Yardi Voyager® : Guide de configuration

Table des matières

Bienvenue dans le Yardi Voyager® Guide de configuration

Sur ces pages, nous passerons en revue un certain nombre de choses clés à savoir pendant que vous vous préparez et terminez votre mise en œuvre de l'intégration Yardi Voyager®.

Si vous avez des questions, assurez-vous de les poser à votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration ou à votre Point de contact Procore.

Le menu de navigation à gauche vous guidera à travers chacune des choses clés à savoir et mettra en évidence les mesures à prendre. 

Accorder l'accès de Procore à votre environnement Yardi Voyager®

Objectif et contexte

Fournir un accès Procore à votre base de données Yardi Voyager® est la première étape clé et doit être terminée avant que Procore puisse commencer à configurer votre intégration. 

Au cours de ce processus, vous devez :

  • Créez un utilisateur dans Yardi Voyager® qui aura accès aux interfaces Yardi Voyager®.  Remarque : L'utilisateur n'a pas besoin d'un accès de connexion frontal.
  • Configurez l' interface fournisseur de Procore en fonction des configurations d'intégration de votre choix pour les entités Facturation fournisseur et Coût du projet.
  • Accordez l'accès à l' interface Fournisseur  de Procore à toutes les propriétés Yardi Voyager® que vous avez l'intention d'utiliser dans Procore pour les entités Facturation fournisseur et Coût du projet.

Une fois terminé, vous devez fournir les éléments suivants à votre contact des services de mise en œuvre de l'intégration :

  • Le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur que vous créez
  • Votre URL Voyager (par exemple : https://www.yardipcv.com/8223tp7s7dev)
  • Votre base de données (par exemple, afqoml_itf70dev7)
  • Votre serveur Web (par exemple, PCV063W161)
  • Un PropertyId de toute propriété à laquelle le fournisseur d' interface de Procore a accès

Pour suivre ces étapes, nous vous recommandons d'utiliser la documentation officielle de Yardi Voyager®, car ces étapes peuvent changer à tout moment. Pour trouver cette documentation, connectez-vous à Yardi Voyager® et recherchez les documents suivants :

  • Guide de configuration de l'interface de facturation fournisseur
  • Guide de configuration de l'interface des coûts de projet

Ces documents contiennent des explications détaillées sur la configuration de l'utilisateur de l'interface, la configuration du fournisseur et les étapes de configuration de la propriété requises. Quelques conseils pour suivre les étapes sont inclus ci-dessous, mais la documentation la plus détaillée se trouve dans la documentation officielle de Yardi Voyager®.

Conseils et choses à savoir

Configuration du fournisseur d'interface

L'exécution de ces étapes fournit un certain nombre d'options de configuration utiles. Les configurations requises et facultatives sont décrites ci-dessous.

Procore a deux fournisseurs d'interface requis. Le fournisseur que vous aurez dans votre base de données Yardi Voyager® dépend de la mise à jour de vos plug-ins Yardi Voyager® :

  • Fournisseur de l'interface de facturation fournisseur :
    • Procore
    • Bâtiments honnêtes (pour ceux qui utilisent le plugiciel d'interface de facturation fournisseur version 16 ou antérieure)
  • Fournisseur d'interface de coût du projet :
    • Procore JC
    • Honest Buildings JC (pour ceux qui utilisent le plugiciel d'interface des coûts de travail version 3 ou antérieure)

Lors de la configuration de vos fournisseurs d'interface, vous devez saisir :

  • Pour le fournisseur de l'interface de facturation fournisseur :
    • Sélectionnez Ignorer la sécurité de la propriété du fournisseur lors de l'importation
    • Saisissez une valeur pour le champ Valeurs par défaut du type d'affichage des fournisseurs - Coût de la tâche Fournisseurs
    • Saisissez une valeur pour le champ Valeurs par défaut des types de dépenses payables - Dépenses liées au coût de l'emploi
    • Sélectionnez Ignorer la restriction sur l'exportation JE pour le fournisseur créé
  • Pour le fournisseur de l'interface des coûts de projet :
    • Saisissez une valeur pour le champ Type de dépenses par défaut du contrat 
    • Sélectionnez Autoriser l'importation des budgets
    • Sélectionnez Autoriser l'importation des révisions budgétaires
    • Sélectionnez Ignorer la restriction sur l'exportation JE pour le fournisseur créé

Lors de la configuration de votre fournisseur d'interface de coûts de projet, les options suivantes sont recommandées:

