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Procore

Importer un budget

Objectif

Importer le budget d’un projet dans Procore. 

Contexte

Lors de la configuration de votre budget dans un nouveau projet Procore, vous avez la possibilité d'ajouter les postes manuellement (voir Ajouter un poste budgétaire) ou d'utiliser les étapes ci-dessous pour importer vos données.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule  » ou « Standard » dans l'outil Budget du projet avec les permissions granulaires « Importer le budget à partir du fichier » et « Créer et modifier le montant du budget d'origine » activées dans votre modèle de permissions
      Remarques
      • Si un utilisateur disposant des permissions « Lecture seule » ou « Standard » dispose uniquement de la permission granulaire « Importer le budget à partir du fichier », il ne peut importer qu'un budget. Il ne peut pas créer ou modifier manuellement le budget.
      • Si un utilisateur disposant de permissions « Lecture seule » ou « Standard » dispose uniquement de la permission granulaire « Créer et modifier le montant du budget d'origine », il ne peut créer ou modifier un budget que manuellement. Il ne peut pas importer un budget.
  • Type de fichier d’importation pris en charge :
    • XLSX
  • Information supplémentaire :
    • Pour importer plusieurs postes avec le même code de coût, chaque poste DOIT avoir une affectation de type de coût différente. Par exemple :
      • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 30 000 $
      • 02-300 - Travaux de terrassement, L, 10 500 $
  • Restrictions :
    • Les fichiers Budget de Procore exportés ne sont PAS pris en charge. Les fichiers d’exportation CSV et PDF contiennent des colonnes de données supplémentaires et ne peuvent pas être utilisés pour réimporter un budget.
    • Codes budgétaires
 Conseil

Pour éviter d'écraser les valeurs du budget d'un projet, Procore recommande d'importer votre budget une seule fois. Vous pouvez, si vous le souhaitez, importer une nouvelle version de votre budget. Cependant, il est important de garder ces points à l'esprit :

  • Tout poste ajouté à votre importation initiale sera ajouté. 
  • Toutes les modifications apportées aux valeurs du « budget initial » sur les postes existants sont remplacées.
  • Si vous souhaitez préserver les valeurs du « budget initial », assurez-vous que les valeurs du fichier d’importation mis à jour correspondent au fichier d’importation d’origine avant de l’importer dans Procore. 

Pour obtenir de l'aide sur une importation, envoyez un courriel à : support@procore.com

Étapes

Téléchargez le modèle d'importation de budget

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.
  2. Débloquez le budget du projet. Voir Débloque un budget et Débloquer un budget avec des modifications de budget.
  3. Sous Importation de budget, cliquez sur Télécharger le modèle Excel
    Remarques
    • Le système télécharge une copie du fichier budget.xlsx vers l’emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web. 
    • Ajoutez toujours le budget de votre projet dans le fichier de modèle fourni. 
    • Pour des raisons de compatibilité, nous vous recommandons fortement de n’utiliser que le modèle fourni (budget.xlsx) pour importer vos données budgétaires. Les colonnes du modèle d’importation de budget ne correspondent PAS aux colonnes du fichier d’exportation de budget généré avec les options de menu Exporter > CSV ou Exporter > PDF. Il est important de noter qu’il est impossible d’importer les fichiers d’exportation de budget dans l’outil Budget. 
  4. Avant de procéder à l’importation, il convient de prendre connaissance de cet avertissement important :
     Avertissement

    Le modèle d’importation de budget que vous avez téléchargé doit être utilisé pour l’importation. En outre, la disposition des colonnes et les en-têtes du modèle sont requis :

    • NE PAS renommer les en-têtes de colonne dans le modèle.
    • NE PAS ajouter, supprimer ou modifier l’ordre des colonnes de données dans le modèle.
    • Si vous avez besoin d’une unité de mesure qui n’est PAS incluse dans la liste déroulante des unités de mesure du modèle, contactez l’administrateur Procore de votre compagnie qui dispose des permissions appropriées pour ajouter des unités de mesure à la liste principale des unités de mesure. Voir Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
    • Si vous prévoyez d’importer des postes budgétaires avec des codes de coût, ces codes doivent correspondre exactement aux codes de coût de l’outil Admin du projet (voir Ajouter et modifier des codes de coûts de projet). Vous devez également définir des types de coûts par défaut et  veiller à ce que chaque code de coût soit associé à au moins un type de coût. Voir Affecter des types de coûts par défaut aux codes de coûtsAffecter des types de coûts par défaut aux codes de coûts. Cela vous permet de créer des codes budgétaires lors de l’ajout de postes. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire?
    • Si vous remplissez le fichier de modèle manuellement, vous n’avez PAS besoin de supprimer les lignes de données inutilisées.
    • Il n'est pas nécessaire de supprimer les postes inutiles dont les champs Type de coût et Montant du budget sont vides. Si vous laissez ces lignes dans le modèle, Procore n'importera pas les données et ne créera pas d'items dans votre budget pour ces lignes.

