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Procore

Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d’un facture en amont?

Contexte

Lors de la création d’un facture en amont, Procore peut prendre des données saisies dans d’autres outils Procore et remplir automatiquement les champs correspondants sur le facture pour vous. Cela comprend :

Réponse

Après avoir créé un facture en amont, une invite de confirmation vous demande de décider si vous souhaitez que Procore remplisse automatiquement les champs de l’facture en utilisant les montants saisis dans les ordres de changement, les coûts directs et les factures en aval de votre projet.

 Important

Pour vous assurer que Procore inclut les valeurs en dollars prévues sur le facture en amont, les items suivants doivent correspondre exactement à la « Division » ou au « Code de coût » sur le poste d’un contrat ou du financement :

  • Le code de coût et le type de coût du facture doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût sur un poste dans l’ventilation des coûts du contrat ou du financement.  Pour que Procore remplisse automatiquement le facture avec une division et un code de coût spécifique (01-100), le code de coût doit correspondre exactement (01-100) à un poste de la ventilation des coûts.
  • Le code de coût et le type de coût sur n’importe quel poste de coût doivent correspondre exactement au code de coût et au type de coût sur le contrat ou le financement.
Exemple

L’exemple ci-dessous affiche l’invite de message pour remplir automatiquement un facture en amont. Dans cet exemple, le message est pour un propriétaire facture créé dans l’outil Contrats principaux.

Note: Si votre compagnie a activé le dictionnaire des entrepreneurs spécialisés, Procore affiche un message similaire pour l’EG/Client factures créé dans l’outil Facturation avancée. Pour en savoir plus, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?

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Lorsque vous répondez à ce message, vous avez les choix suivants :

 
 

  • Annuler. Ferme la fenêtre.
  • Non merci. N'autorise PAS Procore à remplir automatiquement la facture.
  • Oui. Autorise Procore à remplir automatiquement les montants sur la facture. Procore n'inclut que les montants de la période de facturation en cours. La facture est conçue pour être facturée par « Division » et par « Code de coût » et inclut automatiquement les données des colonnes « Travail terminé » et « Matériaux actuellement stockés ».

Lorsque vous cliquez sur Oui sur le message de confirmation, les fichiers PDF facture pertinents et tous les facture et coûts directs PDF pièces jointes de la période de facturation d’engagement sélectionnée seront combinés en un seul fichier de PDF et seront automatiquement joints à votre nouvel facture en amont sous le champ Pièces jointes.glossary-of-terms#Commitment

Comment Procore utilise vos données pour remplir automatiquement la facture 

Pour que Procore remplisse correctement une facture en utilisant les montants de votre facture et les coûts directs pour la période de facturation d'un engagement, les conditions suivantes doivent être vraies :

Pour les montants de coûts directs

  • Les montants des coûts directs doivent avoir le statut Approuvé.
  • La « Date de réception » sur le coût direct (voir Créer un coût direct) doit être comprise entre la « Date de début » et la « Date de fin » d’une période de facturation d’un facture. Voir Créer des périodes de facturation automatiques et Créer des périodes de facturation manuelles.
  • Seuls les coûts directs de l’outil Coûts directs du projet sont automatiquement renseignés.
     Important
    • Les utilisateurs peuvent travailler avec leur Procore point of contact pour demander à l’équipe ERP de Procore de configurer un paramètre dans le client de synchronisation hh2 pour définir la « Date de comptabilité » ou la « Date de transaction » du contrat Sage 300 CRE® comme « Date de réception des coûts directs » dans Procore. Cela permet aux coût du projet transactions de votre système de ERP de remplir automatiquement l’factures propriétaire dans Procore pour la période de facturation appropriée.
    • Pour les clients utilisant des intégrations ERP, les coûts directs ne peuvent être pré-remplis sur une facture de propriétaire que lors de l'utilisation des intégrations Procore + Sage 300 CRE® ou Procore + Acumatica Cloud ERP. 

Pour les montants des factures en aval

Les factures en aval incluent à la fois les factures de sous-traitant et factures l’entrepreneur créés dans l’outil Engagements au niveau du projet.

  • Le facture en aval doit être associé à la période de facturation d’engagement sélectionnée.
  • Le facture en aval doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation du propriétaire.
  • Les facture en aval devraient avoir au moins un (1) poste budgétaire.
  • Les postes budgétaires de l’facture en aval doivent respecter l’une des conditions suivantes :
    • Le code de coût et le type de coût sur le poste doivent correspondre au code de coût et au type de coût sur le facture en amont et/ou le poste de coût direct.
      OU
    • Le code de coût sur le poste doit être membre de la division. Par exemple, supposons qu’il y ait un poste sur un facture en aval pour le code de coût 03-300 et un poste distinct pour la division 03. Dans ce scénario, le montant du poste pour le code de coût 03-300 sera copié dans le poste pour la division 03.
      Mise en garde

      Si un facture en aval a plusieurs postes sur un poste subcontractor invoice et/ou un poste de coût direct qui partagent le même code de coût et le même type de coût, il est important de garder à l’esprit que Procore dupliquera le montant sur les deux postes de l’facture en amont, doublez le montant de la facture.  Pour éviter ce comportement, il est important de vous assurer que vous n’avez qu’un seul poste par combinaison code de coût/type de coût.

  • Si vous choisissez de compiler une sauvegarde facture, Procore joint la sauvegarde compilée à l’facture en aval. Si l’intégration DocuSign© est utilisée, la sauvegarde comprend également des PDF.

Pour les coûts directs et les montants des factures en aval

  • Une fois qu’un facture en amont est créé, vous ne pouvez pas copier automatiquement les valeurs des factures ou des coûts directs en aval dans la facture en amont ultérieurement. Au lieu de cela, vous devez saisir manuellement les montants.
  • Seuls les montants des coûts directs en aval factures et des coûts directs sont copiés. Si le coût en aval copié facture et le coût direct sont révisés une fois la copie action terminée, le facture en amont n’est pas mis à jour avec les montants révisés.
  • Si le méthode comptable d’un engagement est basé sur l’unité/la quantité, seule la valeur est copiée. La quantité n’est PAS reflétée dans l’facture en amont. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?

Renseignements supplémentaires

  • Les montants facturés pour les ordres de changement sont automatiquement remplis en prenant des valeurs du facture en aval et en les incluant dans l’facture en amont lorsque les postes ont les éléments suivants :
    • Le contrat ou ordre de changement de financement et son ordre de changement d’engagement correspondant doivent être le même poste que l’événement de changement que les items ont été créés. Gardez à l’esprit que vos projets doivent avoir activé l’outil Événements de changement.
    • Les postes ont des ordres de changement ventilés par poste. Par défaut, cette fonction est automatiquement activée à moins que votre projet Procore n’ait été créé avant le 29 mars 2018.
  • Lorsque vous remplissez automatiquement les données, ces données sont copiées à partir des factures en aval (ou des coûts directs) et saisies dans l’onglet « Détails » de votre facture en amont :
    • Les montants de la colonne « Travaux terminés (cette période) » sur les factures en aval et les coûts directs sont copiés dans la colonne « Travaux terminés (cette période) » de votre facture en amont.
    • Les montants de la colonne « Matériaux actuellement stockés » en aval factures sont copiés dans la colonne « Matériaux actuellement stockés » de votre facture en amont.

Voir également

 
Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des factures de Procore et comment il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des factures de construction icon-external-link.png .