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Procore

Créer des rapports budgétaires personnalisés

Objectif

Créer des rapports personnalisés basés sur un affichage budgétaire configuré, offrant une plus grande flexibilité pour s'adapter aux différents processus de la compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises : Permissions“Admin” dans l'outil Admin au niveau de la compagnie et permissions de niveau “Standard” ou supérieures dans l'outil Budget au niveau du projet. Les utilisateurs ne verront que les données financières des projets pour lesquels ils sont utilisateurs “Standard” du Budget ou supérieur.

  • Les rapports budgétaires personnalisés ne peuvent porter que sur un seul affichage budgétaire : l’affichage des rapports personnalisés. L’affichage des rapports personnalisés doit être configuré avant qu'un rapport budgétaire personnalisé puisse être créé.

    • REMARQUE : Si vous avez déjà créé un affichage budgétaire pour lequel vous souhaitez effectuer un rapport, vous devrez le recréer en suivant les étapes ci-dessous. Il n'y a actuellement aucune possibilité de copier ou de dupliquer un affichage budgétaire pour en faire un rapport.

  • Pour les projets intégrés non-ERP, une colonne source Coûts directs extrait les données de l'outil Coûts directs lorsque celui-ci a été activé, et extrait les données des Coûts directs modifiables en ligne lorsque l'outil Coûts directs est désactivé. Veuillez noter que le rapport n'indiquera que les valeurs des coûts directs d'un projet en fonction de la configuration actuelle des coûts directs pour ce projet particulier.

  • Si l’affichage des rapports personnalisés utilise le format “Pourcentage” pour une colonne, ces valeurs ne seront pas résumées dans le rapport personnalisé.

  • Ce rapport doit être utilisé à la place du rapport de synthèse des postes financiers afin de rendre compte des colonnes budgétaires configurables.

  • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, suivez les étapes dans Créer un affichage de rapport ERP personnaliséau lieu de ceux ci-dessous.

Configurer un affichage budgétaire personnalisé pour les rapports

Pour créer des rapports personnalisés basés sur des colonnes budgétaires configurables, un administrateur de la compagnie doit d'abord configurer un affichage de rapports personnalisés en procédant comme suit :

  1. Naviguez vers l’outil Adminau niveau de la compagnie. La page Paramètres de la compagniepage s'affiche.
  2. Sous Paramètres de l’outil, sélectionnez Budget.
  3. Cliquez sur le bouton Mettre en place un nouvel affichage budgétaire . L’écran Mettre en place un nouvel affichage budgétaire s’affiche.

set-up-budget-view.png

  1. Sélectionnez Budget standard Procore (affichage des rapports personnalisés), puis cliquez surCréer
    • REMARQUE : Par défaut, les colonnes de Budget Standard Procore (affichage des rapports personnalisés) sont les mêmes que les colonnes de Budget Standard Procore, qui est l’affichage par défaut de l'outil Budget pour les projets Procore non-ERP.
  2. Modifier l’affichage du budget. Voir Mettre en place un nouvel affichage budgétaire pour plus de détails. Toutes les colonnes qui sont ajoutées à cet affichage seront disponibles dans les rapports personnalisés, y compris les colonnes calculées, qu'elles soient activées ou non.
  3. Cliquez sur Terminé.
    Vous pouvez désormais utiliser les colonnes de cet affichage lorsque vous créez un rapport personnalisé. Vous pouvez créer un rapport budgétaire personnalisé en revenant à l'outil Rapports et en sélectionnant l'outil Budget à l'étape 6 de Créer un rapport de compagnie personnalisé.

custom-budget-report.png

Créer un affichage de rapport ERP personnalisé

Les procédures suivantes concernent les comptes qui utilisent des intégrations ERP.

Affichage de rapport personnalisé avec tous les projets ERP

Ces étapes devraient être utilisées pour les comptes où tous les projets utilisent l’intégration ERP. Voir Affichage de rapport personnalisé avec des projets ERP mixtes pour les comptes qui ont certains projets avec une intégration ERP et d'autres projets sans intégration ERP.

  1. Suivez les étapes 1 à 6 dans Configurer un affichage budgétaire personnalisé pour les rapports.
  2. Cliquez sur le bouton Configurer les colonnes.

  3. Créez la colonne Coûts des projets ERP à ce jour :

    • Cliquez sur + Créer la colonne Source ou cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit et sélectionnez Source.

    • Saisissez un nom pour votre colonne (par exemple, Coûts du projet ERP à ce jour).

    • Sélectionnez la colonne Coûts du projet ERP à ce jour comme source.

    • Cochez la case située à côté de “Coûts des projets ERP à ce jour”.

    • Cliquez sur Créer.

  4. Créez la colonne Coûts directs ERP :

    • Cliquez sur + Créer la colonne Source ou cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit et sélectionnez Source.
    • Saisissez un nom pour votre colonne (par exemple, Engagement ERP facturé).

    • Sélectionnez la colonne Coûts du projet ERP à ce jour comme source.

    • Cochez la case située à côté de “Engagement ERP facturé”.

    • Cliquez sur Créer.

    • Cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit et sélectionnez Calculé.

    • Saisissez un nom pour la colonne (par exemple, Coûts directs ERP).

    • Pour le calcul, sélectionnez Coûts des projets ERP à ce jour (-) Engagement ERP facturé.

