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Procore

Mettre à jour le modèle d'importation de compagnies

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

 

Objectif

Pour mettre à jour le modèle d'importation de fournisseur pour l'outil Répertoire au niveau de la compagnie et du projet.

Contexte

En tant qu’ administrateur Procorede votre compagnie ou administrateur du répertoire de votre projet, une permission de niveau « Admin » vous a été accordée pour le répertoire de la compagnie, le répertoire du projet ou les deux. Que vous soyez responsable de la configuration du compte Procore de l’ensemble de votre compagnie ou responsable de la mise en place d'un nouveau projet, l’une des étapes de la configuration requise est de remplir l’outil Répertoire de Procore avec vos informations d’utilisateur (c’est-à-dire que les utilisateurs sont des personnes, telles que des employés, qui se connecteront à Procore). Vous pouvez également être responsable  d’ajouter des enregistrements de fournisseurs au répertoire (c.-à-d. compagnies de sous-traitance, vendeurs et/ou fournisseurs). Pour un aperçu du processus d’importation, voir Demander des importations de compagnies et de personnes.

Avant de suivre les étapes ci-dessous, suivez les étapes décrites dans Télécharger le modèle d'importation de compagnie ou d'utilisateur. Après avoir obtenu votre copie du modèle d'importation de fournisseur, suivez les étapes ci-dessous pour collecter et formater vos données d'importation de fournisseur. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à soumettre votre demande, continuez avec Envoyer un modèle d'importation de compagnie ou d'utilisateur à Procore ou accélérez le processus d'importation en effectuant votre propre importation à l'aide de l'application Procore Imports. Voir Importer des contacts dans votre outil d'annuaire au niveau de la compagnie (Procore Imports) pour plus d'informations.

Éléments à considérer

  • Autorisation utilisateur requise :
    • Pour mettre à jour le modèle d'importation au format Microsoft Excel : Aucun.
  • Prérequis :
  • Exigences du modèle d’importation :
    Pour des considérations générales sur la mise à jour d'un modèle Excel, voir Comment préparer mes données pour l’importation dans Procore?
    • Données de ligne requises :
      Important!Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas rester vides.
      • Chaque ligne nécessite une valeur dans la colonne Nom afin de créer la fiche de la compagnie.Les autres valeurs dans la même ligne peuvent être vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un fournisseur individuel.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
    • Données de colonne requises :
      • La première ligne du tableau doit inclure l’en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre compagnie dans Procore.
        • Si votre compte de compagnie a activé l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie, votre modèle est configuré pour ajouter automatiquement un (1) de ces en-têtes de colonne : Codes de coûts Sage 300 CRE®, Codes de coûts QuickBooks®, ou timberline_vendor_id (Ce champ est inclus uniquement pour les clients avec l'intégration héritée de Sage Timberline Office (STO)).
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.

