en cours : L’ODCE est en attente et actuellement en traitement de tarification. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Traitement.  L’ODCE est toujours en attente et la tâche est en cours d’achèvement. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé. L’ODCE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté.  L’ODCE a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais. Il n'y a pas de frais résultant de l'ODCE.
      • Remarque: Ces statuts reflètent le budget de la manière indiquée ci-dessus pour l’affichage de budget standard de Procore. Pour créer ou modifier des affichages, voir Configurer un nouvel affichage de budget.
    • Privé. Cochez cette case pour que seuls vous et les utilisateurs ayant un accès de niveau « Admin » aux ordres de changement puissent voir cet ordre de changement.
    • Raison pour le changement. Le champ de motif du changement sera rempli avec le motif du changement que vous avez sélectionné dans l'événement de changement ; Cependant, vous pouvez modifier si nécessaire. Sélectionnez la raison de l'ordre de changement potentiel : Demande du client, Développement de la conception, Indemnité, Condition existante, Facturation en retour ou toute option personnalisée par l'administrateur Procore. Définissez les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode de comptabilité. Ce champ hérite de la méthode comptable qui a été spécifiée dans le contrat principal (par exemple, basée sur le montant).
    • Date d'échéance. Saisissez la date d'échéance de la demande de changement.
    • Date de facturation. Saisissez la date à laquelle la demande de changement a été facturée.
    • Date de paiement. Saisissez la date à laquelle la demande de changement a été payée.
    • Réviseur désigné. Sélectionnez un utilisateur pour passer en revue l’ordre de changement. 
    • Demande reçue de. Sélectionnez dans le répertoire du projet l’utilisateur au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement potentiel. 
    • Description : Saisissez une description plus détaillée de l’ordre de changement.
    • Impact sur l’échéancier. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours qui seraient potentiellement ajoutés à l’échéancier actuel du projet si l’ODCE était approuvé.
    • Lieu  Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par [l'item]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou consultez Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. Ce lieu peut être aussi général que le lieu du chantier au premier niveau, ou aussi spécifique que le lieu sur le chantier où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Référence. Référencez tout autre outil, matériel, plan ou document qui sont liés à l’ordre de changement potentiel. 
    • Exécuté. Cochez cette case une fois que l’ordre de changement est terminé. 
    • Changement de chantier. Cochez cette case si l’ordre de changement est un changement de chantier. 
    • Payé en entier. Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Modifier les postes d'événement de changement. Si votre projet est intégré à ERP, sélectionnez un poste dans le menu déroulant du poste associé. Si vous sélectionnez Nouveau poste, un poste de zéro (0) dollar sera ajouté à la VDC de l'engagement. Si votre projet n'est pas intégré à l'ERP, vous pouvez ignorer cette action et créer l'ODCE.
    • Pièce jointe. Joignez toute documentation pertinente. Remarque : Si une demande de prix (DDP) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDP, l'outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter ces pièces jointes aux nouveaux ordres de changement. Voir Configurer les paramètres avancés : Événements de changement.
  5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts pour l’ODCE sera créée à partir des items de ligne de l’événement de changement. Vous pouvez cliquer dans l’onglet Ventilation des coûts pour vérifier vos items de ligne. 

 

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