Afficher un dossier d’appel d’offres
Objectif
Afficher un dossier d’appel d’offres dans l’outil Appel d’offres du projet.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d’offres du projet.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Appel d'offres du projet et ajoutées au groupe CC d'appel d'offres.
- Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d’offres du projet.
Vidéo
À propos de votre dossier d'appel d'offres Procore
Lorsque vous créez un dossier d'appel d' dossier d'appel d'offre dans Procore, vos informations d'appel d'offres seront accessibles dans l'outil Appel d' offres du projet et l'outil Salle de planification de planification de votre compagnie. Lorsque vous cliquez sur un dossier d'appel d' dossier d'appel d'offre, il y a six (6) onglets qui vous aident à suivre et à organiser l'activité et les informations sur votre dossier d'appel d'offre:
- Aperçu
- Des dossiers
- Soumissionnaires
- Correspondance
- Télécharger le registre
- Historique des modifications
Aperçu
Les informations générales sur votre dossier d'appel d'offres sont stockées sous l'onglet Aperçu, qui comprend le titre, les dates importantes, les préférences du dossier d'appel d'offres, ainsi que les informations incluses dans le courriel d'invitation à soumissionner.
Les actions suivantes peuvent être effectuées à partir de cet onglet :
Fichiers
Vous pouvez afficher, modifier et exporter les fichiers joints au dossier d'appel d' dossier d'appel d'offre. Voir Mettre à jour les fichiers d'appel d'offres pour plus d'informations.
Soumissionnaires
Vous pouvez afficher des informations sur les soumissionnaires potentiels du dossier dans l'onglet Soumissionnaires. Cela comprend les éléments suivants :
- Nom de la compagnie : Le nom de chaque compagnie qui peut être invitée à soumissionner sur ce dossier d'appel d'offres spécifique.
- Liste des destinataires : La personne spécifique de l'entreprise soumissionnaire à qui le courriel d'invitation a été envoyé.
- Coordonnées de l'entreprise : Le numéro de téléphone de chaque entreprise qui peut être invitée à soumissionner sur ce dossier d'appel d'offres spécifique.
- Dernière activité : L'activité la plus récente du soumissionnaire est répertoriée.
Remarque : Si vous cliquez dans la case Dernière activité, l'activité complète du soumissionnaire peut être affichée. - Invitation à soumissionner dernière envoyée : Horodatage du moment où le courriel invitation pour soumissionner a été envoyé au contact de la compagnie soumissionnaire.
Note: « s.o. » sera affiché si le courriel invitation pour soumissionner n’a pas été envoyé à la compagnie d’appel d’offres. - Intention de soumissionner : Indique le intention de la compagnie soumissionnaire à soumissionner sur le projet. Les soumissionnaires peuvent déclarer leurs intentions directement dans le courriel invitation pour soumissionner.
Note: Si un soumissionnaire a déclaré un intention à soumissionner, vous souhaiterez peut-être lui envoyer un courriel de rappel pour soumettre sa soumission menant à la date limite de soumission. - Statut de la soumission : Indique si le soumissionnaire a ou non soumis une soumission avec succès.
- Montant de l'appel d'offres : Le montant total de l'appel d'offres. Si vous avez sélectionné « Soumission à l'aveugle » pour la configuration du dossier d'appel d'offres, les montants des soumissions seront masqués jusqu'à ce que la date limite des soumissions soit passée.
- Codes de coût : Les codes de coût associé à chaque compagnie.
- Métiers : Les métiers associés à chaque compagnie.
- Remarque : Toute information pertinente sur chaque entreprise.
Gérez vos soumissionnaires en effectuant les actions suivantes :
- Exportez les informations du dossier d'appel d'offres, qui comprennent également des informations sur la compagnie, vers un fichier PDF en cliquant sur l'icône PDF.
- Supprimez la compagnie de la liste d'appel d'offres uniquement si la compagnie n'a pas reçu de courriel d'invitation. Cliquez sur le X pour supprimer la compagnie de la liste d'appel d'offres.
- Si vous avez ajouté à votre dossier d'appel d'offres des soumissionnaires que vous n'avez pas invités à soumissionner, une bannière bleue apparaîtra en haut de la liste d'appel d'offres pour vous rappeler le nombre d'invitations en attente qui n'ont pas encore été envoyées.