Étapes

  1. Téléchargez le modèle d'importation d'utilisateur à partir de l'application Web Procore. Voir Télécharger le modèle d'importation de compagnies ou d'utilisateurs.
  2. Ouvrez le modèle XLSX dans Microsoft Excel.
  3. Complétez l'entrée de données comme suit :
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • * Nom : Saisissez le nom du fournisseur/de la compagnie exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Répertoire. Les noms de compagnie sont sensibles à la casse et à la ponctuation. Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie, sachez que votre entrée est synchronisée avec un système ERP intégré qui impose des limites de caractères sur les noms de projets importés. Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      Important! Pour éviter de créer une entrée en double lors de l'importation d'entrées dans un répertoire contenant des enregistrements existants :
    • Type d'entité : Sélectionnez NCA (numéro de compagnie australienne) ou NIE (Numéro d'identification de l'employeur) dans la liste déroulante. Entrez ensuite le numéro d'identification de l'entité dans le champ ID d'entité.
    • ID d'entité: si vous sélectionnez une option dans la liste Type d'entité, vous devez entrer le numéro approprié ici. Voir le numéro de compagnie australienne ou le numéro d'identification de l'employeur.
    • Adresse : Entrez la rue ou l'adresse postale du fournisseur/de la compagnie.
    • Ville : Saisissez le nom complet de la ville (par exemple, San Diego, Seattle, Westchester).
    • État : Saisissez l'abréviation à deux lettres de l'État ou du territoire (par exemple, CA, WA, NY). Voir les abréviations des États américains.
    • Code postal : entrez le code postal de la compagnie.
      Conseil! Si un code postal contient un zéro non significatif (par exemple, 92129, 98122, 10503), il existe un problème connu dans Microsoft Excel lié à l'affichage des nombres. Consultez le site Web de Microsoft Office pour plus de détails : Affichage des nombres sous forme de codes postaux.
    • Pays : Entrez le nom complet du pays de l'adresse de la compagnie (par exemple, États-Unis ou Canada).
    • Téléphone commercial : Entrez le numéro de téléphone commercial du fournisseur/de la compagnie en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). N'utilisez pas d'ESPACES ou de parenthèses comme délimiteurs.
    • Numéro de télécopieur : Entrez le numéro de télécopieur professionnel du fournisseur / de la compagnie en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0101). N'utilisez pas ESPACES ou parenthèses comme délimiteurs.
    • Adresse courriel de la compagnie : Saisissez une (1) adresse courriel complète pour le fournisseur / la compagnie. Il s'agit généralement d'une adresse courriel professionnelle générale (par exemple, info@example.com). Ce champ ne prend pas en charge la saisie de plusieurs adresses courriel.
    • Adresse courriel du contact principal : Saisissez une (1) adresse courriel complète pour le contact principal du fournisseur/de la compagnie. En règle générale, il s'agit de l'adresse courriel d'une personne (par exemple, jsmith@example.com). Ce champ ne prend pas en charge la saisie de plusieurs adresses courriel.
      Important! Le contact principal doit être une adresse courriel et l'utilisateur associé à cette adresse électronique doit avoir un enregistrement dans l'outil Répertoire.
    • Adresse courriel de l'invité par défaut à l’appel d’offres : Saisissez l'adresse courriel de l'invité par défaut à l'appel d'offres pour cette compagnie. S'il y a plusieurs invités, utilisez le symbole de canal (|) comme séparateur et incluez un seul ESPACE de chaque côté du symbole de canal (par exemple, jsmith@example.com | mjones@example.com).
    • Nom Faire des affaires en tant que. Entrez le nom Faire des affaires en tant que de la compagnie.
    • Site Web : Entrez le site Web du fournisseur/de la compagnie.
    • Métiers : Entrez le métier du fournisseur/de la compagnie (par exemple, Béton ou Maçonnerie). S'il existe plusieurs métiers,utilisez le symbole de tuyau (|) comme séparateur et insérez un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple, Béton|Maçonnerie).
      Remarques :
      • Pour taper le symbole de tuyau (|), maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée, puis appuyez sur la touche barre oblique inversée (\).  Sur la plupart des claviers anglais, la touche barre oblique inversée est directement au-dessus de ENTRÉE ou RETOUR. Cependant, votre clavier peut être différent. 
      • Les métiers vous permettent de filtrer les enregistrements dans le répertoire de projets.Voir Ajouter ou supprimer des métiers. Ils peuvent aussi vous permettre de créer rapidement des listes d’appels d’offres dans l’outil Appels d’offres de Procore. Voir Exporter la liste d’appels d’offres d’un dossier d'appel d'offres en format PDF ou CSV).
    • Considérations relatives au type de compagnie :
      Remarque : Si les réglementations locales, fédérales ou nationales empêchent votre organisation de collecter ces données, vous devez laisser cette cellule vide.
      • Soumissionnaire autorisé  Sélectionnez « Oui » pour indiquer si le fournisseur est autorisé à soumissionner sur tous vos projets de compagnie (si vous importez au niveau de la compagnie) ou sur un projet spécifique (si vous importez au niveau du projet). Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas un soumissionnaire autorisé. 
      • Membre du syndicat : Sélectionnez « Oui » ou « Non » pour indiquer si le vendeur est membre d'un syndicat.
      • Salaire en vigueur : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est soumise aux déterminations salariales générales en vigueur. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas soumise à ces déterminations.
      • Petite entreprise : Sélectionnez « Oui »pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S.Small Business Administration en tant que petite entreprise. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée en tant que petite entreprise. Procore interprète une valeur vide comme entrée « Non ».
