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Procore

Guide de transition Flux de travail 2.0

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Résumé

Ce guide s'adresse à tous ceux qui recherchent une assistance guidée pour la transition des flux de travail hérités de Procore créés par Custom Solutions vers la version bêta des flux de travail libre-service 2.0. Ce guide décrira et fera référence au matériel à considérer et à réviser ainsi que les mesures appropriées à prendre pour réussir la transition. 

Éléments à considérer

Workflows 2.0 est une expérience d'application qui se connecte à plusieurs outils, notamment les engagements, les contrats principaux, les ordres de changement, la facturation des sous-traitants, etc. Workflows 2.0 met le pouvoir de créer des modèles de flux de travail personnalisés entre les mains de l'utilisateur. 

Workflows 2.0 n'a actuellement pas une parité complète des fonctionnalités avec les flux de travail hérités. Cependant, Workflows 2.0 a des capacités que les flux de travail hérités n'ont pas. L'article suivant décrit les différences entre les deux. Toute personne utilisant des flux de travail hérités (flux de travail créés par Procore Custom Solutions) doit examiner les documents suivants avant de demander la transition vers les flux de travail 2.0. Voir Quelles sont les différences entre les flux de travail hérités et libre-service?

Rappels spécifiques à l'outil pour les items « à mi-vol »

  • Facturation des sous-traitants, engagements, contrats principaux: Suivez toutes les étapes ci-dessous, notamment la création de votre flux de travail libre-service, l'attribution à tous les projets actifs, le marquage comme flux de travail par défaut de l'outil et la configuration au niveau du projet. 
  •  Facturation des sous-traitants - Seuls « Approuvé » et « Approuvé comme noté » sont considérés comme des statuts « Terminé » pour la transition. Tous les autres statuts de facturation des sous-traitants seront considérés comme « à mi-parcours », ce qui déclenchera le redémarrage du flux de travail lors de la sélection du bouton de mise à jour dans la page des paramètres de configuration de l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie.

Quelles étapes dois-je suivre avant de faire la transition de mes flux de travail :

Procore recommande de suivre les étapes suivantes dans l'ordre :
Remarque : Les solutions personnalisées ne facilitent pas la transition sans l'achat de services d'administration à distance.

  1. Créer un modèle de flux de travail personnalisé.

  2. Attribuer un modèle de flux de travail personnalisé à un projet. 

  3. Configurer un modèle de flux de travail personnalisé sur un projet.

  4. Définir un modèle de flux de travail personnalisé par défaut sur un projet.

  5. Tester les flux de travail 2.0 dans un environnement de bac à sable.
    Remarque : Cette étape est fortement recommandée et fortement encouragée.

  6. Suivez les étapes 1 à 4 pour chaque projet actif dans votre environnement Procore habituel (pas le bac à sable).
    Remarque : Si vous ne terminez pas cette étape pour chaque projet actif qui a un flux de travail à mi-parcours, vos nouveaux flux de travail personnalisés ne seront PAS appliqués aux items auxquels d'anciens flux de travail ont été appliqués. 

  7. Consultez l'article suivant et comprenez les différences entre Legacy et Workflows 2.0. Voir Quelles sont les différences entre les flux de travail hérités et libre-service?

  8. Faites la transition de votre compagnie vers des flux de travail libre-service.
    Remarque : Une fois la demande effectuée, un chef de produit vous contactera pour confirmer la demande dans les 5 jours ouvrables.

  9. Une fois la demande approuvée, cliquez sur le bouton Mettre à jour dans la page des paramètres de configuration de l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. 

Une fois que vous aurez cliqué sur mettre à jour et confirmer, les événements suivants se produiront aux items existants avec un flux de travail hérité :

Flux de travail hérité des items finis v1  - (Statut Approuvé, Annulé/Résilié) - Ces items ne seront pas affectés par la transition. 

Items à mi-parcours qui avaient un flux de travail hérité - Tout item qui n'est pas à l'état terminé reviendra à la première étape du flux de travail libre-service en supposant que le flux de travail libre-service a été créé, configuré et marqué comme flux de travail par défaut avant la transition (Voir les étapes ci-dessus). Si aucun flux de travail libre-service n'a été appliqué, l'item de mi-parcours reviendra au statut « Ébauche ». Les flux de travail libre-service ne peuvent être appliqués qu'aux nouveaux items à venir.

Rapports:

  • Workflows 2.0 dispose de fonctions de génération de rapports similaires aux flux de travail hérités disponibles via Enhanced Reporting. Cependant, les noms de champs ont changé. Voir Rapports améliorés.

Exportations PDF:

  • L'historique du flux de travail (héritage ou libre-service) est disponible pour certains outils avec l'aide de l'équipe des solutions personnalisées de Procore. Si vous aviez un précédent PDF personnalisé avec l'historique du flux de travail, il sera reporté pour les outils pris en charge suivants : 

    • Engagements (Bons de commande et contrats de sous-traitance)

    • Contrats principaux

    • Facturation des sous-traitants

    • Ordres de changement - 1 niveau et 2 niveaux

API:

  • L'API des flux de travail en libre-service est dans un projet pilote fermé et n'est disponible que pour le test sur demande. Le calendrier de la bêta ouverte de l'API est à déterminer.