Outil Appel d'offres

Aperçu

L'outil Appel d'offres de Procore au niveau du projet vous permet de solliciter des soumissions auprès des fournisseurs stockés dans votre outil Répertoire au niveau de la compagnie. Avec l'outil Appel d'offres, vous pouvez créer des dossiers d'appel d'offres pour vos projets et envoyer des invitations par courriel à vos fournisseurs. Le courriel peut inclure vos documents d'appels d'offres dans un paquet téléchargé, ou bien les fournisseurs peuvent se connecter à Procore pour afficher les informations de l'offre. Les fournisseurs peuvent également utiliser l'outil pour soumettre des offres en utilisant des sommes forfaitaires, des ventilations au niveau du code de coût et même des ventilations au niveau de l'unité ou de la quantité.

Caractéristiques

• Créez des dossiers d'appel d'offres de projet qui incluent des programmes, des devis, des PDF et d'autres fichiers pertinents.
• Connectez-vous à Procore en tant que fournisseur pour soumettre des soumissions pour un projet.
• Suivez l'état des soumissions de vos fournisseurs et comparez-les côte à côte par code de coût.
• Utilisez les puissantes capacités de recherche et de filtrage de Procore pour localiser rapidement des appels d'offres spécifiques.

Meilleures pratiques

1. Assurez-vous que le projet est à l'étape d'appel d'offres sur l'outil Administration du projet ou que l'étape personnalisée est définie comme une étape d'appel d'offres.
2. Assurez-vous que la date d'échéance de l'appel d'offres est correcte. Si vous recevez l'autorisation de prolonger l'appel d'offres, vous devrez modifier la date d'échéance de l'appel d'offres pour refléter cela ; sinon, les soumissionnaires pourraient ne pas être en mesure de saisir leurs montants s'ils tentent de saisir leurs devis après la date d'échéance initiale de l'appel d'offres.
3. N'ajoutez pas de soumissionnaires à l'outil Répertoire du projet. Ajoutez ces vendeurs à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
4. Ne mettez pas les documents de soumission dans un dossier verrouillé ou privé ; vous ne pouvez pas ajouter de dossiers verrouillés ou privés à un dossier d'appel d'offres.
5. Assurez-vous de ne pas joindre de dossier vide à un dossier d'appel d'offres. Si vous ajoutez un dossier vide à votre appel d'offres, les soumissionnaires verront un écran blanc lors du téléchargement.
6. Vous ne pouvez pas ajouter un fichier spécifique indépendant d'un dossier à un dossier d'appel d'offres, vous devez joindre le dossier entier.
7. Assurez-vous d'avoir sélectionné au moins un destinataire pour chaque entreprise invitée. Si vous pouvez en inviter plusieurs, c'est encore mieux - de cette façon, si un invité est en vacances, l'entreprise sait toujours qu'elle est invitée et peut répondre en conséquence.
8. Construisez votre répertoire au niveau de la compagnie, établi à l'avance, autant que possible en procédant comme suit :
   • Attribuez des métiers à chaque fournisseur pour vous aider à rechercher des soumissionnaires.
   • Choisissez les invités par défaut pour les appels d'offres afin qu'elles se remplissent automatiquement lorsque vous souhaitez envoyer votre dossier d'appel d'offres.
9. Lorsque vous joignez un dossier à votre dossier d'appel d'offres, gardez à l'esprit que Procore est limité à 255 caractères, ce qui inclut les noms de fichiers et les noms de dossiers.

10. Vous trouverez ci-dessous un exemple de structure de dossiers que vous pouvez copier pour vos documents d'appel d'offres. Dans cette structure, si vous ajoutez un Addendum mis à jour au sous-dossier 04 Correspondance et Addenda, vous pouvez envoyer une correspondance avec les dossiers mis à jour.
    
    Exemple de structure de fichier :
    01 Documents de soumission

    • 01 - Exigences relatives aux demandes de paiement d'assurance, modèle de certificat d'assurance, etc. (télécharger des PDF individuels pour chacun de ces documents dans ce sous-dossier)

    • 02 - Plans (et joignez un PDF compilé de vos plans de soumission, ou un PDF compilé par discipline, de sorte que le sous-dossier puisse contenir des PDF individuels pour les architectures, les civiles, les structures, les installations électriques, les mécaniques, etc.)

    • 03 - Devis (et joignez un PDF compilé pour vos devis de soumission)

    • 04 - Correspondance et addenda
      

11. Cochez la case « Autoriser les soumissionnaires à ajouter des postes supplémentaires à leurs document d'appel d'offres » afin que les soumissionnaires puissent ajouter un code de coût et enchérir sur une portée supplémentaire qui ne leur a pas été attribuée. De plus, si vous n'avez pas de codes de coût dans le sous-onglet Informations sur le soumissionnaire de la compagnie, ou si vous avez oublié de les inviter à soumissionner sur des codes de coût spécifiques au projet, ils peuvent toujours saisir une valeur en dollars. Cela vous permettra également de trier la liste des offres par code de coût, une fois les invitations envoyées et reçues.

12. Vous avez deux options principales lors de la création d'un dossier d'appel d'offres. Le tableau ci-dessous indique les deux options ainsi que les avantages et les inconvénients de chacune.

Démarrage

• Créer un dossier d’appel d’offres
• Rechercher et inviter des soumissionnaires
• Envoyer une nouvelle correspondance dans l'onglet Appel d'offres