Les comptes Procore qui utilisent l’outil de gestion de documents ont la possibilité de joindre des fichiers de gestion de documents à des items d’autres outils. Les fichiers de gestion de documents se comportent différemment des pièces jointes des autres outils Procore, car ils sont partagés en tant que liens de référence, et non en tant que pièces jointes traditionnelles. Explorez ces différences ci-dessous :
Les pièces jointes de Gestion des documents sont des références au document source dans l’outil Gestion des documents et ne sont pas des copies ponctuelles du document source. Cela garantit que les utilisateurs de la « pièce jointe » voient les informations les plus récentes et les plus complètes relatives à ce document, y compris les attributs, les annotations, les flux de travail, l’historique des modifications, l’historique des accès et les références à d’autres items Procore auxquels le document est également joint. Les références garantissent également que les utilisateurs téléchargent le document source à partir de l’outil de gestion de documents.
Lorsque vous choisissez le document à joindre dans l’outil de gestion de documents, vous verrez un tableau de fichiers et leurs attributs, similaire au tableau de l’outil de gestion de documents. Vous disposez des fonctionnalités et restrictions suivantes lors de la recherche et de la sélection de ces fichiers :
Les pièces jointes de gestion de documents respectent les permissions configurées dans l’outil de gestion de documents. Un utilisateur qui n’est pas autorisé à utiliser une pièce jointe voit une icône de cadenas et ne peut ni afficher ni télécharger le document. Les administrateurs de Gestion de documents peuvent ajouter un utilisateur à un groupe de permissions dans l’outil de gestion de documents afin que l’utilisateur puisse afficher et télécharger le document. Voir Afficher et gérer les permissions de document pour plus d’informations.
Lorsque des liens de référence vers des fichiers de gestion de documents sont inclus dans des courriels et des exportations PDF, les destinataires de ces courriels et exportations PDF doivent se connecter à Procore et avoir la permission d’accéder au document dans l’outil de gestion de documents afin de visualiser ou de télécharger le document.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Tout télécharger » pour les pièces jointes de Gestion des documents, le(s) fichier(s) zip(s) sont téléchargés sur votre appareil. En fonction de l’outil d’où proviennent les pièces jointes, l’un des scénarios suivants se produit :
Voir aussi