Passer au contenu principal
Procore

Flux de travail hérités vers les nouveaux flux de travail : Guide de transition

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Table des matières

Aperçu

icon-60.svg

Prêt à faire migrer votre entreprise vers le nouvel outil de flux de travail au niveau de la compagnie de Procore ? Lisez ce guide pour aider votre entreprise à passer de l’ancienne expérience des flux de travail de Procore à l’outil Flux de travail amélioré. 

Ce guide :

  • Compare et met en contraste les principales différences entre la nouvelle expérience de flux de travail et l’ancienne expérience.
  • Met en évidence les considérations importantes avant d’effectuer le changement.
  • Offre des instructions faciles à suivre pour un processus de transition en douceur.
  • Fournit des ressources supplémentaires pour plus d’informations et de soutien.

 

Comparaison

Voici un aperçu des différences entre les outils de flux de travail de Procore, en résumant les actions des utilisateurs et en répertoriant les outils Procore prenant en charge les deux expériences. 

Différences majeures

Ce tableau résume les principales différences entre le nouvel outil Flux de travail et l’ancienne expérience de Procore.

Catégorie de fonctionnalité Nouvel outil Flux de travail Outil Flux de travail hérités
Création et gestion Les compagnies créent et gèrent leurs modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail

Les utilisateurs autorisés créent et modifient leurs flux de travail		 Solutions personnalisées Procore crée et gère des flux de travail pour votre entreprise

Les flux de travail ne peuvent pas être créés ou modifiés par les utilisateurs de Procore
Étapes du flux de travail Afficher l’historique détaillé du flux de travail d’un item

Réponses personnalisées disponibles

Étapes de condition pour les flux de travail

Rétablir les flux de travail à n’importe quelle étape précédente

Ajouter plusieurs personnes assignées à un flux de travail ou à une étape de flux de travail

Redémarrer manuellement un flux de travail		 Types de décision limités pour les intervenants multiples

Possibilité de revenir aux étapes précédentes uniquement avec l’aide de Procore
Compatibilité Compatible avec les Engagements, les Contrats principaux et les outils de facturation modernisés Non compatible avec les Engagements, les Contrats principaux et les outils de facturation modernisés
Support et accès Le support client de Procore peut remplacer l’état du flux de travail.

Les utilisateurs Admin peuvent agir au nom des personnes assignées

Accès étendu à l’API		 Le support client de Procore ne peut pas remplacer l’état du flux de travail

Les utilisateurs Admin ne peuvent pas agir au nom des personnes assignées 
Restrictions Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore

Prise en charge de l’outil

L’outil Flux de travail de Procore fonctionne avec ces outils Procore.

Outils au niveau de l'entreprise

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des flux de travail pour ces outils au niveau de la compagnie. Pour obtenir des instructions, consultez Créer un modèle de flux de travail.

Outil d'entreprise Item(s) du Flux de travail de travail Remarques
Paiements Paiement  

Outils au niveau du projet

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des modèles de flux de travail pour ces outils Procore dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Pour savoir comment procéder, consultez Créer un modèle de flux de travail.

Remarque
Les utilisateurs peuvent également créer et gérer des modèles de flux de travail personnalisés pour les items d’un outil au niveau du projet. Procore enregistre ces modèles au niveau Projet, ce qui les distingue des modèles de flux de travail au niveau de votre compagnie. Pour activer cette fonctionnalité, consultez Activer les modèles de flux de travail au niveau du projet.
Outil de projet Item(s) du Flux de travail de travail Remarques
Budget Changement budgétaire  

Engagements 

 contrat de sous-traitance  
Bon de commande  
ordre de changement à l'engagement - Niveau unique  
ordre de changement à l’engagement - deux ou trois niveaux Les flux de travail à plusieurs niveaux ne sont pas pris en charge dans les rapports à 360°. 
Ordre de changement potentiel à l’engagement  
Correspondance/Outils personnalisés

 		 Type d’outils de correspondance/personnalisé Cet outil exige que les utilisateurs sélectionnent un type d’outils de correspondance/personnalisé spécifique dans une liste déroulante lors de l’ajout d’un modèle de flux de travail. 
Gestion de documents Documenter (en anglais) Cet outil de gestion de documents n’est disponible que dans certaines régions et est visible sous forme de sélection dans le menu Outils du générateur de flux de travail lorsqu’il est activé dans le compte Procore de votre entreprise. 
Facturation Facture de sous-traitant  
Contrats principaux 

Facture de propriétaire

  
Contrat principal  

Ordre de changement au contrat principal - Niveau unique

  
Ordre de changement au contrat principal - deux ou trois niveaux Les flux de travail à plusieurs niveaux ne sont pas pris en charge dans les rapports à 360°. 
Ordre de changement potentiel du contrat principal  

 

 

Considérations

Découvrez le nouvel outil Flux de travail, qui se connecte à divers outils Procore et offre une automatisation personnalisable et des permissions détaillées. Avant de commencer la transition de votre équipe vers la nouvelle expérience de flux de travail, prenez note des différences potentielles entre les fonctionnalités et des comportements spécifiques à l’outil. 