    • Cliquez sur Créer.

  5. Mettez à jour la colonne Coûts prévus :
    • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts prévus, cliquez sur Modifier et mettez à jour le calcul pour remplacer Coûts directs par Coûts directs ERP.
    • Cliquez sur Mettre à jour.
  6. Supprimez les colonnes non-ERP :
    • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts des projets à ce jour (non-ERP) et cliquez sur Supprimer.
    • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts directs (non-ERP) et cliquez sur Supprimer.

      • Remarque : Si vous ne pouvez pas supprimer cette colonne dans un premier temps, fermez d'abord l’affichage budgétaire en cliquant sur Terminé. Une fois que vous avez réouvert l’affichage des rapports personnalisés et que vous avez accédé à la “configuration des colonnes”, cette colonne peut être supprimée.

      • Dans la barre latérale, sélectionnez Factures de sous-traitant (non-ERP) et cliquez sur Supprimer.

  7. Fermez la fenêtre de configuration des colonnes en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit.

  8. Si vous souhaitez réorganiser les colonnes, effectuez les procédures suivantes (ou configurez l'ordre des colonnes dans l'outil Rapports) :

    • Passez votre souris sur le nom de la colonne que vous souhaitez réorganiser.

    • Cliquez sur la colonne et faites-la glisser jusqu'à l'emplacement souhaité. L'emplacement peut être ajusté en glissant et déposant la colonne à l'emplacement préféré sur l’affichage.
    • Relâchez la souris pour déposer la colonne.

  9. Affectez cet affichage aux projets pour lesquels vous souhaitez qu'il s'applique.

  10. Cliquez sur Terminé.
    Vous pouvez désormais utiliser les colonnes de cet affichage lorsque vous créez un rapport personnalisé en sélectionnant l'outil Budget à l'étape n°6 de Créer un rapport de compagnie personnalisé.

Affichage de rapport personnalisé avec des projets ERP mixtes

Si, pendant la durée de vie d'un projet, des coûts directs ont été créés dans Procore, puis qu'il a été décidé d'intégrer le projet et de désactiver l'outil Coûts directs, il se peut que des valeurs provenant des deux sources apparaissent encore pour le projet donné.

  1. Suivez les étapes 1 à 6 dans Configurer un affichage budgétaire personnalisé pour les rapports.
  2. Cliquez sur le bouton Configurer les colonnes.

  3. Créez la colonne Coûts des projets ERP à ce jour :

    • Cliquez sur + Créer la colonne Source ou cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit et sélectionnez Source.

    • Saisissez un nom pour votre colonne (par exemple, Coûts du projet ERP à ce jour).

    • Sélectionnez la colonne Coûts du projet ERP à ce jour comme source.

    • Cochez la case à côté de « Coûts des projets ERP à ce jour ».

    • Cliquez sur Créer.

  4. Créez la colonne Coûts directs ERP :

    • Cliquez sur + Créer la colonne Source ou cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit et sélectionnez Source.
    • Saisissez un nom pour votre colonne (par exemple, Facture d'engagement ERP).  Si vous voulez faire correspondre le nom de la version non-ERP de cette colonne, nommez-laFacture de sous-traitant ERP .

    • Sélectionnez la colonne Coûts du projet ERP à ce jour comme source.

    • Cochez la case située à côté de “Engagement ERP facturé”.

    • Cliquez sur Créer.

    • Cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit et sélectionnez Calculé.

    • Saisissez un nom pour la colonne (par exemple, Coûts directs ERP).

    • Pour le calcul, sélectionnez Coûts des projets ERP à ce jour (-) Engagement ERP facturé.

    • Cliquez sur Créer.

  5. Mettez à jour la colonne Coûts prévus :
    • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts prévus et mettez à jour le calcul pour ajouter les Coûts directs ERP.
    • Cliquez sur Mettre à jour.
  6. Si vous souhaitez distinguer davantage les colonnes non-ERP des versions ERP similaires, renommez les colonnes non-ERP :
    • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts des projets à ce jour, cliquez sur Modifier, renommez-le Coûts des projets non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.
    • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts directs (non-ERP), cliquez sur Modifier,  renommez-le Coûts directs non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.

    • Dans la barre latérale, sélectionnez Factures de sous-traitant (non-ERP), cliquez sur Modifier, renommez-le Factures de sous-traitant non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.

  7. Fermez la fenêtre de configuration des colonnes en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit.

  8. Si vous souhaitez réorganiser les colonnes, effectuez les procédures suivantes (ou configurez l'ordre des colonnes dans l'outil Rapports) :

    • Passez votre souris sur le nom de la colonne que vous souhaitez réorganiser.

    • Cliquez sur la colonne et faites-la glisser jusqu'à l'emplacement souhaité. L'emplacement peut être ajusté en glissant et déposant la colonne à l'emplacement préféré sur l’affichage.
    • Relâchez la souris pour déposer la colonne.

  9. Affectez cet affichage aux projets pour lesquels vous souhaitez qu'il s'applique.

  10. Cliquez sur Terminé.
    Vous pouvez désormais utiliser les colonnes de cet affichage lorsque vous créez un rapport personnalisé en sélectionnant l'outil Budget à l'étape n°6 de Créer un rapport de compagnie personnalisé.