Consolidation et association des fournisseurs QuickBooks aux compagnies Procore

Objectif

Consolider votre liste de fournisseurs dans vos répertoires QuickBooks et Procore pour qu’il n’y ait pas de doublons et que les fournisseurs QuickBooks actifs puissent être associés à leur entrée correspondante dans Procore. 

Contexte

Maintenant que toutes vos données QuickBooks sont visibles dans Procore, l’étape suivante consiste à consolider votre liste de contacts. Il est important de garder à l’esprit qu’un « fournisseur » dans QuickBooks est l’équivalent d’une « compagnie » dans Procore. Vous devez donc vous assurer que les fournisseurs de votre compte QuickBooks sont correctement représentés dans votre répertoire Procore au niveau de la compagnie. N’oubliez pas qu’il vous suffit d’associer les fournisseurs et les compagnies que vous allez utiliser dans les nouveaux projets de construction qui seront gérés dans Procore. Si votre base de données QuickBooks contient un grand nombre de fournisseurs qui ne participeront à aucun nouveau projet de construction, il n’est pas nécessaire d’établir une association précise entre vos répertoires QuickBooks et Procore. Toutefois, nous vous recommandons d’archiver les fournisseurs QuickBooks inactifs dans Procore.

Nous vous recommandons de consolider vos répertoires dans l’ordre suivant :

1. Association à une compagnie existante : Si un fournisseur de QuickBooks existe dans Procore, vous pouvez les associer (Remarque : Vous ne pouvez associer que des compagnies « actives » dans Procore). 
2. Ajout à Procore : Si un fournisseur QuickBooks n’existe pas dans Procore, vous pouvez l’ajouter comme nouvelle compagnie dans le répertoire du compte Procore au niveau de la compagnie et les associer.
3. Archivage : Si un fournisseur de QuickBooks ne sera pas utilisé pour de futurs travaux/projets gérés avec Procore, vous pouvez l’archiver. (Remarque : Les fournisseurs archivés peuvent facilement être désarchivés à tout moment).
4. Ajout à QuickBooks : Si une compagnie existe dans le répertoire de votre compte Procore au niveau de la compagnie, mais n’existe pas dans QuickBooks, vous pouvez ajouter la compagnie en tant que nouveau fournisseur dans QuickBooks et les associer.

Éléments à considérer

• Nous vous recommandons fortement d’essayer d’abord d’associer les fournisseurs QuickBooks qui existent déjà dans le répertoire de la compagnie de votre compte Procore.

Étapes

1. Regroupement des doublons d’enregistrements de compagnies dans le répertoire de la compagnie
2. Association d’un fournisseur QuickBooks à une compagnie Procore
3. Ajout d’un fournisseur QuickBooks au répertoire de la compagnie
4. Archivage d’un fournisseur QuickBooks dans Procore
5. Ajout d’une compagnie Procore à QuickBooks