Vue d’ensemble des flux de travail

  • Les flux de travail se connectent à des outils tels que les Engagements (bons de commande, contrats de sous-traitance et factures de sous-traitant), les Contrats principauxet les ordres de changement (ordres de changement à 1 niveau). Pour une liste complète, voir Quels outils Procore prennent en charge les flux de travail ?
  • Active les modèles de flux de travail automatisés personnalisés. 

Parité des fonctionnalités

Le nouvel outil Flux de travail débloque de nouvelles fonctionnalités précieuses qui n’étaient pas disponibles dans les anciens flux de travail, ce qui permet à votre équipe de bénéficier directement de ces avancées. Bien qu’elle ne corresponde pas parfaitement à toutes les fonctionnalités par rapport à l’ancien outil, l’approche libre-service du nouvel outil réduit considérablement les délais associés à l’ancien processus de demande, ce qui permet à votre entreprise de contrôler directement ses flux de travail.

Principaux avantages

  • Permissions granulaires : Gérez l’accès et les rôles des utilisateurs avec une plus grande précision et bénéficiez d’une flexibilité et d’un contrôle accrus sur vos flux de travail grâce à des autorisations détaillées, un pas en avant par rapport aux flux de travail existants.
  • Accès administrateur : Les administrateurs d’outils obtiennent automatiquement un accès complet à toutes les permissions détaillées dans les flux de travail. Si ce niveau d’accès par défaut ne correspond pas aux protocoles de votre organisation, veuillez examiner attentivement votre stratégie de mise à niveau.

Remarque importante

 Important

Les flux de travail hérités actifs redémarrent en tant qu'« ébauche » dans le nouveau système. Les projets sans flux de travail configurés ou par défaut s’arrêteront pour assurer la cohérence des données, ce qui empêchera toute progression ultérieure. Consultez les informations ci-dessous pour plus de détails. 

Impact sur l’historique du flux de travail

Ce tableau détaille le comportement de transition du flux de travail hérité. Examinez attentivement les implications de ce comportement avant de procéder à une transition vers le nouvel outil Flux de travail. 

le flux de travail Qu’advient-il des flux de travail lors de la transition... Impact sur l’historique des flux de travail hérités dans le nouvel outil Flux de travail
Flux de travail terminés Les flux de travail hérités dont le statut est « Approuvé », « Annulé » ou « Terminé» ne sont pas affectés. Disponible
Flux de travail incomplets Flux de travail en cours d’exécution actif Les flux de travail hérités passent automatiquement au statut « Ébauche », ce qui permet aux équipes de redémarrer les flux de travail dans la nouvelle expérience.  Retiré définitivement
Si un projet n’a pas de flux de travail hérité configuré ou s’il n’a pas de flux de travail par défaut, la progression s’arrête pour assurer la cohérence avec la structure de données de la nouvelle expérience de flux de travail. Aucun autre progrès ne se produit ni dans l’ancienne ni dans la nouvelle expérience de flux de travail.  Reste dans son état actuel

Étapes de transition

Avant de soumettre une demande de transition vers le nouvel outil Flux de travail, passez en revue ces étapes et lisez le contenu de la section Ressources pour obtenir des liens permettant de faciliter la transition de votre entreprise. 

Étapes

Étape 1 : Préparez et planifiez votre transition

Prêt à passer au nouvel outil Flux de travail ? Ces étapes vous guident dans la compréhension des principales différences par rapport à l’ancien outil, dans l’examen de votre configuration actuelle, dans la planification stratégique de votre calendrier de transition et même dans l’offre d’un environnement sandbox sûr pour les tests avant d’effectuer le changement final.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

  1. Passez en revue et comprenez les différences entre les deux expériences: 
    • Comprendre les fonctionnalités de chacun : familiarisez-vous avec les différences entre l’ancien et le nouveau flux de travail. Voir la comparaison pour plus de détails.
    • Examinez l’installation et la configuration de vos flux de travail hérités : Explorez l’onglet Flux de travail dans l’outil Flux de travail hérité pour comprendre votre configuration actuelle.
  2. Planifiez soigneusement votre transition et comprenez votre échéancier: 
    • Évaluez l’étendue de la transition de votre flux de travail : déterminez le nombre de modèles de flux de travail et de projets qui doivent être transférés. Planifiez votre temps en conséquence.
    • Effectuez des tests facultatifs dans votre environnement sandbox : tirez parti de l’environnement Sandbox mensuel pour simuler la transition et tester vos flux de travail configurés sans affecter les projets en cours. Voir Qu’est-ce que l’environnement Sandbox mensuel ? 