Mettre à jour la feuille de travail « Postes budgétaires »

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le fichier budget.xlsx téléchargé dans Microsoft Excel.
  2. Cliquez sur la feuille de calcul Postes budgétaires.
  3. Saisissez vos données de poste budgétaire sur chaque ligne comme suit :
    • Code de sous-projet. Cette colonne apparaît uniquement lorsque la fonction de sous-projet est activée dans Procore (voir Activer les sous-projets). Entrez le code du sous-projet. Pour savoir comment ajouter des codes de sous-projet dans Procore, voir Ajouter un sous-projet à un projet Procore.
    • Code de coût. Saisissez le numéro de code de coût dans le format suivant : « Code de division » (par exemple, 02-200).
    • Description. Saisissez la description du code de coût. Par exemple, préparation du site, démolition du site, etc.
    • Type de coût. Saisissez l'abréviation du type de coût. Par exemple, T = Travail, E = Équipement, M = Matériaux, etc.
      Remarque
  4. Mettez à jour les informations relatives aux unités dans le modèle  (pour plus de détails, voir Comment ajouter des détails de poste basés sur les unités dans le modèle d’importation de budget?) comme suit :

    uom-drop-down.png
     
    • Calcul manuel. Entrez vrai ou faux :
      • Tapez vrai si vous souhaitez saisir manuellement le montant du budget, qui remplace le calcul automatique du système.
      • Entrez faux si vous souhaitez que le système calcule automatiquement le montant du montant budgétaire en fonction de vos entrées de quantité unitaire, unité de mesure et coût unitaire.
    • Qté unitaire. Entrez une valeur numérique dans cette case pour indiquer le nombre d'unités qui correspondent à l'unité de mesure que vous spécifiez.
    • Unité de mesure (UdM). Sélectionnez l'unité de mesure appropriée pour chaque poste à l'aide de la liste déroulante du modèle. Ces sélections correspondent à la liste principale d'UdM de votre compagnie. Pour qu'une unité soit disponible dans la liste déroulante, votre administrateur Procore doit mettre à jour la liste principale des UdM avant de télécharger une copie du modèle. Pour plus d'informations, voir Quelles unités de mesure (UdM) sont incluses dans la liste principale de Procore? et Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
    • Coût unitaire. Entrez le coût monétaire dans cette case pour indiquer le coût par unité de mesure.
    • Budget d'origine. Entez le montant total du nouveau poste. N'entrez pas de virgules et/ou de symboles de devise dans ce champ.
  5. Enregistrez vos modifications. Choisissez toujours le format de fichier Excel Workbook (.xlsx) lors de l'enregistrement de vos données. 

Facultatif : Mettez à jour la feuille de calcul « Quantités de production budgétées »

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le fichier budget.xlsx téléchargé dans Microsoft Excel.
  2. Cliquez sur la feuille de calcul Quantités de production budgétées.
  3. Saisissez les données de poste des quantités de production de votre budget (voir Que sont les « quantités de production? ») sur chaque ligne comme suit :
    • Code de coût. Entrez le numéro de code de coût dans le format suivant : « Code de division » (par exemple, 02-200).
    • Description. Entrez la description du code de coût. Par exemple, préparation du site, démolition du site, etc.
    • Qté de production. Entrez une valeur numérique dans cette zone pour indiquer la quantité de production budgétisée qui correspond à l'UdM que vous spécifiez.
    • UdM. Sélectionnez l'unité de mesure appropriée pour chaque poste à l'aide de la liste déroulante du modèle. Ces sélections correspondent à la liste principale UdM de votre compagnie. Pour qu'une unité soit disponible dans la liste déroulante, votre administrateur Procore doit mettre à jour la liste principale des UdM avant de télécharger une copie du modèle. Pour plus d'informations, voir Quelles unités de mesure (UdM) sont incluses dans la liste principale de Procore? et Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
  4. Enregistrez vos modifications. Choisissez toujours le format de fichier Excel Workbook (.xlsx) lors de l'enregistrement de vos données.

Importer les données du modèle de budget

  1. Retournez à l’outil Budget de votre projet.
  2. Sous Importer le budget, cliquez sur Choisir un fichier.
    Remarque : la zone « Importer le budget » apparaît uniquement lorsque le budget est déverrouillé. Voir Déverrouiller un budget.
  3. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez votre fichier. Cliquez ensuite sur Ouvrir.
  4. Lorsque le nom du fichier apparaît à côté du bouton « Choisir un fichier », cliquez sur Importer.

    import-budget-excel-2.png
  5. Examinez les données importées dans l'outil Budget du projet pour vérifier que les données de poste ont été importées comme prévu.
  6. Facultatif : Si vous souhaitez modifier vos postes budgétaires, vous avez les choix suivants :
  7. Une fois que vous êtes satisfait de votre budget, cliquez sur le bouton Verrouiller le budget.
    Remarques
    • Lorsque vous verrouillez le budget, les utilisateurs ne peuvent plus modifier les montants du « Budget d'origine ».
    • Lorsque l'onglet Budget est actif, l'onglet Rapports apparaît différemment :
      • Le projet ne disposera plus du Rapport de prévision budgétaire ni du Rapport sommaire du budget
      • Le projet obtiendra le rapport Modifications budgétaires et le rapport détaillé du budget

 

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