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Procore

Mettre à jour le modèle d'importation de compagnies

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

 

Objectif

Mettre à jour le modèle d'importation de fournisseurs dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie et du projet.

Contexte

En tant qu’ administrateur Procorede votre compagnie ou administrateur du répertoire de votre projet, une permission de niveau « Admin » vous a été accordée pour le répertoire de la compagnie, le répertoire du projet ou les deux. Que vous soyez responsable de la configuration du compte Procore de l’ensemble de votre compagnie ou responsable de la mise en place d'un nouveau projet, l’une des étapes de la configuration requise est de remplir l’outil Répertoire de Procore avec vos informations d’utilisateur (c’est-à-dire que les utilisateurs sont des personnes, telles que des employés, qui se connecteront à Procore). Vous pouvez également être responsable  d’ajouter des enregistrements de fournisseurs au répertoire (c.-à-d. compagnies de sous-traitance, vendeurs et/ou fournisseurs). Pour un aperçu du processus d’importation, voir Demander des importations de compagnies et de personnes.

Avant de suivre les étapes ci-dessous, suivez les étapes décrites dans Télécharger le modèle d'importation de compagnies ou d'utilisateurs. Après avoir obtenu votre copie du modèle d’importation de fournisseurs, suivez les étapes ci-dessous pour collecter et formater vos données d’importation de fournisseur. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à soumettre votre demande, continuez avec Envoyer un modèle d'importation de compagnies ou d'utilisateurs à Procore.

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise  :
    • Pour mettre à jour le modèle d'importation au format Microsoft Excel : Aucun.
  • Conditions préalables :
  • Exigences du modèle d’importation :
    Pour des considérations générales sur la mise à jour d'un modèle Excel, voir Comment préparer mes données pour l’importation dans Procore?
    • Important! Pour éviter un échec d'importation :
      • Le fichier XLSX doit être formaté en tant que tableau.
      • Ne supprimez PAS la ligne d'en-tête de colonne dans le modèle. 
      • Ne modifiez PAS les étiquettes sur la ligne d'en-tête de colonne du modèle. 
      • N’ajoutez PAS de nouvelles colonnes au modèle.
      • N'ajoutez PAS de colonnes vierges au modèle.
      • N’ajoutez PAS de lignes vides (c.-à-d. passer des lignes) au modèle.
  • Données de colonnes requises :
    • La première ligne du tableau doit inclure  l’en-tête , qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre compagnie dans Procore.
      • Les en-têtes suivants sont pris en charge:  nom * , type_entité, id_entité, adresse, ville, état, zippays, téléphone_affaires, numéro_télécopieur, adresse_courriel, contact_contact, nom_commerce, authorisé_union bidder, _mbe_sbe, biddingnon_union_p biddingbiddingbiddingbiddingbreve_wage, bidding_mbe_a, bidding_mbe_dbe, bidding_mbe_hub, bidding_mbe_mbe, bidding_mbe_sdvosb, bidding_mbe_8a, bidding_affirmative_action, bidding_cbe, préqualifié, bidnuméro_de_licence, invité_ bid_par_défaut, tags_keywords, liste_de_codes_de_coût_standard.
      • Si votre compte de compagnie a activé l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie, votre modèle est configuré pour ajouter automatiquement un (1) de ces en-têtes de colonne : Sage 300 CRE® Codes de coût, Codes de coûtQuickBooks® , ou timberline_vendor_id (ce champ est inclus uniquement pour les clients avec l’ancienne intégration de Sage Timberline Office (STO)).
    • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
    • Le processus d'importation échouera si vous insérez de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
    • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
  • Données de ligne requises : 
    Important! Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas rester vides.
    • Chaque ligne nécessite une valeur dans la colonne nom afin de créer la fiche de la compagnie. Les autres valeurs dans la même ligne peuvent être vides.
    • Chaque ligne du tableau correspond à un fournisseur individuel.
    • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
    • Le processus d'importation échouera si vous insérez de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
    • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.