Haut de page

Étape 2 : Configurez vos anciens flux de travail 

Une fois votre plan de transition en place, il est temps de vous retrousser les manches. Pour chaque modèle de flux de travail et projet que vous avez identifié, vous aurez la possibilité de répliquer les modèles existants, d’en créer de nouveaux adaptés à la nouvelle expérience, de mettre à jour les configurations comme les personnes assignées et de définir des modèles par défaut pour vos projets Procore dans l’environnement hérité. 

Cliquez ici pour voir les étapes.  

  1. (Facultatif) Répliquez vos modèles existants, si nécessaire. Utilisez l’onglet Flux de travail pour répliquer tous les modèles existants comme vous le souhaitez.
  2. Créez de nouveaux modèles de flux de travail, si nécessaire. Créez tous les nouveaux modèles de flux de travail requis pour la nouvelle expérience.
  3. Mettre à jour les configurations. Modifiez les paramètres et les affectations au niveau du projet pour vos modèles. Par exemple, ajoutez des personnes assignées aux étapes du flux de travail. 
  4. Configurez les modèles par défaut pour vos projets Procore. Configurez un flux de travail de projet par défaut dans l’ancienne expérience pour tous les outils Procore qui nécessitent un modèle par défaut dans la nouvelle expérience. 

Haut de page

Étape 3 : Demande d’activation de la nouvelle expérience de l’outil Flux de travail

Avant de pouvoir vous plonger dans le nouvel outil Flux de travail, une étape administrative rapide est nécessaire. Votre administrateur Procore devra contacter votre Point de contact Procore pour demander l’activation. Une fois l’accès accordé, le bouton « Configurer les paramètres » de l’outil Flux de travail devient actif, vous permettant de soumettre votre demande de mise à jour et de commencer votre transition.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

  1. Demande d’activation :
    • Action de l’administrateur : Votre administrateur Procore doit demander l’activation du nouvel outil Flux de travail à votre Point de contact Procore.
    • En attente d’accès : Le bouton Mettre à jour de l’outil Flux de travail sera grisé et désactivé jusqu’à ce que Procore vous fournisse l’accès. 
  2. Soumettre une demande de mise à jour :
    • Configurer les paramètres : Une fois l’activation accordée, accédez à l’outil Flux de travail et cliquez sur « Configurer les paramètres » pour soumettre votre demande de mise à jour.

Haut de page

Étape 4 : Vérifier et valider la réussite de la transition

Félicitations, vous y êtes presque ! Pour assurer une transition réussie vers le nouvel outil Flux de travail, prenez un moment pour vérifier que tout fonctionne correctement. Cela implique de démarrer de nouveaux flux de travail, de vérifier les flux actifs et de valider les fonctionnalités intégrées de reporting et d’exportation PDF, en gardant à l’esprit quelques mises à jour clés dans la façon dont les données sont présentées. Faisons une dernière vérification.

Cliquez ici pour voir les étapes.  

Effectuez ces étapes pour chaque modèle de flux de travail et projet que vous avez identifié lors de votre phase de planification :

  1. Vérifiez que la transition vers la nouvelle expérience de l’outil Flux de travail est réussie :
    • Démarrer de nouveaux flux de travail : lancez de nouveaux flux de travail pour confirmer qu’ils fonctionnent comme prévu dans la nouvelle expérience.
    • Vérifier les flux de travail actifs : passez en revue tous les flux de travail en cours pour assurer une continuité fluide.
  2. Validez les flux de travail dans les fonctionnalités de création de rapports à 360° et d’exportation PDF :
    • Vérifier les rapports à 360° : Comprendre les différences entre les rapports et les flux de travail hérités (voir Comparaison). Notez l’exclusion des ordres de changement à plusieurs niveaux des rapports améliorés.
    • Vérifiez les exportations PDF spécifiques à l’outil : Confirmez que l’historique du flux de travail est inclus dans les exportations PDF standard et tous les formulaires personnalisés créés par les Solutions personnalisées Procore.
      Exemple

      Les clients existants de Procore ont fréquemment collaboré avec Procore Custom Solutions pour développer des formulaires personnalisés et des flux de travail hérités personnalisés pour ces outils :

      • Engagements (bons de commande, contrats de sous-traitance et factures de sous-traitant)
      • Contrats principaux (contrats principaux )
      • Ordres de changement (ordres de changement à 1, 2 et 3 niveaux)

Haut de page

Ressources

Vous voulez encore plus de détails ? Explorez ces ressources supplémentaires, y compris la documentation et les informations sur les environnements de développement de Procore, pour approfondir votre compréhension des flux de travail en libre-service. 

Ressources supplémentaires

  • Environnements icon-external-link.png  de développement  sur les développeurs Procore (pour plus d’informations sur les environnements Sandbox de Procore)