  • Sélectionner Autoriser l'importation du contrat comme approuvé approuvera automatiquement tous les contrats de sous-traitance synchronisés de Procore vers Yardi Voyager®.
  • Sélectionner Autoriser l'importation des ordres de changement de contrat comme approuvés approuvera automatiquement tous les ordres de changement de contrat de sous-traitance synchronisés de Procore vers Yardi Voyager®.
Configuration de l'utilisateur de l'interface

L'utilisateur de l' interface de Procore ne se connectera jamais via le front-end. Ainsi, il est important que cet utilisateur soit attaché à un groupe d'utilisateurs disposant des permissions de lecture/écriture suivantes :

  • Interfaces : Service Web - Facturation fournisseur (principale et autre)
  • Interfaces : Service Web - Coût du projet
Mise en place de la configuration de la propriété

Pour cette étape, vous pouvez mettre à jour des propriétés individuelles ou des listes de propriétés contenant les propriétés auxquelles l'accès doit être accordé.

Planification de la mise en œuvre de votre intégration

Phase de préparation

Après l'achat de l'intégration Procore + Yardi Voyager®, cette phase comprend :

  1. Recevez le courriel de bienvenue et l'appel de lancement de l'horaire
    Procore attribue votre compte à un spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration, qui envoie un courriel de bienvenue au contact de mise en œuvre ERP désigné de votre compagnie. Le courriel contient une sélection de dates/heures pour planifier votre appel de lancement. Veuillez répondre pour confirmer ou suggérer une heure qui convient aux membres requis de votre équipe. 
  2. Préparez-vous pour l'appel de lancement
    Avant cette réunion, veuillez effectuer ces tâches pour vous assurer que votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration peut tester notre accès à Yardi Voyager® avant l'appel et signaler tout problème :

Phase de mise en œuvre

Après avoir planifié l'appel de lancement de votre compagnie, cette phase comprend :

  1. Procore + Yardi Voyager® Appel de lancement
    Environ 60 minutes
    Procore organise un appel de lancement avec le contact de mise en œuvre ERP de votre compagnie et les parties prenantes désignées (c'est-à-dire généralement l' administrateur Procore, l' Yardi Voyager® administrateur et l'administrateur informatique de votre compagnie). Les objectifs de cet appel sont de :
    • Discutez de votre plan de mise en œuvre Procore + Yardi Voyager®.
    • Fournissez à vos participants un aperçu de l'intégration Procore + Yardi Voyager®.
    • Coordonner toutes les tâches de suivi liées à votre plan de mise en œuvre.
    • Planifiez votre appel de mise en service.
  2. Procore + Yardi Voyager® appel de mise en service
    Environ 60-90 minutes
    Procore effectue un appel de mise en service avec le contact de mise en œuvre ERP de votre compagnie et les parties prenantes désignées. L'objectif de cet appel est d'assurer la réalisation de ces tâches :
    • Passez en revue les paramètres de configuration de l'outil Intégrations ERP.
    • Fournissez un aperçu de chaque onglet dans l'outil Intégrations ERP.
  3. Premiers pas avec Procore + Yardi Voyager®
    Une fois la mise en œuvre terminée, vous pouvez commencer à utiliser l'intégration. Vous pouvez également contacter votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration Procore pour les 30 prochains jours. 

Gestion du changement et rôle d'approbateur comptable

Lorsque votre intégration est activée, votre organisation aura accès à un nouvel outil dans Procore : l'outil Intégrations ERP . Dans cet outil, vous gérerez le flux d'informations entre Procore et Yardi Voyager®. 

L'utilisation de cet outil pour gérer les données intégrées sera la différence la plus significative entre Procore avec et sans le connecteur Yardi Voyager®. Vous devrez fournir à votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration une liste des utilisateurs qui auront accès à cet outil, appelés approbateurs comptables, et les fonctionnalités d'intégration spécifiques que chaque utilisateur doit gérer (par exemple, un approbateur comptable peut être autorisé à envoyer des engagements et factures à l'ERP, et un autre peut être autorisé à n'envoyer que des engagements).

En plus des approbateurs comptables, vous pouvez également choisir de donner aux utilisateurs de votre organisation l'accès à l'outil Intégrations ERP en lecture seule.

Enfin, vous souhaiterez peut-être déterminer qui parmi les utilisateurs de votre équipe de projet devrait avoir la possibilité de demander une importation de codes de coûts et de coûts directs à partir de Yardi Voyager® et/ou devrait avoir la possibilité d'envoyer des données de projet (comme des budgets ou des engagements) au Outil d'intégration ERP pour examen par un approbateur comptable.