      • Entreprise afro-américaine : sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (par exemple, compagnie afro-américaine). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Compagnie américaine d'origine asiatique : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise commerciale asiatique américaine). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Compagnie hispanique : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, Hispanic Business Enterprise). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Compagnie amérindienne : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, Native American Business Enterprise). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise féminine : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise appartenant à des femmes). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise défavorisée : sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie appartenant à une personne défavorisée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise historiquement sous-utilisée : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la U.S. Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, entreprise historiquement sous-utilisée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Compagnie minoritaire : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Petite entreprise appartenant à un vétéran handicapé : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex., Petite entreprise appartenant à un vétéran handicapé). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise 8a : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par la US Small Business Administration en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, entreprise socialement ou économiquement défavorisée dans le cadre du programme 8a). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Action affirmative : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est soumise à une action affirmative lors de la soumission. Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas soumis à une action affirmative. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Compagnie commerciale certifiée : Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie s'est inscrite au programme CBE (Certified Business Enterprise) du Department of Small and Local Business Development’s (DSLBD). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas une compagnie de district (c'est-à-dire à Washington DC).
      • Préqualifié : Sélectionnez « Oui » si l'entrepreneur figure sur la liste des entrepreneurs préqualifiés correspondant à l'État dans lequel il exercera ses activités. Sélectionnez « Non » si l'entrepreneur ne figure pas sur la liste. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Numéro de licence : Saisissez la licence des entrepreneurs d'État de la compagnie.
      • Mots-clés d'étiquettes : Saisissez ici les étiquettes de mots-clés du fournisseur. Séparez les entrées par une virgule (,). Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères dans ce champ.
    • Codes de coût :
      • Codes de coût
        Important! Les codes de coût de votre compagnie ou de votre projet doivent toujours être ajoutés, importés ou synchronisés avant d'importer des fournisseurs. Voir Ajouter et modifier des codes de coût de projet, Demander une importation de code de coût ou Configurer les préférences de code de coût pour les intégrations ERP.
        • Si votre compagnie utilise une Liste des codes de coûts standards, entrez la division et les codes de coûts appropriés. Par exemple, si vous avez une structure de code de coût à deux niveaux, vous devrez entrer le code de division et le code de coût (par exemple, 03-050). Pour une structure de code de coût à trois niveaux,vous devrez peut-être entrer la division, la division 1 et le code de coût (par exemple, 03-10-050). 
        • Si vous souhaitez associer plusieurs codes à la compagnie, séparez chaque code avec le symbole de tuyau (|) et veillez à inclure un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple, 03-050 | 03-100)|.Voir Modifier et ajouter des codes de coût et des descriptions.
      • Liste des codes de coûts d'Intégrations ERP
        Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie pour un système ERP pris en charge, cet en-tête de colonne correspond à votre système ERP spécifique. Pour changer l'en-tête de colonne, cliquez sur l’ongletInstructions. Faites ensuite défiler jusqu'à la section «Pour compléter ce modèle ». Ensuite, à l'étape 2, sélectionnez l'une de ces options :
        • Sélectionnez Intégration/Aucune : Sélectionnez cette option si votre compagnie n'a PAS activé l'outil Intégrations ERP. Remarque : Vous sélectionnerez également cette option si vous utilisez Procore + Viewpoint® Spectrum® ou Procore + Integration par Ryvit. Ces intégrations ne vous permettent actuellement PAS d'importer des codes de coûts (c'est-à-dire des codes de phase dans Integration par Ryvit avec un dossier de fournisseur.
        • SAGE 300 CRE : Sélectionnez cette option si vous utilisez le Procore + Sage 300 CRE® et que vous souhaitez associer des codes de coûts à un enregistrement de fournisseur spécifique. Voir Sage 300 CRE®.
        • QuickBooks : Sélectionnez cette option si vous utilisez Procore + QuickBooks® et souhaitez associer vos codes de coûts QuickBooks à un fournisseur spécifique. Voir QuickBooks®.
        • ID de fournisseur Timberline Sélectionnez cette option si vous utilisez l’ancienne version de l'intégration Procore + Sage Timberline Office (STO). Ce n'est PAS commun et n'est pas non plus lié à l’intégration Procore + Sage 300 CRE® actuelle.
          Remarque : Bien qu'il ne soit pas couramment utilisé, vous pouvez également ajouter des données d'importation à cette colonne si vous stockez l.ID de fournisseur Timberline (ou l'ID de fournisseur comptable) dans vos dossiers de fournisseurs.
    • ID : Ce champ est destiné à l'ID unique Procore prédéfini d'un fournisseur qui ne sera renseigné que lorsque vous exporterez la liste des fournisseurs à partir de votre répertoire.
  4. Enregistrez vos mises à jour en cliquant sur Fichier, puis sur Enregistrer.
  5. Lorsque votre saisie de données est terminée, continuez avec Envoyer un modèle d'importation de compagnies ou d'utilisateurs à Procore.

Voir également