Étapes

  1. Ouvrez le modèle XLSX dans Microsoft Excel. 
    Ce qui suit est une illustration du classeur utilisé pour collecter vos données d'importation. Il y a trois (3) feuilles de travail :
    • Instructions. Cette feuille de travail contient des informations importantes pour compléter le modèle. 
    • Exemple de données. Cette feuille de calcul contient des échantillons de données, des instructions, des liens vers des articles de support utiles et des instructions générales pour l'importation. 
    • Ajouter des données ici. Cette feuille de travail est pour votre saisie de données. Commencez vos entrées dans la cellule A2. Chaque item de ligne (ou « ligne ») correspond à un seul enregistrement d’utilisateur. 

      vendor-imports-workbook.gif
       
  2. Passez en revue les informations dans la feuille de travail « Instructions ». 
  3. Passez en revue les exemples de saisie de données dans la feuille de travail « Exemple de données ».
  4. Lorsque vous êtes prêt à saisir vos données, cliquez sur la feuille de travail « Ajouter des données ici ».
  5. Complétez les entrées de données comme suit :
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 

    vendor-import-name-to-country.gif
     
    1. nom*
      Entrez le nom du fournisseur/de la compagnie exactement comme vous souhaitez qu’il apparaisse dans l'outil Répertoire. Les noms de compagnie sont sensibles à la casse et à la ponctuation. Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie, sachez que votre entrée est synchronisée avec un système ERP intégré qui impose des limites de caractères aux noms de projets importés. Pour plus de détails, voir : Quelle est la longueur de caractère maximale pour un « Nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      Important!  Pour éviter de créer une entrée en double lors de l'importation d'entrées dans un répertoire avec des enregistrements existants :
    2. entity_type
      Sélectionnez ABN (numéro de compagnie australienne) ou EIN (numéro d'identification de l’employeur) dans la liste déroulante. Puis entrez le numéro d'identification de l'entité dans le champ ID d'entité
    3. ID d’entité
      Si vous sélectionnez une option dans la liste type_entité , vous devez entrer le numéro approprié ici. Voir numéro de compagnie australienne ou numéro d'identification de l’employeur.
    4. adresse
      Entrer la rue ou adresse postale du fournisseur/de la compagnie.
    5. ville
      Entrez le nom complet de la ville (par exemple, San Diego, Seattle, Westchester). 
    6. État
      Entrer les deux lettres d’abréviation de l’État ou du territoire (par exemple, CA, WA, NY). Voir Abréviations d'État des États-Unis.
    7. code postal
      Entrez le code Zip de la compagnie.
      Conseil! Si un code Zip commence par un zéro (par exemple, 92129, 98122, 10503), il existe un problème connu dans Microsoft Excel lié à l'affichage des nombres. Consultez le site Web de Microsoft Office pour plus de détails : Affichage de numéros sous forme de codes postaux.   
    8. pays
      Entrez le nom de pays complet de l’adresse de la compagnie (par exemple, États Unis ou Canada).

      vendor-import-bizphone-to-tradename.gif
       
    9. business_phone
      Entrez le numéro de téléphone commercial du fournisseur/de la compagnie en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0100). N’utilisez pas d'espaces ou de parenthèses comme délinéateurs. 
    10. fax_number
      Entrez le numéro de télécopieur du fournisseur/de la compagnie en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0101). N’utilisez pas d'espaces ou de parenthèses comme délinéateurs. 
    11. email_address
      Entrez une (1) adresse électronique complète pour le fournisseur/compagnie. En règle générale, il s'agit d'une adresse électronique commerciale générale (par exemple, info@example.com). Ce champ ne prend pas en charge la saisie de plusieurs adresses électroniques.

