Comment les postes financiers et les codes budgétaires sont-ils mis à jour entre les objets de modification?
Réponse
Maintenir les codes budgétaires entre les postes budgétaires en synchronisation
Lors de la création d'ordres de changement à partir d'événements de changement, le(s) code(s) budgétaire(s) dans la ventilation des coûts de l'ordre de changement (VDC) sont automatiquement renseignés avec le(s) code(s) budgétaire(s) des postes d'événement de changement à partir desquels ils ont été créés. Le paramètre de configuration des événements de changement : « Maintenir les codes budgétaires synchronisés sur tous les postes » débloquera les postes d'événement de changement liés aux ébauches ou aux objets de changement « modifiables », et déterminera si les modifications apportées aux codes budgétaires sur les objets de changement seront synchronisées avec leurs objets connectés . Par exemple, un événement de changement lié à un ordre de changement potentiel. L'activation du paramètre déverrouille la possibilité de modifier vos objets de changement en créant un ordre de changement tout en synchronisant les postes et les codes budgétaires qui y sont connectés. Voir Configurer les paramètres : Événements de changement .
Les objets de changement concernés incluent :
- VDC d'ordre de changement potentiel principal
- VDC des ordres de changement au contrat principal (si vous utilisez des ordres de changement à un (1) niveau. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances du projet? )
- Événements de changement
- Affichage des postes budgétaires d'événement de changement (voir Afficher l'affichage des postes budgétaires d'événement de changement .)
- Ordre de changement à l'engagement et VDC de l'ordre de changement potentiel à l'engagement
- VDC d'engagement
Mise en garde
Lorsque le paramètre « Maintenir les codes budgétaires synchronisés sur tous les postes » est activé au niveau de la compagnie, ce paramètre sera activé pour tous les projets en cours et nouveaux. Si vous ne souhaitez pas que ce paramètre soit activé, il peut être désactivé pour un projet dans les paramètres des événements de changement.
Procore n'applique PAS les modifications de paramètres aux objets existants de manière rétroactive.
Lorsque le paramètre est désactivé
- Lorsque les postes d'événement de changement sont liés à la fois à des ordres de changement d'engagement et/ou à des ordres de changement potentiels, les codes budgétaires, le fournisseur et le contrat de ces postes d'événement de changement sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés.
- Lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et que des postes sont ajoutés à partir de la VDC de l'ordre de changement d'engagement/de l'ordre de changement potentiel, ces modifications ne mettent PAS à jour les informations dans l'événement de changement. Dans le cas où l'événement de changement est lié à un ordre de changement à l'engagement, les champs du fournisseur et du contrat sont également verrouillés avec le poste.
Lorsque le paramètre est activé (par défaut lorsqu'il est activé)
- Lorsque les postes budgétaires d'événement de changement sont liés à la VDC d'ordre de changement modifiable, ces codes budgétaires de poste budgétaire d'événement de changement, fournisseur et contrat deviendront modifiables. Cependant, lorsqu'ils sont liés à un ordre de changement d'engagement ou à un engagement, le fournisseur et le contrat resteront verrouillés jusqu'à ce qu'ils soient dissociés de l'engagement actuel.
- Si tous les objets de changement liés sont « modifiables », lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et/ou les postes sont ajoutés à partir de la VDC de l'ordre de changement, ces modifications mettront à jour le poste dans l'objet de changement connecté.
- Si des événements de changement sont liés à des objets de changement approuvés ou « non modifiables », les codes budgétaires pour le poste d'événement de changement et l'ordre de changement approuvé resteront verrouillés. Si ensuite connecté à un autre objet de changement « modifiable » (par ex. CCO), lorsque l'utilisateur met à jour le code budgétaire des postes liés, il sera informé que « certains postes sont verrouillés (sur l'événement de changement et le PCO) et n'ont pas pu être mis à jour »
Conseil
Un poste dans un événement de changement est modifiable lorsque :
- L'événement de changement est lié aux ébauches ou aux ordres de changement non approuvés.
- Le contrat ou l'ordre de changement correspondant a un statut non approuvé. Voir : Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ? Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
Un poste dans une ventilation des valeurs d'ordre de changement est modifiable lorsque :
- Le statut est dans un état non approuvé.
- Le paramètre « Activer la planification des valeurs toujours modifiable » est activé. Voir Configurer les paramètres avancés : Engagements et Configurer les paramètres : Contrat principal .
Les objets de modification ne sont pas modifiables lorsque :
- L'objet a le statut « Approuvé ».
- Le projet a un flux de travail d'approbation personnalisé. Voir Flux de travail .
- Les données du contrat et de l'ordre de changement du projet sont synchronisées avec une intégration ERP.
Exemples de scénarios
Lorsque le paramètre « Maintenir les codes budgétaires synchronisés sur tous les postes » est activé, les scénarios suivants pour la modification des ordres de changement et des événements de changement entraîneront la synchronisation des codes budgétaires :
Scénario 1 :
Si vous modifiez la VDC d'un ordre de changement potentiel au statut Ébauche connecté à un poste d'événement de changement, Procore met automatiquement à jour le code budgétaire correspondant sur l'événement de changement. Si vous choisissez de mettre à jour d'abord le poste de l'événement de changement, Procore met automatiquement à jour la valeur correspondante dans l'ordre de changement potentiel s'il a un statut non approuvé. Si l'ordre de changement potentiel passe à un état non modifiable (approuvé, flux de travail, ERP), cela verrouillera les deux postes liés sur l'événement de changement et le poste VDC de l'ordre de changement.
Scénario 2 :
Un ordre de changement potentiel et un ordre de changement d'engagement ont un statut modifiable et les postes d'événement de changement sont liés. Si le code budgétaire sur l'ordre de changement potentiel ou le poste d'ordre de changement d'engagement est mis à jour, les codes budgétaires des trois objets de changement seront également mis à jour.
Scénario 3 :
Un poste d'événement de changement est lié à la fois à un ordre de changement potentiel et à un ordre de changement d'engagement. Dans cet exemple, l'ordre de changement au contrat principal est approuvé et non modifiable, tout comme le poste d'événement de changement lié. L'ordre de changement à l'engagement est à l'état d'ébauche. Les utilisateurs pourront toujours mettre à jour le poste de cet ordre de changement d'engagement modifiable. Cependant, lorsque l'utilisateur met à jour le code budgétaire des postes liés, il sera informé que « certains postes sont verrouillés (sur l'événement de changement et l'ODCP) et n'ont pas pu être mis à jour »