Configurer vos codes de coût standard compatibles ERP

Les codes de coûts sont toujours importés de Yardi Voyager® vers Procore, et les seuls codes de coûts disponibles sur un projet dans Procore proviendront des catégories de coûts dans Yardi Voyager®. Procore prend en charge entre 2 et 5 niveaux de codes.

Au cours de votre implémentation, vous devrez fournir à votre spécialiste de l'intégration de l'implémentation le format préféré des codes de coûts à utiliser dans Procore (exemple XX-XX-XXXX pour un code à trois niveaux ou XX-XXXXXX pour un code à deux niveaux). Les codes sont construits dynamiquement sur chaque projet en fonction du format et des chiffres du code de catégorie sur le budget d'origine dans Yardi Voyager®. Les divisions que vous avez configurées dans Yardi Voyager® n'ont pas besoin de correspondre au format que vous utilisez dans Procore.

Pour terminer l'intégration, vous devrez fournir :

  1. Le format souhaité de vos codes de coûts
  2. Les noms que vous souhaitez utiliser pour les divisions.
Préparer la création de votre liste de codes de coûts standard Procore

Pour rendre le processus de création de votre liste de codes de coûts standard Procore aussi simple que possible, nous vous recommandons de fournir les informations suivantes à votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration (IIS) :

  1. Fournir une exportation du tableau des catégories dans Yardi Voyager®
    Remarque : Si vous souhaitez conserver certaines catégories de coûts hors de Procore, pour une utilisation dans Yardi Voyager® uniquement, veuillez en informer votre IIS.
  2. Confirmez le nombre de chiffres dans les premier et deuxième niveaux des codes de coût (par exemple, XX-XXXX ou XXX-XXX)
  3. Fournissez les noms que vous préférez pour les divisions (c'est-à-dire le premier niveau de chaque code de coût). Par exemple, si vous avez une série de codes de coût au format 100-XXX, vous devez fournir le nom du code de coût 100. 

Configurer les types de coûts standard compatibles ERP

Comme les codes de coûts, les types de coûts dans Procore sont obligatoires et doivent être importés de Yardi Voyager® sur vos projets. Les types de coûts dans Procore seront liés aux codes de coûts dans Yardi Voyager®.

Si vous n'utilisez pas de codes de coût dans Yardi Voyager®, Procore peut créer un type de coût générique qui s'appliquera chaque fois qu'aucun code de coût n'est attribué dans Yardi Voyager®. Cependant, vous ne pourrez pas utiliser les types de coûts dans Procore dans ce cas; vous n'aurez que le type de coût générique à votre disposition. De plus, même si vous utilisez des codes de coût dans Yardi Voyager®, Procore créera le type de coût générique, car les codes de coût ne sont jamais requis dans Yardi Voyager®, même sur les projets où ils sont utilisés. Le type de coût générique sera toujours abrégé dans Procore comme « ERP », mais vous pouvez utiliser le nom de votre choix. 

Seuls les employés de Procore sont en mesure de créer des types de coûts standard compatibles ERP, vous devrez donc fournir les informations à votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration. Vous pouvez trouver plus d'informations sur la façon de spécifier vos types de coûts à votre contact d'implémentation ERP dans Demande d'ajout de types de coûts standard intégrée à Yardi Voyager®.

Préparer votre liste de fournisseurs

Une fois votre intégration Procore avec Yardi Voyager® activée, votre équipe devra établir le lien entre vos compagnies Procore et les fournisseurs Yardi Voyager®. Immédiatement après votre mise en service, vous souhaiterez suivre ces étapes pour au moins les Yardi Voyager® fournisseurs associés à vos premiers projets Procore intégrés. Cependant, nous vous recommandons de prendre le temps d'effectuer ces tâches pour votre liste complète de fournisseurs, même si vous vous accordez quelques semaines pour le faire.

Il y a trois tâches associées; voir les tutoriels associés pour plus d'informations :

  1. Pour les fournisseurs qui existent dans Yardi Voyager® mais pas encore dans Procore, vous pouvez ajouter un fournisseur Yardi Voyager® au répertoire de la compagnie de Procore. 
  2. Pour les fournisseurs qui existent dans Yardi Voyager® mais ne seront jamais utilisés dans Procore, vous pouvez archiver un fournisseur Yardi Voyager® CRE dans Procore.
  3. Pour les fournisseurs qui existent à la fois dans Yardi Voyager® et dans Procore, vous devez consolider et lier les fournisseurs Yardi Voyager® aux compagnies Procore. Ce tutoriel expliquera également comment fusionner les compagnies Procore lorsque vous avez plusieurs compagnies Procore qui doivent être liées au même fournisseur Yardi Voyager®.