    12. contact_primaire
      Entrer une 1) adresse électronique complète du contact principal du vendeur/de la compagnie. En règle générale, il s’agit de l’adresse électronique d’une personne (par exemple, jsmith@example.com). Ce champ ne prend pas en charge la saisie de plusieurs adresses électroniques. 
      Important! Le contact_primaire doit être une adresse électronique et l’utilisateur associé à l’adresse électronique doivent avoir un enregistrement dans l’outil Répertoire.

    13. trade_name
      Entrez le métier du fournisseur/de la compagnie (par exemple, Béton ou Maçonnerie). S'il existe plusieurs métiers, utilisez le symbole de tuyau (|) comme séparateur et insérez un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple, Béton | Maçonnerie).
      Remarques :

      • Pour taper le symbole de tuyau (|), maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée, puis appuyez sur la touche barre oblique inversée (\).  Sur la plupart des claviers anglais, la touche barre oblique inversée est directement au-dessus de ENTRÉE ou RETOUR. Cependant, votre clavier peut être différent. 

      • Les métiers vous permettent de filtrer les enregistrements dans le répertoire de projets. Voir Ajouter ou supprimer des métiers. Ils peuvent aussi vous laisser créer rapidement des listes d’appels d’offres dans l’outil Appels d’offres de Procore. Voir Exporter la liste d’appels d’offres d’un dossier d'appel d'offres en format PDF ou CSV). 

  6. Considérations relatives au type de compagnie :
    Remarque : Si les réglementations locales, fédérales ou nationales empêchent votre organisation de collecter ces données, vous devez laisser cette cellule vide. 

    vendor-import-biddinginfo.gif
     
    1. authorized_bidder
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer si le fournisseur est autorisé à bid sur tous vos projets de compagnie (si vous importez au niveau de la compagnie) ou sur un projet spécifique (si vous importez au niveau du projet). Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas un bidder autorisé. 
    2. union_member
      Sélectionnez « Oui » ou « Non » pour indiquer si le fournisseur est membre d'un syndicat. 
    3. bidding_mbe_sbe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que petite compagnie. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée en tant que petite compagnie. Procore interprète une valeur vide comme entrée « Non ». 
    4. non_union_prevailing_wage
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est soumise aux déterminations de salaire général en vigueur. Sélectionner « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas soumise à ces déterminations.
    5. bidding_mbe_aabe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie afro-américaine). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
    6. bidding_mbe_abe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie américaine d'origine asiatique). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
    7. bidding_mbe_hbe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie hispanique). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
    8. bidding_mbe_nabe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie amérindienne). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme comme entrée « Non ». 
    9. bidding_mbe_wbe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie appartenant à des femmes). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
    10. bidding_mbe_dbe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie appartenant à une personne désavantagée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
    11. bidding_mbe_hub
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie historiquement sous-utilisée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
    12. bidding_mbe_mbe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité. Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
    13. bidding_mbe_sdvosb
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p. ex. compagnie appartenant à des vétérans handicapés). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
    14. bidding_mbe_8a
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est certifiée par le U.S. Small Business Administration en tant que compagnie appartenant à une minorité (p.eEx.  compagnie socialement ou économiquement défavorisée en vertu du programme 8 (a)). Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme comme entrée « Non ». 
    15. bidding_affirmative_action.
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est soumise à une action positive lors de l’appel d'offres. Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas soumis à l'action positive.  Procore interprète une valeur vide comme un entrée « Non ». 
    16. bidding_cbe
      Sélectionnez « Oui » pour indiquer que la compagnie est enregistrée auprès du programme Certified Business Enterprise (CBE) du Département of Small and Local Business Développement’ (DSLBD’) . Sélectionnez « Non » pour indiquer que la compagnie n’est pas une compagnie basée dans un district (Washington DC).
    17. préqualifié
      Sélectionnez « Oui » si l’entrepreneur est sur la liste d’entrepreneurs pré-qualifiés pour l'État dans lequel il fera affaires. Sélectionnez « Non» si l’entrepreneur ne figure pas sur la liste. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 

