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Procore

Importer un budget

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Objectif

Importer le budget d’un projet dans Procore. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise  :
    • Permission de niveau « Admin » dans l’outil Budget du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Budget du projet 
      Remarques : 
      • Les utilisateurs bénéficiant de permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » doivent obtenir les permissions granulaires « Créer et modifier le montant du budget initial » et « Importer le budget à partir d’un fichier ». Pour en savoir plus sur les permissions granulaires, voir Accorder des permissions granulaires dans un Modèle de permissions.
      • Les utilisateurs aux permissions « Lecture seule » ou « Standard » qui n’ont obtenu que la permission granulaire « Importer le budget à partir d’un fichier » peuvent consulter la boîte de dialogue « Importer le budget ». Toutefois, ils ne peuvent pas modifier le budget.
      • Les utilisateurs aux permissions « Lecture seule » ou « Standard » qui n’ont obtenu que la permission granulaire « Créer et modifier le montant du budget initial » ne sont pas autorisés à consulter la boîte de dialogue Importer le budget. Toutefois, ils ont la permission de modifier manuellement le budget.
  • Type de fichier d’importation pris en charge :
    • XLSX
  • Conditions préalables :
  • Informations supplémentaires :
    • Pour importer plusieurs postes avec le même code de coût, chaque poste DOIT avoir une affectation de type de coût différente. Par exemple :
      • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 30 000 $
      • 02-300 - Travaux de terrassement, L, 10 500 $
  • Restrictions :
    • Les fichiers Budget de Procore exportés ne sont PAS pris en charge. Les fichiers d’exportation CSV et PDF contiennent des colonnes de données supplémentaires et ne peuvent pas être utilisés pour réimporter un budget.
    • Codes budgétaires
 Conseil

Pour éviter de remplacer les valeurs dans le budget d’un projet, Procore vous recommande d’importer votre budget une fois. Si vous souhaitez importer une nouvelle version de votre budget, vous pouvez le faire. Cependant, il est important de garder les points suivants à l’esprit :

  • Tout poste ajouté à votre importation initiale sera ajouté. 
  • Toutes les modifications apportées aux valeurs du « budget initial » sur les postes existants sont remplacées.
  • Si vous souhaitez préserver les valeurs du « budget initial », assurez-vous que les valeurs du fichier d’importation mis à jour correspondent au fichier d’importation d’origine avant de l’importer dans Procore. 

Pour obtenir de l’aide pour une importation, envoyez un courriel à : imports@procore.com

Étapes

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.
  2. Si le budget est verrouillé, vous devez le déverrouiller. Voir Déverrouiller un budget et Déverrouiller un budget avec des modifications du budget.
  3. Sous Importation de budget, cliquez sur Télécharger le modèle Excel. 
     Remarques
    • Le système télécharge une copie du fichier budget.xlsx vers l’emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web. 
    • Ajoutez toujours le budget de votre projet dans le fichier de modèle fourni. 
    • Pour des raisons de compatibilité, nous vous recommandons fortement de n’utiliser que le modèle fourni (budget.xlsx) pour importer vos données budgétaires. Les colonnes du modèle d’importation de budget ne correspondent PAS aux colonnes du fichier d’exportation de budget généré avec les options de menu Exporter > CSV ou Exporter > PDF. Il est important de noter qu’il est impossible d’importer les fichiers d’exportation de budget dans l’outil Budget. 
  4. Avant de procéder à l’importation, il convient de prendre connaissance de cet avertissement important :
     Avertissement

    Le modèle d’importation de budget que vous avez téléchargé doit être utilisé pour l’importation. En outre, la disposition des colonnes et les en-têtes du modèle sont requis :

