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Procore

Outil Appel d'offres

Aperçu

L'outil Appel d'offres de Procore au niveau du projet vous permet de solliciter des soumissions auprès des fournisseurs stockés dans votre outil Répertoire au niveau de la compagnie. Avec l'outil Appel d'offres, vous pouvez créer des dossiers d'appel d'offres pour vos projets et envoyer des invitations par courriel à vos fournisseurs. Le courriel peut inclure vos documents d'appels d'offres dans un paquet téléchargé, ou bien les fournisseurs peuvent se connecter à Procore pour afficher les informations de l'offre. Les fournisseurs peuvent également utiliser l'outil pour soumettre des offres en utilisant des sommes forfaitaires, des ventilations au niveau du code de coût et même des ventilations au niveau de l'unité ou de la quantité.

Caractéristiques

  • Créez des dossiers d'appel d'offres de projet qui incluent des programmes, des devis, des PDF et d'autres fichiers pertinents.
  • Connectez-vous à Procore en tant que fournisseur pour soumettre des appels d'offres pour un projet.
  • Suivez le statut des soumissions de vos fournisseurs et comparez-les côte à côte par code de coût.
  • Utilisez les puissantes fonctionnalités de recherche et de filtrage de Procore pour localiser rapidement des offres spécifiques.

Pratiques exemplaires

  1. Assurez-vous que le projet est en phase d'appel d'offres sur l'outil d'administration du projet ou que l'étape personnalisée est définie comme une phase d'appel d'offres.
  2. Assurez-vous que la date d'échéance de l'offre est correcte. Si vous recevez l'autorisation de prolonger l'offre, vous devrez modifier la date d'échéance de l'offre pour refléter cela; Sinon, les soumissionnaires pourraient ne pas être en mesure de saisir leurs montants s'ils tentent de saisir leurs devis après la date d'échéance de l'offre initiale.
  3. N'ajoutez pas de soumissionnaires à l'outil Répertoire du projet. Ajoutez ces vendeurs à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  4. Ne mettez pas les documents de soumission dans un dossier verrouillé ou privé ; vous ne pouvez pas ajouter de dossiers verrouillés ou privés à un dossier d'appel d'offres.
  5. Assurez-vous de ne pas joindre un dossier vide à un dossier de candidature. Si vous ajoutez un dossier vide à votre dossier de candidature, les soumissionnaires verront un écran blanc lors du téléchargement.
  6. Vous ne pouvez pas ajouter un fichier spécifique indépendant d'un dossier à un dossier d'appel d'offres, vous devez joindre le dossier entier.
  7. Assurez-vous d'avoir sélectionné au moins un destinataire individuel de chaque société de candidature invitée. Si vous pouvez inviter plus d'un, encore mieux - de cette façon, au cas où un invité serait en vacances, l'entreprise sait toujours qu'il est invité et peut répondre en conséquence.
  8. Construisez votre répertoire au niveau de la compagnie, établi à l'avance, autant que possible en procédant comme suit :
    • Attribuez des métiers à chaque fournisseur pour vous aider à rechercher des soumissionnaires.
    • Choisissez les invités par défaut afin qu'ils s'affichent automatiquement lorsque vous souhaitez envoyer votre dossier d'enchères.
  9. Lorsque vous joignez un dossier à votre dossier d’enchères, gardez à l’esprit que Procore est limité à 255 caractères, ce qui comprend les noms de fichiers et de dossiers.
  10. Vous trouverez ci-dessous un exemple de structure de dossiers que vous pouvez répliquer pour vos documents d'appel d'offres. Dans cette structure, si vous ajoutez un Addendum mis à jour au sous-dossier 04 Correspondance et Addenda, vous pouvez envoyer une correspondance avec les dossiers mis à jour.

    Exemple de structure de fichier :
    01 Documents de soumission

    • 01 - Exigences d'assurance de RFP, modèle de certificat d'assurance, etc. (téléverser des PDF individuels pour chacun de ces documents dans ce sous-dossier)

    • 02 - Dessins (et joignez un PDF compilé de vos dessins de soumission, ou un PDF compilé par discipline, de sorte que le sous-dossier puisse contenir des PDF individuels pour les architectures, les civiles, les structures, les installations électriques, les mécaniques, etc.)

    • 03 - Devis (et joignez un PDF compilé pour vos devis de soumission)

    • 04 - Correspondance et addenda

  11. Cochez la case « Autoriser les soumissionnaires à ajouter des postes supplémentaires à leurs document d'appel d'offres » afin que les soumissionnaires puissent ajouter un code de coût et enchérir sur une portée supplémentaire qui ne leur a pas été attribuée. De plus, si vous n'avez pas de codes de coût dans le sous-onglet Informations sur le soumissionnaire de la compagnie, ou si vous avez oublié de les inviter à soumissionner sur des codes de coût spécifiques au projet, ils peuvent toujours saisir une valeur en dollars. Cela vous permettra également de trier la liste des offres par code de coût, une fois les invitations envoyées et reçues.

  12. Vous disposez de deux options principales lors de la création d'un dossier d'enchères. Le tableau ci-dessous répertorie les deux options ainsi que les avantages et les inconvénients de chacune.

 

Options Les avantages Les inconvénients
Option 1: envoyer un dossier d'enchères

Envoyer un dossier d'appel d'offres englobant tous les métiers, tout en envoyant tous les documents à tous les soumissionnaires (cette option n'est peut-être pas la meilleure pour tout le monde). Vous ne pouvez joindre qu'un seul dossier de l'outil Documents à un dossier d'appel d'offres, mais ce dossier peut avoir plusieurs sous-dossiers.

  • La configuration la plus rapide
  • Vous n'avez pas à vous inquiéter s'il manque un plan, un détail, une section de devis, des directives, etc.
  • Lorsque vous apportez des modifications au dossier d'appel d'offres, vous ne devez effectuer ces modifications qu'une seule fois.
  • Les soumissionnaires devront peut-être télécharger plus de documents que nécessaire.
Option 2: envoyer plusieurs lots d'enchères

Envoyez plusieurs dossier d'appel d'offres par métiers ou codes de coûts.

  • Les soumissionnaires obtiennent uniquement les documents dont ils ont besoin, au lieu d'avoir à télécharger tous les documents associés au projet.
  • Puisque tout est séparé par métier, il est beaucoup plus facile d'examiner la couverture.
  • Nécessite plus de travail de configuration, car vous devrez séparer les documents et configurer plusieurs packages.
  • En cas de modification du package d'enchères (par exemple, une extension de date d'échéance), vous devrez apporter ces modifications à chaque package individuel.

Démarrage

 

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