      vendor-import-license-to-tags.gif
       
    18. license_number
      Entrez la licence des entrepreneurs d’État de la compagnie. 
    19. default_bid_invitee
      Entrez l'adresse électronique de l’invité bid par défaut pour cette compagnie. S'il y a plusieurs invités, utilisez le symbole de tuyau (|) comme séparateur et insérez un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple, jsmith@example.com | mjones@example.com).
    20. tags_keywords
      Entrez toutes les étiquettes de mots-clés pour le fournisseur ici. Séparez les entrées avec une virgule (,). Vous pouvez entrer jusqu'à 255 caractères dans ce champ. 
  7. Codes de coût :
    1. Liste des codes de coûts standard
      Important! Les codes de coûts de votre compagnie ou de votre projet doivent toujours être ajoutés, importés ou synchronisés avant d'importer des fournisseurs. Voir Ajouter et modifier des codes de coût de projetDemander une importation de codes de coût ou Configurer les préférences des codes de coût pour les intégrations ERP.
      • Si votre compagnie utilise une Liste des codes de coûts standards, entrez la division et les codes de coût appropriés. Par exemple, si vous avez une structure de code de coût à deux niveaux, vous devrez entrer le code de division et le code de coût (par exemple, 03-050). Pour une structure de code de coût à trois niveaux, vous devrez peut-être entrer la division, la division 1 et le code de coût (par exemple, 03-10-050). 
      • Si vous souhaitez associer plusieurs codes à la compagnie, séparez chaque code avec le symbole de tuyau (|) et veillez à inclure un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple, 03-050 | 03-100.  Voir Modifier et ajouter des codes de coût et des descriptions.

        vendor-import-stdccs.gif
    2. Liste des codes de coûts des intégrations ERP
      Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie pour un système ERP pris en charge, cet en-tête de colonne correspond à votre système ERP spécifique. Pour changer l'en-tête de colonne, cliquez sur l’onglet Instructions. Faites ensuite défiler jusqu'à la section « Pour compléter ce modèle ». Ensuite, à l'étape 2, sélectionnez l'une de ces options :

      vendor-import-erp-ccs.gif
       
      • Sélectionnez Intégration/Aucune
        Sélectionnez cette option si votre compagnie N'A PAS activé l'outil Intégration ERP. Remarque : Vous sélectionnerez également cette option si vous utilisez le logiciel Procore + Viewpoint® Spectrum® ou Procore + Integration by Ryvit. Ces intégrations ne vous permettent PAS actuellement d’importer des codes de coût (c.-à-d. des codes de phase dans Integration by Ryvit avec une fiche fournisseur. 
      • SAGE 300 CRE
        Sélectionnez cette option si vous utilisez le logiciel Procore + Sage 300 CRE® et souhaitez associer des codes de coûts à un enregistrement de fournisseur spécifique. VoirSage 300 CRE®.
      • QuickBooks
        Sélectionnez cette option si vous utilisez Procore + QuickBooks® et souhaitez associer vos codes de coûts QuickBooks à un fournisseur spécifique. VoirQuickBooks®.
      • timberline_vendor_id
        Sélectionnez cette option si vous utilisez l’ancienne version de l'intégration Procore + Sage Timberline Office (STO). Ce n'est PAS commun et n'est pas non plus lié à l’intégration Procore + Sage 300 CRE® actuelle. Remarque : Bien qu'il ne soit pas couramment utilisé, vous pouvez également ajouter des données d'importation à cette colonne si vous stockez l’identifiant du fournisseur Timberline (ou ID de fournisseur comptable) dans vos enregistrements de fournisseur.
  8. Lorsque vous avez terminé la ligne, la focalisation du système passe à la première cellule de la prochaine ligne disponible. Continuez votre saisie de données comme vous le souhaitez.
  9. Choisissez Fichier > Enregistrer pour enregistrer vos mises à jour. 
  10. Lorsque votre saisie de données est terminée, continuez avec Envoyer un modèle d'importation de compagnies ou d'utilisateurs à Procore.

Voir aussi