    • NE PAS renommer les en-têtes de colonne dans le modèle.
    • NE PAS ajouter, supprimer ou modifier l’ordre des colonnes de données dans le modèle.
    • Si vous avez besoin d’une unité de mesure qui n’est PAS incluse dans la liste déroulante des unités de mesure du modèle, contactez l’administrateur Procore de votre compagnie qui dispose des permissions appropriées pour ajouter des unités de mesure à la liste principale des unités de mesure. Voir Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
    • Si vous prévoyez d’importer des items de ligne budgétaires avec des codes de coût, ces codes doivent correspondre exactement aux codes de coût de l’outil Admin du projet (voir Ajouter et modifier des codes de coût de projet). Vous devez également définir des types de coût par défaut et veiller à ce que chaque code de coût soit associé à au moins un type de coût. Voir Affecter des types de coût par défaut aux codes de coût. Cela vous permet de créer des codes budgétaires lors de l’ajout d’items de ligne. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire?
    • Si vous remplissez le fichier de modèle manuellement, vous n’avez PAS besoin de supprimer les lignes de données inutilisées.
    • Il n’est pas nécessaire de supprimer les items de ligne lorsque les champs Type de coût et Montant du budget sont vides. Si vous laissez ces lignes dans le modèle, Procore n’importera pas de données ni ne créera d’items dans votre budget pour ces lignes.

  5. Remplissez le fichier de modèle avec les données budgétaires suivantes :

    • Code de coût. Entrez le numéro du code de coût dans le format suivant : « Code de division » (par exemple, 02-200).

    • Description. Saisissez la description du code de coût (par exemple, préparation du chantier, démolition, etc.).

    • Type de coût. Entrez l’abréviation du type de coût (p. ex., L = main-d’œuvre, E= Équipement, M = matériaux, etc.). Vous devez utiliser l’une des abréviations prises en charge dans la liste définie pour votre compagnie dans l’outil Admin de la compagnie. Voir Définir des types de coût par défaut et Quels sont les types de coût par défaut de Procore?

  6. Mettez à jour les informations relatives aux unités dans le modèle (pour plus de détails, voir Comment ajouter des détails d’item de ligne basés sur les unités dans le modèle d’importation de budget?) :

    uom-drop-down.png

    • Calcul manuel. Entrez vrai ou faux :

      • Entrez vrai si vous souhaitez saisir manuellement le montant du budget, ce qui remplace le calcul automatique du système.

      • Entrez faux si vous voulez que le système calcule automatiquement le montant du budget en fonction de vos entrées Quantité unitaire, Unité de mesure et Coût unitaire. 

    • Qté unitaire. Entrez une valeur numérique dans cette case pour indiquer le nombre d’unités qui correspondent à l’unité de mesure que vous spécifiez.
    • Unité de mesure (UOM). Sélectionnez l’unité de mesure correcte pour chaque item de ligne en utilisant la liste déroulante du modèle. Ces sélections correspondent à la liste principale des unités de mesure de votre entreprise. Pour qu’une unité soit disponible dans la liste déroulante, votre administrateur Procore doit mettre à jour la liste principale des unités de mesure avant que vous ne téléchargiez une copie du modèle. Pour plus d’informations, voir Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore? et Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
    • Coût unitaire. Inscrivez le coût monétaire dans cette case pour indiquer le coût par unité de mesure.
    • Budget initial. Inscrivez le montant total du nouvel item de ligne. N’entrez pas de virgules et/ou de symboles de devise dans ce champ.

  7. Enregistrez vos modifications dans le fichier.
    Important! Enregistrez toujours le fichier sous format Excel Workbook (.xlsx). 

  8. Retournez à l’outil Budget de votre projet.

  9. Dans la zone Budget d’importation, cliquez sur Choisir un fichier. 

  10. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez votre fichier. Cliquez ensuite sur Ouvrir. 

  11. Lorsque le nom du fichier s’affiche à côté du bouton « Choisir un fichier », cliquez sur Importer.

    import-budget-excel-2.png

  12. Vérifiez l’importation et vérifiez que tous les items de votre budget ont été correctement importés.
  13. (Facultatif) Ajoutez des items de ligne budgétaires supplémentaires, au besoin.
  14. Une fois que vous êtes satisfait de votre budget, cliquez sur le bouton Verrouiller le budget pour verrouiller votre budget. (Important! Une fois qu’un budget est verrouillé, vous ne pouvez plus modifier les montants du « Budget initial »).

    REMARQUE : Lorsque l’onglet Budget est actif, l’onglet Rapports sera affiché différemment
    -  Le projet ne disposera plus du Rapport de prévision budgétaire ni du Rapport sommaire du budget
    + Le projet bénéficiera du Rapport sur les modifications budgétaires et du Rapport détaillé sur le budget
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