Rechercher et appliquer des filtres aux documents de la compagnie
Objectif
Rechercher et appliquer des filtres aux fichiers stockés dans l'outil Documents.
Éléments à considérer
- Permission d’utilisateur requise :
- Pour rechercher des fichiers et des dossiers pour lesquels vous êtes autorisé à accéder, permissions « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Documents.
- Informations supplémentaires :
- Restrictions :
- Les résultats de la recherche sont spécifiques à un outil. Lors de l'utilisation de l'outil Documents de la compagnie, il ne recherche que les documents de la compagnie. Lorsque vous utilisez l'outil Documents du projet, il ne recherche que les documents de ce projet.
Étapes
- Rechercher un fichier
- Appliquer des filtres à une recherche de documents
- Télécharger des fichiers à partir de la recherche de documents
- Exporter le contenu d'une recherche de document
Rechercher un fichier
- Accédez à l’outilDocuments.
- Entrez vos termes de recherche dans la barre de recherche. Cliquez sur l'icône de recherche ou appuyez sur RETOUR ou ENTRÉE sur votre clavier pour confirmer la recherche.
Le système recherche les correspondances de mots-clés dans les champs suivants : Nom de fichier, Chemin et Description. Une liste des fichiers apparaît dans la page Recherche de documents.
Remarques :
- L’outil recherche également le contenu vectoriel dans les types de fichiers pris en charge suivants : .csv, .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx.
- En règle générale, vous pouvez déterminer si un document PDF est vectoriel en l’ouvrant dans Adobe Reader et en essayant de sélectionner le texte. Si vous pouvez sélectionner le texte, le contenu est probablement un fichier vectoriel.
- Il est important de noter que les PDF ne sont pas tous créés de la même manière. Certains fichiers peuvent contenir du contenu tramé, du contenu vectoriel, du contenu textuel et/ou une combinaison de tous ces éléments. Voir Quelle est la différence entre le contenu tramé et vectoriel dans les PDF?
Appliquer des filtres à une recherche de documents
- Accédez à l’outilDocuments.
- Entrez vos termes de recherche dans la barre de recherche. Cliquez sur l'icône de recherche ou appuyez sur RETOUR ou ENTRÉE sur votre clavier pour confirmer la recherche.
- Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un filtre.
Choisissez parmi les options suivantes :- Téléversé/Créé par : Cochez la case près d'un utilisateur pour afficher uniquement les fichiers téléversés/créés par cet utilisateur. Vous pouvez sélectionner plusieurs utilisateurs ou sélectionner tous les utilisateurs.
- Téléversé/créé le : Choisissez parmi un seul jour ou une plage de dates. Vous pouvez entrer des dates ou cliquer sur les dates du calendrier pour sélectionner des dates spécifiques.
- Afficher les fichiers de la corbeille : Cochez la case près de « Oui » si vous souhaitez inclure les fichiers qui se trouvent actuellement dans la corbeille.
Remarques :
- Après avoir choisi un filtre, cliquez n'importe où sur la page pour appliquer le filtre.
- Pour effacer le filtre et afficher tous les résultats de la recherche, cliquez sur « Effacer tout ».
Télécharger des fichiers à partir de la recherche de documents
Pour télécharger un fichier de la page Recherche de documents, cliquez sur le bouton Télécharger (
) à côté du fichier que vous souhaitez télécharger.
Exporter le contenu d'une recherche de document
Pour exporter la liste des fichiers obtenus dans la recherche, cliquez sur Exporter > PDF ou Exporter > CSV dans le menu déroulant.