Remarque : Vous pouvez voir quels soumissionnaires n'ont pas encore été invités en voyant ceux qui ont le bouton Inviter dans leur rangée par opposition à un bouton Réinviter . Vous pouvez également inviter et réinviter individuellement vos soumissionnaires en cliquant sur ces boutons. - Recherchez des soumissionnaires en cliquant sur Ajouter des soumissionnaires bouton. Voir Rechercher et filtrer les compagnies à ajouter à un formulaire d'appel d'offres pour plus d'informations.
- Renvoyez les invitations à soumissionner à tous vos soumissionnaires précédemment invités en cliquant sur Renvoyer les invitations. Voir Renvoyer les invitations à soumissionner.
Remarque : Ce bouton n'enverra pas de courriel aux soumissionnaires qui n'ont pas encore été invités. - Supprimez le dossier d'appel d' dossier d'appel d'offre en cliquant sur le bouton Supprimer le dossier d'appel d' offres dans le points de suspension verticaux (⋮). Voir Supprimer un dossier d'appel d'offres pour plus d'informations.
Options de filtrage, de recherche et de regroupement
Si vous avez une longue liste de soumissionnaires avec plus d'un métier, une intention de soumissionner et/ou un statut de soumission, vous pouvez filtrer et rechercher dans votre liste d'appel d'offres. Ceci est également utile si vous avez une liste d'appels d'offres plus petite, mais que vous souhaitez voir si vous disposez d'une couverture d'appel d'offres suffisante pour chaque métier du dossier d'appel d'offre. Voir Filtrer et trier les informations sur les soumissions.
Configurer les colonnes
Vous pouvez configurer les colonnes de votre liste d'appels d'offres pour sélectionner les colonnes que vous souhaitez afficher et masquer. Vous pouvez également réorganiser les colonnes dans votre liste d'appels d'offres ou réinitialiser pour afficher les colonnes par défaut dans la liste d'appels d'offres. Voir Personnaliser l'affichage des colonnes dans l'outil Appel d'offres pour plus d'informations
Effectuer des actions en bloc
Important
Il n'y a actuellement aucune fonctionnalité « Actions en bloc » dans les projets mis à jour vers Expérience améliorée de la gestion des appels d'offres, mais vous pouvez toujours envoyer une nouvelle correspondance et des invitations à tous les soumissionnaires invités en même temps. Voir Renvoyer les invitations à soumissionner et envoyer une nouvelle correspondance dans l'outil Appel d'offres.Si vous souhaitez effectuer la même action pour un groupe de soumissionnaires, vous pouvez effectuer des actions groupées pour gagner du temps. Voir Envoyer des correspondances en bloc et Inviter des soumissionnaires en bloc pour plus d'informations.
Correspondance
Gérez tout ajout (appelé correspondance) lié à ce dossier d'appel d' dossier d'appel d'offre à partir de cet onglet. Vous pouvez envoyer une nouvelle correspondance, ainsi qu'afficher des correspondances plus anciennes et y répondre. Voir Envoyer une nouvelle correspondance dans l'outil Appel d'offres.
Registre de téléchargement
Utilisez le registre de téléchargement pour suivre le téléchargement des documents d'appel d'offres. Chaque fois qu'un soumissionnaire télécharge des documents d'appel d'offres, ces derniers seront stockés dans cette liste comme référence utile. Par exemple, si vous avez apporté des modifications aux documents d'un dossier d'appel d'offres, vous pouvez utiliser le registre de téléchargement pour déterminer qui a pu télécharger une version obsolète. Si un soumissionnaire a déclaré son intention de soumissionner mais n'a pas encore téléchargé les documents d'appel d'offres, vous pouvez envoyer un rappel à télécharger les documents. En règle générale, les soumissionnaires n'enverront pas une soumission à temps s'ils n'ont pas téléchargé tous les documents d'appel d'offres à un moment antérieur.
Historique des modifications
Ce registre suit toutes les modifications apportées aux informations du dossier d'appel d'offre sur l'onglet Aperçu, y compris le moment où le dossier a été créé, les changements de titre, les changements de date, etc. ainsi que montre qui a effectué chaque modification.